Excel là công cụ được sử dụng cho tính toán và thống kê được người dùng ưa chuộng nhất hiện nay. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bạn chưa sử dụng rành công cụ này. Hãy cùng EDUSA tìm hiểu cách lưu trang tính excel trên máy tính.
1. Phân biệt công cụ Save, Save as
Trong excel cung cấp 2 cách lưu trang tính Excel nhanh chóng đó là save và save as.
1.1 Save (Lưu)
Khi đang sử dụng một bảng tính, bạn có sự chỉnh sửa hoặc xóa đi một thông tin nào đó, bạn cần lưu lại bảng tính sau khi sửa hoặc xóa, lúc này bạn cần sử dụng lệnh save để lưu lại các thay đổi của mình. Ngoài ra, trong suốt quá trình sử dụng công cụ excel, bạn cũng cần thường xuyên sử dụng lệnh này để tránh trường hợp máy tính/ laptop bị tắt đột ngột gây mất thông tin.
Khi dùng lệnh này, bạn chỉ cần đặt tên tệp ở lần đầu lưu. Ở các lần lưu sau, bạn chỉ cần bấm nút lệnh Save trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím Ctrl + S.
1.2 Save as (Lưu dưới dạng)
Khi dùng lệnh này, bạn sẽ tạo thêm một bản sao cho tệp tin đang sử dụng, nhưng dưới một tên khác, hoặc một số thông tin khác so với tệp tin hiện tại bạn đang dùng.
Khi dùng lệnh này, bạn cần chọn một cái tên mới cho tệp tin và/hoặc một vị trí lưu khác. VD: tệp tin hiện tại có tên abc.slsx được lưu ở ổ đĩa D; khi dùng save as, tệp tin abc cần được đổi tên khác ví dụ: abcd.slsx, bạn có thể lưu ở ổ đĩa D như tệp cũ hoặc ở một nơi nào đó khác. Lệnh save as sẽ xuất hiện trong Backstage view hoặc bạn có thể dùng phím tắt cho lệnh này là F12.
2. Cách lưu trang tính Excel bằng lệnh Save, Save as
2.1 Lệnh Save
- Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Save ở góc trái trên cùng của thanh công cụ Quick Access Toolbar.
- Bước 2: Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu trang tính Excel, hộp thoại Save as sẽ xuất hiện với chế độ Backstage view.
- Bước 3: Bạn đặt tên cho file và chọn nơi lưu trang tính Excel. Nếu bạn muốn lưu file vào máy tính, nhấp chọn Computer/ This PC. Sau đó nhấp chọn nút Browse để tìm nơi lưu file.
- Bước 4: Khi hộp thoại Save as xuất hiện, bạn đặt tên cho tệp tin (file name) và bấm nút Save. Sau đó bạn có thể thường xuyên sử dụng lệnh Save này mà không cần tạo tên mới nữa. Chúng tớ khuyến khích các bạn nên sử dụng nút lệnh Save thường xuyên để tránh mất file nếu máy tính bị tắt nguồn đột ngột.
2.2 Lệnh Save as
Khi tệp tin trên bảng tính của bạn đã được lưu lại, và bạn muốn tạo thêm bản sao cho tệp tin của mình. Lúc này bạn sử dụng lệnh Save as.
Để thực hiện lệnh này:
- Bước 1: Bạn nhấp chuột vào ô File trên thanh công cụ.
- Bước 2: Tiến hành đặt tên mới và chọn nơi lưu giống như cách sử dụng lệnh Save.
Xem thêm: Học Excel văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc của bạn
3. Cách lưu trang tính Excel bằng OneDrive
Ở các phiên bản excel mới từ năm 2016 đến nay, excel cung cấp cho người dùng thêm một phương thức khác để lưu lại file excel. Đó là cách lưu trang tính excel trên điện toán đám mây bằng OneDrive. Người dùng có thêm một sự lựa chọn mới thay vì cách lưu trang tính excel trên máy tính cá nhân.
Bên cạnh đó, khi sử dụng điện toán đám mây, người dùng còn có thể chia sẻ hoặc xuất trực tiếp tệp tin với những người khác từ công cụ Excel nếu sử dụng nút lệnh OneDrive.
Bất cứ lúc nào khi sử dụng công cụ Excel từ năm 2019 trở đi. Bạn sẽ nhận được đề xuất sử dụng OneDrive cho trang tính của mình. Để nhận được đề xuất này, thì trước hết bạn cần đăng nhập tài khoản Microsoft của mình vào OneDrive.
Nếu chưa đăng nhập, hãy nhìn lên dòng trên cùng của thanh công cụ phía tay phải, cạnh các nút lệnh đóng tab, thu nhỏ, … sẽ có nút Sign in, bạn chỉ cần nhấp vào đây và đăng nhập tài khoản Microsoft của bản thân. Lúc này, bạn sẽ sử dụng được phím tắt lưu vào OneDrive.
4. Cách lưu trang tính excel dưới dạng file PDF
Các tệp tin excel được lưu mặc định ở dạng tệp có đuôi là .xlsx. Tuy nhiên, ở một số trường hợp, bạn cần lưu trang tính excel dưới dạng file pdf. Để đảm bảo rằng mọi người đều có thể mở được tệp tin.
Khi lưu file dưới dạng tệp PDF, những người không cài đặt ứng dụng excel trên máy tính, điện thoại vẫn có thể mở được. Đồng thời, nó còn đảm bảo rằng tệp tin của bạn có thể cho phép tất cả mọi người xem. Nhưng không thể chỉnh sửa, điều này đảm bảo rằng bản quyền của bạn được bảo vệ.
Cách lưu trang tính Excel dưới dạng tệp tin PDF:
- Bước 1: Truy cập vào tab File trên thanh công cụ.
- Bước 2: Nhấp chuột vào hộp thoại Export, sau đó chọn Create PDF/XPS.
- Bước 3: Đặt tên cho file và chọn nơi lưu.
5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học Excel gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa luyện thi Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa luyện thi Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa luyện thi Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
7.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
7.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
8. Kết luận
Như vậy, bài viết đã hướng dẫn cho bạn các cách lưu trang tính Excel. Bạn có thể lưu file bằng nhiều cách khác nhau và tùy theo mục đích sử dụng của bạn. EDUSA hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn trong quá trình sử dụng công cụ tính toán thống kê được ưa chuộng này.
