Một số hàm Excel cơ bản – Công cụ không thể thiếu cho dân văn phòng

Microsoft Excel là một phần mềm không thể thiếu trong công việc văn phòng, đặc biệt là các công việc liên quan đến quản lý dữ liệu và tính toán. Để sử dụng Excel hiệu quả, việc nắm vững một số hàm Excel cơ bản là điều cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các hàm Excel cơ bản thường dùng nhất để hỗ trợ công việc nhanh chóng và chính xác hơn.

1. Một số hàm Excel cơ bản cần nhớ:

1.1 Hàm SUM – Tính tổng

Hàm SUM dùng để tính tổng các giá trị trong một dãy ô. Đây là một trong những hàm cơ bản và thường xuyên được sử dụng nhất trong Excel.

Công thức: =SUM(A1:A10)

Ứng dụng:

• Tính tổng doanh thu, chi phí, hoặc số lượng.
• Tích hợp trong các báo cáo tài chính hoặc phân tích dữ liệu.

Ví dụ: Giả sử trong ô A1 đến A5 có các giá trị sau:
A1 = 10
A2 = 20
A3 = 30
A4 = 40
A5 = 50

Khi bạn sử dụng công thức =SUM(A1:A5), kết quả sẽ là:
10 + 20 + 30 + 40 + 50 = 150

1.2 Hàm AVERAGE – Tính trung bình cộng

Hàm AVERAGE giúp tính trung bình của một dãy số, rất hữu ích để xác định giá trị trung bình của một tập hợp dữ liệu.

Công thức: =AVERAGE(A1:A10)

Ứng dụng:

• Tính điểm trung bình của học sinh.
• Tính giá trị trung bình của doanh thu theo ngày, tháng.

Ví dụ: Với dữ liệu trong các ô A1 đến A5 như sau:
A1 = 10
A2 = 20
A3 = 30
A4 = 40
A5 = 50

Công thức =AVERAGE(A1:A5) sẽ tính trung bình cộng các giá trị, kết quả là:
(10 + 20 + 30 + 40 + 50) / 5 = 30

1.3 Hàm IF – Hàm điều kiện

Hàm IF cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả của điều kiện đó.

Công thức: =IF(A1>10, “Đạt”, “Không đạt”)

Ứng dụng:

• Xác định sản phẩm có đạt tiêu chuẩn không.
• Phân loại dữ liệu dựa trên điều kiện cụ thể.

Ví dụ: Giả sử trong ô A1 có giá trị là 45.

Khi áp dụng công thức =IF(A1>50, “Lớn hơn 50”, “Nhỏ hơn hoặc bằng 50”), kết quả sẽ là:

“Nhỏ hơn hoặc bằng 50” vì 45 <= 50.

Nếu A1 là 60, kết quả sẽ là “Lớn hơn 50”.

1.4 Hàm CONCATENATE (hoặc CONCAT) – Nối chuỗi

Hàm này giúp nối nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất.

Công thức: =CONCATENATE(A1, ” “, B1)

Ứng dụng:

• Kết hợp họ và tên từ hai cột dữ liệu.
• Nối địa chỉ và mã bưu điện thành một dòng duy nhất.

Ví dụ: Giả sử ô A1 có giá trị “Nguyễn” và ô B1 có giá trị “Nam”.

Khi áp dụng công thức =CONCATENATE(A1, ” “, B1), kết quả sẽ là:

“Nguyễn Nam”

1.5 Hàm TRIM – Loại bỏ khoảng trắng thừa

Hàm TRIM giúp xóa bỏ tất cả khoảng trắng thừa trong văn bản, giữ lại một khoảng trắng giữa các từ.

Công thức: =TRIM(A1)

Ứng dụng:

• Làm sạch dữ liệu văn bản trước khi phân tích.
• Xử lý dữ liệu nhập sai định dạng.

Ví dụ:

Giả sử ô A1 có giá trị ” Excel ” (có khoảng trắng ở đầu và cuối).

Khi sử dụng công thức =TRIM(A1), Excel sẽ loại bỏ các khoảng trắng thừa, kết quả sẽ là:

“Excel”

2. Tham khảo các khoá học Excel uy tín, chất lượng của EDUSA: 

Nếu bạn đang tìm cho mình lớp học Excel online đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học cơ bản cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:

• EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 2 giờ
• Lộ trình học rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.

Xem thêm: Bí quyết học Excel chỉ trong 24h vẫn đạt điểm tối đa.

Kết luận

Việc thành thạo một số hàm Excel cơ bản không chỉ giúp bạn tăng năng suất làm việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu. Các hàm như SUM, IF, VLOOKUP hay TRIM là những công cụ mạnh mẽ mà bạn nên nắm vững để tối ưu hóa công việc hàng ngày.

Hãy dành thời gian thực hành các hàm này để làm chủ Excel và áp dụng vào thực tiễn một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các thủ thuật khác, đừng ngần ngại khám phá thêm nhiều tài liệu hữu ích về Excel!