Các hàm Excel thông dụng trong kế toán – Những ví dụ chi tiết, dễ thực hiện: 

Trong lĩnh vực kế toán, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ tính toán là rất quan trọng để đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian. Excel được xem là phần mềm không thể thiếu đối với kế toán viên, đặc biệt là nhờ các hàm tính toán mạnh mẽ. Bài viết này sẽ giới thiệu các hàm Excel thông dụng trong kế toán, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Hàm SUM – Tính tổng

Hàm SUM được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu. Đây là một trong những hàm cơ bản và thường xuyên được sử dụng nhất trong kế toán.

• Cú pháp: =SUM(number1, [number2], …)
• Ứng dụng:
  • Tính tổng doanh thu, chi phí.
  • Tổng hợp giá trị tồn kho.

Ví dụ: =SUM(B2:B10) để tính tổng các giá trị từ ô B2 đến B10.

2. Hàm AVERAGE – Tính trung bình cộng

Hàm AVERAGE giúp bạn tính trung bình cộng của một tập hợp dữ liệu.

• Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2], …)
• Ứng dụng:
  • Tính lãi suất trung bình.
  • Đánh giá chi phí trung bình theo kỳ.

Ví dụ: =AVERAGE(C2:C10) để tính trung bình các giá trị từ ô C2 đến C10.

3. Hàm IF – Điều kiện logic

Hàm IF hỗ trợ kiểm tra điều kiện và trả về giá trị theo kết quả kiểm tra.

• Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
• Ứng dụng:
  • Xác định khoản chi vượt mức.
  • Kiểm tra điều kiện thanh toán.

Ví dụ: =IF(A2>1000000, “Vượt ngân sách”, “Hợp lý”) để kiểm tra chi phí có vượt ngân sách không.

4. Hàm VLOOKUP – Tra cứu dọc

Hàm VLOOKUP dùng để tra cứu giá trị trong một bảng theo cột.

• Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
• Ứng dụng:
  • Tra cứu mã khách hàng.
  • Kiểm tra thông tin hàng hóa.

Ví dụ: =VLOOKUP(101, A2:C10, 2, FALSE) để tìm thông tin ở cột thứ 2 ứng với giá trị 101.

5. Hàm HLOOKUP – Tra cứu ngang

Hàm HLOOKUP tương tự như VLOOKUP nhưng hoạt động theo hàng ngang.

• Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
• Ứng dụng:
  • Tra cứu dữ liệu trong bảng phân bổ.
  • Đối chiếu số liệu giữa các kỳ.

Ví dụ: =HLOOKUP(“DoanhThu”, A1:D5, 2, FALSE) để tìm doanh thu ở hàng thứ 2.

6. Hàm LEFT, RIGHT và MID – Xử lý chuỗi văn bản

Những hàm này giúp trích xuất một phần dữ liệu từ chuỗi văn bản:

• LEFT: Trích xuất từ bên trái.
• RIGHT: Trích xuất từ bên phải.
• MID: Trích xuất từ vị trí bất kỳ.

Cú pháp:

• =LEFT(text, num_chars)
• =RIGHT(text, num_chars)
• =MID(text, start_num, num_chars)

Ứng dụng:

• Xử lý mã số hóa đơn, mã khách hàng.

Ví dụ: =LEFT(A1, 4) để lấy 4 ký tự đầu từ ô A1.

7. Hàm ROUND – Làm tròn số

Hàm ROUND giúp làm tròn số theo số chữ số bạn muốn.

• Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)
• Ứng dụng:
  • Làm tròn số tiền, lãi suất.
  • Điều chỉnh số liệu kế toán.

Ví dụ: =ROUND(1234.567, 2) để làm tròn đến 2 chữ số thập phân.

8. Hàm COUNT và COUNTA – Đếm số ô

• COUNT: Đếm số ô chứa giá trị số.
• COUNTA: Đếm số ô không rỗng.
• Cú pháp:
  • =COUNT(value1, [value2], …)
  • =COUNTA(value1, [value2], …)
• Ứng dụng:
  • Đếm số lượng giao dịch.
  • Tổng hợp số liệu tồn kho.

