Công thức Excel lọc dữ liệu giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, lọc dữ liệu và tiết kiệm thời gian mà cho đúng các kết quả như mong muốn. Bài viết sau, EDUSA sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hàm FILTER để lọc dữ liệu trong Excel.

Cách sử dụng công thức Excel lọc dữ liệu dễ hiểu nhất
Cách sử dụng công thức Excel lọc dữ liệu dễ hiểu nhất

1. Cách sử dụng bộ lọc FILTER

Bộ lọc FILTER trong Excel giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra và ẩn đi những hàng không đáp ứng điều kiện đó. Chức năng lọc trong Excel gồm có lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).

Để tạo bộ lọc FILTER trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Nhập dữ liệu vào bảng Excel.
  • Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần lọc bằng cách bôi đen tất cả vùng dữ liệu của bảng hoặc chọn hàng tiêu đề (hàng đầu tiên) của bảng.
  • Bước 3: Tại tab Home, chọn Sort & Filter => Filter. Hoặc tại tab Data, chọn Filter.

2. Cách sử dụng bộ lọc Filter mặc định (Auto Filter) để lọc dữ liệu

  • Bước 1: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc.
  • Bước 2: Tick chọn các tiêu chí lọc. Chẳng hạn trong ví dụ sau, để hiển thị những người có giới tính nam, chúng ta cần tick chọn vào ô “Nam”.
  • Bước 3: Nhấn OK để tiến hành lọc. Khi đó, những hàng thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, những hàng còn lại sẽ tạm thời bị ẩn đi.

3. Cách sử dụng bộ lọc Filter nâng cao (Advanced Filter) để lọc dữ liệu

Bước 1: Tạo bảng tiêu chí lọc. 

Lưu ý: Tiêu đề của tiêu chí lọc cần trùng khớp với tiêu đề của bảng dữ liệu.

Bước 2: Tại mục Data => Sort & Filter, chọn Advanced.

Bước 3: Chọn thông số lọc như sau:

  • Action: Chọn vị trí xuất kết quả lọc; [Filter the list, in-place] nghĩa là kết quả sẽ trả về ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] nghĩa là kết quả sẽ được xuất ở vị trí khác trong bảng tính.
  • List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
  • Criteria range: Bảng tiêu chí lọc.
  • Copy to: Nếu ở mục Action bạn chọn là [Copy to another location], lúc này bạn sẽ cần cho biết vị trí xuất kết quả lọc cụ thể.

Bước 4: Nhấn OK để xem kết quả. 

Xem thêm: Cách làm trang tính Excel online trên máy tính

4. Công thức Excel lọc dữ liệu

Hiện tại, hàm FILTER chỉ hỗ trợ cho phiên bản Excel 365. Tương tự như bộ lọc Filter, hàm FILTER cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra.

Hàm FILTER có cấu trúc như sau: =FILTER(array,include,if_empty)

Trong đó:

  • Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần lọc.
  • Include (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
  • If_empty (không bắt buộc): Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn điều kiện.

Một số lưu ý về công thức Excel lọc dữ liệu:

  • Hàm FILTER chỉ hỗ trợ phiên bản Excel 365.
  • Tham số [Array] không bắt buộc phải chứa hàng tiêu đề.
  • Tham số [Include] bắt buộc phải có số hàng hoặc số cột tương ứng với vùng dữ liệu cần lọc.
  • Kết quả trả về dưới dạng mảng dữ liệu, không đi kèm định dạng của vùng dữ liệu gốc.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm FILTER:

  • Lỗi  #CALC! sẽ xuất hiện khi không có giá trị thoả mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điền thêm tham số [If_empty].
  • Lỗi #NA!, #VALUE!,… sẽ xuất hiện nếu cột chứa dữ liệu trong tham số [Include] có chứa giá trị lỗi hoặc tham số [Include] không phải là điều kiện hợp lý, ví dụ như số hàng không tương ứng với vùng lọc. Khi đó, bạn cần điều chỉnh lại tham số [Include] cho phù hợp.
  • Lỗi #REF! sẽ xuất hiện nếu bạn cần lọc dữ liệu từ bảng tính hoặc trang tính khác nếu trang tính đó đang bị đóng. Bạn có thể cập nhật lên phiên bản Excel 365 mới nhất để khắc phục tình trạng này.
  • Lỗi #SPILL! sẽ xuất hiện nếu trong vùng xuất kết quả có chứa lẫn các giá trị khác. Khi đó, bạn cần đảm bảo không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng này.

Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép

5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.

Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên. 

Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.

Trung tâm dạy Excel uy tín - EDUSA
Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

6.1 Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA:

Với xu hướng học trực tuyến như hiện nay, EDUSA đã tạo ra một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động ôn luyện Excel khi bạn có thời gian rảnh. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức và bài tập để các bạn thực hành trên phần mềm luyện thi trực tuyến. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.

6.2 Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA:

  • Bên cạnh khóa học online 100%, EDUSA còn có một khóa học Excel online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm ôn luyện và thi lấy chứng chỉ nhanh nhất có thể. Khóa học này sẽ được sắp xếp tùy theo thời gian của học viên để các bạn không bỏ lỡ một bài giảng nào.
  • Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. Với cam kết 100% học viên có được chứng chỉ tin học ứng dụng văn phòng ngay lần thi đầu tiên, EDUSA cũng chuẩn bị những đề thi thử sát đề thi thật, giúp bạn có thể trải nghiệm và làm quen trước khi thi chính thức.

6.3 Khóa học Excel Offline tại EDUSA:

  • Đối với khóa học offline, các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị các trang thiết bị cơ bản tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
  • Mỗi học viên sẽ được học 1 chương trình trên máy tính riêng nên lộ trình học của mỗi bạn sẽ không ảnh hưởng đến nhau. Phần mềm ôn luyện được cập nhật thường xuyên phù hợp với từng ngày thi giúp các bạn có thể bám sát các dạng bài trong đề thi. Bên cạnh đó, các giáo viên cũng có thể theo dõi và đánh giá chính xác khả năng của từng bạn để đưa ra cách dạy phù hợp, giúp học viên đạt được kết quả tốt nhất.
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100%  bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?

Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.

8. Lời kết

Như vậy bài viết trên EDUSA đã hướng dẫn bạn cách sử dụng bộ lọc Filter cũng như công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu nhất. Mong rằng những nội dung trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn. 

Để lại thông tin cần tư vấn

Form tư vấn trên bài viết