Trong hầu hết các trường hợp, tên và họ được lưu trữ trong hai cột riêng biệt, nhưng đôi khi bạn có thể cần kết hợp hai tên trong một ô. Dưới đây, EDUSA sẽ cho bạn thấy cách sử dụng hàm Excel nối họ và tên giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nhàm chán.
1. Hàm Excel nối họ và tên – Hàm CONCATENATE
Giả sử trong trang tính của bạn, bạn có một cột cho tên và một cột khác cho họ và bây giờ bạn muốn nối hai cột này thành một.
Trong dạng chung, sau đây là các công thức để kết hợp họ và tên trong Excel: = ô_tên_tên &” “& ô_họ_dò CONCATENATE( ô_tên_tên,” “, last_name_cell)
Trong công thức đầu tiên, phép nối được thực hiện bằng ký tự dấu và (&). Công thức thứ hai dựa vào hàm tương ứng(từ “ghép nối” chỉ là một cách khác để nói “gắn kết với nhau”). Xin lưu ý rằng trong cả hai trường hợp, bạn chèn một ký tự khoảng trắng (” “) ở giữa để phân tách các phần tên.
Với tên ở ô A2 và họ ở ô B2 , các công thức trong thực tế sẽ như sau:
- =A2&” “&B2
- =CONCATENATE(A2, ” “, B2)
Chèn một trong hai công thức vào ô C2 hoặc bất kỳ cột nào khác trong cùng một hàng, nhấn Enter, sau đó kéo núm điều khiển điền để sao chép công thức xuống bao nhiêu ô tùy ý. Kết quả là bạn sẽ có các cột họ và tên được kết hợp thành cột họ và tên.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
2. Kết hợp họ và tên bằng dấu phẩy
Nếu bạn đang tìm cách hợp nhất các tên ở định dạng Họ, Tên , hãy sử dụng một trong các công thức sau để nối họ và tên bằng dấu phẩy:
= ô_họ&”, “& first_name_cellCONCATENATE( last_name_cell,”, “, first_name_cell)
Các công thức về cơ bản giống như công thức trước nhưng ở đây chúng tôi nối các tên theo thứ tự ngược lại và phân tách chúng bằng dấu phẩy và dấu cách (“, “).
Trong ô C2 chứa công thức sau: =B2&”, “&A2
Và ô D2 chứa ô này: =CONCATENATE(B2, “, “, A2)
Cho dù bạn chọn công thức nào, kết quả sẽ giống nhau.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
3. Hợp nhất họ và tên đầu tiên
Ví dụ này cho thấy cách kết hợp hai tên thành một trong Excel và chuyển đổi tên đầy đủ thành tên ngắn.
Thông thường, bạn sử dụng hàm LEFT để trích xuất chữ cái đầu tiên của tên và sau đó nối chữ cái đó với họ được phân tách bằng ký tự khoảng trắng.
Với tên ở A2 và họ ở B2, công thức sẽ như sau:
- =LEFT(A2,1)&” “&B2
- =CONCATENATE(LEFT(A2,1), ” “, B2)
Tùy thuộc vào kết quả mong muốn, một trong các biến thể sau của công thức trên có thể hữu ích.
- Thêm dấu chấm sau chữ cái đầu: =LEFT(A2,1)&”. “&B2
- Hợp nhất chữ cái đầu với họ mà không có dấu cách: =LEFT(A2,1)&B2
- Kết hợp họ và tên cũng như chuyển đổi tên kết hợp thành chữ thường: =LOWER(LEFT(A2,1))&LOWER(B2)
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
4. Mẹo và lưu ý khi kết hợp tên trong Excel
Như bạn vừa thấy, nó rất dễ dàng hợp nhất họ và tên trong Excel bằng công thức. Nhưng nếu, trái với mọi mong đợi, công thức của bạn hoạt động không hoàn hảo hoặc hoàn toàn không hoạt động, các mẹo sau đây có thể giúp bạn đi đúng hướng.
4.1 Cắt bớt khoảng trắng thừa
Trong trường hợp thông tin của bạn đến từ cơ sở dữ liệu bên ngoài, rất có thể các cột ban đầu có một số khoảng trắng ở cuối mà mắt người không thể nhìn thấy, nhưng Excel có thể đọc hoàn hảo. Do đó, các khoảng trắng thừa có thể xuất hiện giữa các tên được hợp nhất như trong bảng bên trái bên dưới. Để loại bỏ khoảng cách thừa giữa các từ thành một ký tự khoảng trắng, hãy bọc từng tham chiếu ô vào hàm TRIM, rồi nối. Ví dụ:
=TRIM(A2)&” “&TRIM(B2)
4.2 Viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi tên
Nếu bạn đang làm việc với danh sách nhân sự do người khác tạo và rằng ai đó không phải là người chính xác lắm, một số tên có thể được viết bằng chữ thường và những tên khác bằng chữ in hoa. Một cách khắc phục dễ dàng là sử dụng hàm PROPER buộc ký tự đầu tiên trong mỗi từ phải viết hoa và phần còn lại thành chữ thường:
=PROPER(A2)&” “&PROPER(B2)
Bạn cũng có thể viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi ô như được giải thích trong bài viết được liên kết ở trên.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel hàm ROUND dễ hiểu nhất
4.3 Thay công thức bằng các giá trị và xóa các cột ban đầu
Nếu mục tiêu của bạn là có danh sách tên đầy đủ độc lập với cột ban đầu hoặc bạn muốn loại bỏ các cột nguồn sau khi hợp nhất tên, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi công thức thành giá trị bằng cách sử dụng lệnh Đặc biệt của Pates. Sau đó, bạn là có thể xóa các cột ban đầu có chứa các phần tên.
Để xem kỹ hơn các công thức được thảo luận trong phần đầu tiên của hướng dẫn này, bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi để kết hợp các tên trong Excel.
5. Cách tự động hợp nhất họ và tên trong Excel
Khi sử dụng công thức, kết quả và dữ liệu gốc được kết nối chặt chẽ – mọi thay đổi được thực hiện đối với giá trị ban đầu sẽ được phản ánh ngay lập tức trong đầu ra của công thức. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn có bất kỳ cập nhật nào đối với các tên được kết hợp, hãy tận dụng khả năng Flash Fill của Excel để tự động điền dữ liệu dựa trên mẫu.
Dưới đây là cách bạn có thể kết hợp các tên trong một giây với Flash Fill:
- Đối với mục nhập đầu tiên, hãy nhập họ và tên vào cột liền kề theo cách thủ công.
- Bắt đầu nhập tên vào hàng tiếp theo và Excel sẽ ngay lập tức đề xuất đầy đủ đặt tên cho toàn bộ cột.
- Nhấn Enter để chấp nhận đề xuất. Xong!
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu
6. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Trên đây là cách dùng hàm Excel nối họ và tên cực kỳ đơn giản. Hy vọng bạn sẽ biết cách sử dụng hàm này. Nếu bạn có thắc mắc gì về khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn