Các hàm Excel thông dụng cho dân văn phòng

Các hàm Excel thông dụng trong văn phòng có rất nhiều nhưng hầu hết khi thực chiến chỉ sử dụng hơn 20 hàm mà thôi. Việc nắm vững các hàm cơ bản trong Excel này sẽ giúp các bạn tự tin, thành thạo hơn trong các công việc hành chính, kế toán,… Dưới đây là tổng hợp các hàm trong Excel cho dân văn phòng thông dụng, hãy cùng EDUSA tìm hiểu.

Nội dung bài viết

1. Các hàm Excel thông dụng – Hàm SUM

Công dụng của hàm Sum: Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường

Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)

Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …

Trong đó: number 1, number 2, … là các đối số mà bạn muốn tính tổng

Chú ý:

Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.
Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

VD1:

=SUM (2, 3, 4) có giá trị bằng 9.
=SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6.
=SUM (“2”,”3”,1) có giá trị bằng 6.

Xem thêm: 100 hàm Excel thông dụng nhất trong kế toán

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất

2. Các hàm Excel thông dụng – Hàm AVERAGE

Công dụng hàm Average: Hàm AVERAGE là hàm cơ bản trong Excel hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.

Cú Pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)

Trong Đó:

Number1: bắt buộc
Number2, Number3,…: tùy chọn.

Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.

3. Các hàm Excel thông dụng – Hàm MIN/MAX

Công dụng hàm Min/Max: Cách sử dụng hàm MAX và hàm MIN để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.
Cú Pháp:

MAX (number 1, number 2, …)
MIN (number 1, number 2, …)

Trong Đó: Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.

Chức Năng: Trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số

Ví dụ:

Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy các số 10, -20, 3, 4, 11. Công thức: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.

Đưa về giá trị nhỏ nhất trong các số: 20, 100, 30, 45. Công thức: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel hàm ROUND dễ hiểu nhất

4. Các hàm Excel thông dụng – Hàm TRIM

Công dụng hàm Trim: Hàm TRIM là một trong các hàm cơ bản Excel không thể bỏ qua giúp bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính khi bạn nhập hay dán văn bản từ một cơ sở dữ liệu, một website, một chương trình văn bản khác,… Giả sử, bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần sử dụng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy công thức xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.

Cú Pháp: TRIM(Text)

Trong Đó: Text là đoạn văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ

5. Các hàm Excel thông dụng – Hàm CONCATENATE

Công dụng hàm CONCATENATE: Hàm CONCATENATE giúp kết hợp nội dung của các ô với nhau. Ví dụ, bạn muốn kết hợp các ô tên, tên đệm, họ thành một ô thể hiện tên gọi hoàn chỉnh, bạn sử dụng hàm CONCATENATE và di chuyển đếm các ô cần kết hợp là có kết quả như mong muốn. Để tạo khoảng cách hoặc dấu chấm, dấu phẩy,… giữa các ô kết hợp, bạn chỉ việc đưa dấu chấm, dấu phẩy, để trống,… vào dấu ngoặc kép.

Cú Pháp: CONCATENATE (text 1, text 2, …)

Trong Đó:

Text 1: là chuỗi thứ 1. Bắt buộc.
Text 2 …: tùy chọn. Có thể lên đến tối đa 255 chuỗi. Các chuỗi phải được phân tách nhau bởi dấu phẩy.

Chức Năng: Dùng để ghép nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Các chuỗi được nối có thể là số, văn bản, ô tham chiếu.

6. Các hàm Excel thông dụng – Hàm DAYS

Công dụng hàm Days: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel

Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).

Trong đó:

end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

Chú ý:

Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.
Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Ví dụ: Tính số năm công tác của các nhân viên dựa vào hàm Days().

Xem thêm: Các công thức Excel được sử dụng trong quản lý kho

7. Các hàm Excel thông dụng – Hàm VLOOKUP

Khác với hàm if, hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột, nó lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Chú ý: Bài toán về hàm vlookup thường cho ra khi bắt ta tham chiếu cột từ một bảng phụ cho trước.

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Giải thích cú pháp:

lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.
table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ (lấy vùng bằng cách dùng chuột quét cả bảng phụ). Luôn phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối bằng cách quét xong rồi nhấn F4 để có dấu $ đằng trước nhé
row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ
range_lookup: muốn tìm chính xác hay tương đối (0 là chính xác, 1 là tương đối) thường giá trị này là 0 nhé.

8. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:

EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

9. Câu hỏi thường gặp

9.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

9.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

9.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?

Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.

10. Lời kết

Phương pháp học Excel nhanh nhất về cơ bản chỉ có vậy thôi. Nếu bạn nào học đúng và hiểu đúng những phương pháp học Excel nhanh nhất nêu trên, EDUSA tin rằng bạn có thể giải quyết nhanh tất cả các bài toán liên quan đến các hàm Excel thông dụng.