9. Hàm NOW và TODAY – Hiển thị thời gian

• NOW: Hiển thị ngày giờ hiện tại.
• TODAY: Hiển thị ngày hiện tại.
• Cú pháp:
  • =NOW()
  • =TODAY()
• Ứng dụng:
  • Tự động cập nhật ngày hạch toán.
  • Xác định ngày đến hạn thanh toán.

10. Hàm PMT – Tính toán khoản vay định kỳ

Hàm PMT dùng để tính khoản thanh toán định kỳ cho một khoản vay với lãi suất cố định. Đây là một công cụ hữu ích cho các kế toán viên khi xử lý các khoản vay hoặc tính toán dòng tiền.

• Cú pháp:
  =PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])
  • rate: Lãi suất mỗi kỳ.
  • nper: Số kỳ thanh toán.
  • pv: Giá trị khoản vay ban đầu.
  • fv (tùy chọn): Giá trị tương lai của khoản vay (mặc định là 0).
  • type (tùy chọn): 0 nếu thanh toán vào cuối kỳ, 1 nếu thanh toán vào đầu kỳ.

Ứng dụng:

• Tính toán trả góp hàng tháng.
• Quản lý kế hoạch thanh toán các khoản vay.

Ví dụ: =PMT(5%/12, 60, -100000) để tính khoản trả góp hàng tháng với lãi suất 5%/năm cho khoản vay 100 triệu trong 5 năm.

11. Hàm TEXT – Định dạng dữ liệu

Hàm TEXT giúp định dạng dữ liệu số hoặc ngày tháng theo mẫu tùy chỉnh, đặc biệt hữu ích khi trình bày báo cáo kế toán.

• Cú pháp: =TEXT(value, format_text)
  • value: Giá trị cần định dạng.
  • format_text: Định dạng mong muốn.

Ứng dụng:

• Hiển thị số tiền có dấu phân cách hàng nghìn.
• Tạo định dạng ngày tháng theo yêu cầu.

Ví dụ: =TEXT(A1, “#,##0 VND”) để hiển thị giá trị trong ô A1 với định dạng tiền tệ.

12. Các mẹo sử dụng hàm Excel hiệu quả trong kế toán

• Kết hợp hàm: Sử dụng kết hợp nhiều hàm (ví dụ: IF kết hợp VLOOKUP) để xử lý các báo cáo phức tạp.
• Sử dụng bảng động: Tạo bảng dữ liệu động và sử dụng các hàm như SUBTOTAL để dễ dàng quản lý dữ liệu sau khi lọc.
• Học phím tắt: Thành thạo các phím tắt giúp tăng tốc công việc trên Excel.

13. Trung tâm đào tạo khóa học Excel cho người đi làm uy tín – EDUSA

Nếu các bạn đang không biết nên học Excel như thế nào, cần sự hướng dẫn của những người có chuyên môn thì hãy đến trung tâm EDUSA để đăng ký khóa học Excel cho người đi làm ngay nhé.

Trung tâm EDUSA tự hào là trung tâm đào tạo tin học uy tín và chất lượng nhất hiện nay với đội ngũ giáo viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình trong giảng dạy. Bên cạnh đó, trung tâm có đa dạng các khóa học cho các bạn lựa chọn từ cơ bản đến nâng cao, từ online đến offline và mức học phí vô cùng phù hợp với học sinh, sinh viên.

Đặc biệt, EDUSA cam kết 100% các bạn học viên sẽ có được chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên nên các bạn đừng lo lắng nhé!

Xem thêm: Các khóa Excel dành cho người đi làm, đơn giản, dễ áp dụng.

Kết luận

Trên đây là danh sách các hàm Excel thông dụng trong kế toán, giúp tối ưu hóa công việc tính toán và xử lý dữ liệu. Việc thành thạo các hàm này sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và chuyên nghiệp hơn.

Việc nắm vững các hàm Excel thông dụng không chỉ giúp kế toán viên xử lý công việc nhanh chóng mà còn tăng độ chính xác và chuyên nghiệp trong công việc. Hãy bắt đầu bằng cách thực hành thường xuyên các hàm này và tìm hiểu cách kết hợp chúng để giải quyết các bài toán thực tế.