Tin học văn phòng Word cơ bản tất cả mọi người cần phải biết. Hiện nay, các kỹ năng về tin học văn phòng dần trở thành những kỹ năng không thể thiếu khi làm việc. Ngoài các kỹ năng về Excel, Powerpoint, ta có công cụ phổ biến nhất là Word. Vậy Word có những đặc điểm gì, tại sao Word lại là một công cụ tin học quan trọng đến thế? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về phần mềm Word?
Word (Microsoft Word) là một công cụ soạn thảo rất phổ biến hiện nay. Word được phát hành lần đầu vào năm 1983, khi đó cũng là lúc công nghệ thông tin bắt đầu phát triển. Công cụ Word được phát triển từ công ty Microsoft. Cho đến nay đã không ngừng cải tiến và cho ra đời hơn 10 hệ điều hành của Word. Các hệ điều hành càng về sau càng trở nên thông minh và tiên tiến hơn, tiện ích hơn.
2. Những tính năng của word
Kỹ năng tin học văn phòng Word giúp ta: Soạn thảo văn bản, chỉnh sửa, định dạng văn bản… Hơn nữa càng về sau, các hệ điều hành của Word còn có thêm các chức năng như: tạo hình ảnh đồ họa, phát triển các ứng dụng đa phương tiện như video, âm thanh, hình ảnh. Ngoài ra, Word còn có thêm chức năng chỉnh sửa chính tả, ngữ pháp của văn bản khiến công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn. Word còn có tính năng đếm chữ văn bản và lưu lại khi đã hoàn thành. Điều này giúp công việc của bạn luôn ở mức tối ưu và tiện lợi nhất. Phần mềm Word còn hỗ trợ tạo các file văn bản thành dạng PDF để bạn có thể xem trên nhiều thiết bị nội dung số khác nhau.
Vì vậy dù bạn là một giáo viên, một nhân viên văn phòng, là lãnh đạo, là sinh viên… bạn đều cần đến Word. Từ đó ta có thể thấy nó quan trọng đến nhường nào.
3. Các kĩ năng tin học văn phòng Word cơ bản mà bạn cần phải biết
- Biết cách soạn thảo văn bản nhanh, sử dụng 10 ngón để gõ văn bản, không mổ cò. Biết định dạng văn bản với font chữ, kích cỡ, màu sắc hợp lý, thẩm mỹ, ưa nhìn.
- Thông thạo lập, chèn và định dạng bảng, tạo bảng, vẽ biểu đồ. Biết chèn video, âm thanh, hoạt cảnh vào văn bản soạn thảo.
- Biết chèn link liên kết vào các từ khóa, tạo ghi chú.
- Tạo khổ in với lề in phù hợp. Thông thường khổ chữ hay được dùng nhất là A4 và trừ lề 2,5 đến 3 cm. Việc trừ lề giúp bạn đóng văn bản bằng giấy sau khi in thuận tiện lợi.
- Biết trình bày văn bản soạn thảo đúng theo yêu cầu với nhiều chức năng như: đánh dấu trang, header, footer,…
- Một điều quan trọng và thông dụng nhất là bạn phải biết sử dụng các tổ hợp phím để thao tác nhanh nhất có thể. Việc thuộc tổ hợp phím sẽ giúp cho công việc thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Hướng dẫn thiết lập định dạng một số thông số cơ bản trong soạn thảo văn bản:
Cách thiết lập mặc định trong quá trình soạn thảo
- Cài font chữ theo chuẩn văn phòng mới nhất: Vào menu Home, tìm kiếm trong Font và chọn font chữ phù hợp. Hiện nay, Font chữ đúng chuẩn là Time New Roman, mã Unicode. Cỡ chữ phụ thuộc vào các yếu tố liên quan đến thể thức trong văn bản, trong đó cỡ chữ dùng cho đoạn văn thông dụng là 13.
- Cài đặt thông số khổ giấy sao cho phù hợp trong mục Page Setup:
-
- Bạn vào menu Layout, sau đó trong Page Setup click vào mũi tên nhỏ ở dưới góc bên phải rồi các bạn click trái chuột vào. Cho đến khi giao diện Page Setup hiện ra sẽ có 3 thẻ đó là Margins, Layout, Pager. Ở thẻ Margins, ở mục con các bạn cài các thông số như sau: Top (2cm), Bottom (2cm), Left (3cm), Right (2cm).
Cài đặt thông số giữa các dòng trong 1 đoạn:
Bạn vào Home hoặc Layout -> Paragraph -> Indents and spacing bạn chọn thông số cho Before: 6pt, After: 0pt, Line spacing: 1.5 lines. Cuối cùng click chọn Set As Default -> All documents based on the Normal template -> OK.
4. Một số câu hỏi thường gặp
4.1. Microsoft Word có những chức năng thông dụng gì?
- Soạn thảo hợp đồng, biên bản, báo cáo
- Tạo CV
- Tạo mail
- Tạo phong bì
- Watermark
- Autocorrect
- Bảo vệ tài liệu
- Đếm từ
- Thiết lập chế độ hiển thị
4.2. Microsoft Word áp dụng cho những ngành nào hiện nay?
- Được ứng dụng trong các công việc văn phòng, bạn có thể dùng Word để soạn thảo biên bản làm việc, báo cáo, hợp đồng,…
- Trong học tập, bạn có thể dùng Word để soạn thảo tiểu luận, nghiên cứu, báo cáo học tập,…
- Ngoài ra, Word còn có thể hỗ trợ bạn tạo CV ấn tượng.
4.3. Những ai nên sử dụng Microsoft Word?
Hiện nay, việc sử dụng thành thạo Microsoft Word giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chuyên nghiệp mang lại sự thuận lợi trong việc thăng tiến, tăng bậc lương cho nhân viên văn phòng. Ngoài ra, Microsoft Word còn đặc biệt cần thiết đối với sinh viên khi làm bài tập, tiểu luận…
Trên đây là toàn bộ những thông tin về Word cũng như kỹ năng tin học word cơ bản quan trọng khi bạn sử dụng. Hy vọng bài viết này giúp ích được cho bạn. Nếu bạn còn thắc mắc, hãy liên hệ với Tin học EDUSA để được giải đáp nhé!
Để lại thông tin cần tư vấn