Với dân văn phòng, thành thạo các hàm trong Excel là một lợi thế lớn trong công việc. Excel trang bị cho người dùng những bộ công cụ có nhiều chức năng xử lý thông tin chính xác và nhanh chóng. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của EDUSA để cập nhật một số các hàm Excel văn phòng ngay bạn nhé!
1. Hàm Excel văn phòng – Hàm tính tổng và hàm đếm
1.1 Hàm đếm COUNT
COUNT là hàm đếm cơ bản trong các hàm trong Excel được sử dụng thường xuyên và phổ biến. Hàm đếm COUNT được sử dụng khi bạn có một trang tính với những cơ sở dữ liệu lớn và bạn cần thống kê được trong trang tính đó có chưa bao nhiêu đối tượng bạn muốn đếm.
Thay vì bạn phải ngồi đếm số lượng ô trong bảng tính bằng cách thủ công, bạn có thể sử dụng hàm COUNT với cú pháp =COUNT(value1:value2)
1.2 Hàm đếm với điều kiện cụ thể COUNTIF
Hàm đếm COUNTIF với điều kiện vùng chọn cụ thể. Hàm COUNTIF là hàm Excel trong các hàm trong excel cũng có chức năng đếm nhưng có kèm theo điều kiện cụ thể. Bạn có thể đếm được số lượng ô có chứa điều kiện trong vùng chọn. Cú pháp sử dụng hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(Vùng đếm,điều kiện)
Giải thích cú pháp:
- Vùng đếm: vùng đếm có nghĩa là các ô có chứa dữ liệu liên tiếp. Vùng đếm có thể chứa các đối tượng là các số, mảng phạm vi có chứa số. Trong vùng đếm, các ô có giá trị trống (những ô không có dữ liệu) hoặc những ô có giá trị được biểu thị bằng chữ được bỏ qua.
- Điều kiện: Đây là điều kiện để đếm dữ liệu. Điều kiện có thể là số hoặc biểu thức, hoặc những điều kiện tham chiếu, những chuỗi văn bản để xác định bạn sẽ đếm ô nào. Nếu điều kiện là chuỗi văn bản, bạn phải đặt điều kiện trong ngoặc kép, ví dụ như “điều kiện”
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
Lưu ý khi sử dụng hàm COUNTIF:
- Hàm COUNTIF sẽ cho kết quả sai khi bạn dùng nó để khớp chuỗi dài quá 255 ký tự. Nếu như chuỗi dài quá 255 ký tự, bạn nên chuyển sang dùng hàm CONCATENATE hoặc có thể sử dụng ghép nối “&”. Cú pháp ghép nối: =COUNTIF(A1:A9,“chuỗi dài”&”chuỗi dài 2”)
- Đảm bảo điều kiện được ghi trong dấu ngoặc để xuất được kết quả chính xác nhất.
- Với công thức hàm COUNTIF sử dụng tham chiếu đến 1 ô hay 1 vùng chọn trong bảng tính đóng sẽ cho kết quả #VALUE. Khắc phục lỗi bằng cách bạn hãy mở bảng tham chiếu lên.
- Điều kiện sử dụng trong hàm không phân biệt chữ thường và chữ hoa
- Hàm có thể xuất ra giá trị không chính xác khi các giá trị văn bản có chứa khoảng trắng ở cuối và đầu hoặc các trích dẫn của bạn chưa thống nhất.
1.3 Hàm tính tổng SUM
Hàm tính tổng SUM là hàm excel cơ bản mà bất kỳ ai học excel cũng đều phải biết. Hàm SUM là hàm tính tổng của một dòng hay một cột tùy thuộc vào cách thức của người sử dụng.
Cú pháp hàm SUM: =SUM(number1,number2,…) Nếu là vùng chọn bạn có thể sử dụng cú pháp =SUM(ô đầu tiên:ô cuối cùng)
- Những giá trị được sử dụng trong hàm SUM là các giá trị liên quan đến số liệu, ngày tháng.
- Giá trị logic và giá trị văn bản được xử lý khác nhau tùy theo giá trị đó được cung cấp trực tiếp vào hàm SUM hay được lưu trữ tại các ô trong bảng tính.
Lỗi phổ biến khi sử dụng hàm SUM:
- Lỗi #VALUE!: Lỗi #VALUE! xảy ra khi có bất kỳ số liệu nào được cung cấp trực tiếp vào hàm SUM khó, hoặc không thể diễn giải ra được bằng những giá trị số.
- Cách khắc phục lỗi: Cách đơn giản nhất để bạn có thể khắc phục lỗi #VALUE! là xây dựng công thức bỏ qua vùng chọn có chứa lỗi rồi tính trung bình các giá trị không chứa lỗi còn lại. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng hàm SUMIF để khắc phục lỗi trên.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
1.4 Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF
Hàm tính tổng SUMIF được dùng để tính tổng có kèm theo điều kiện. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để khắc phục các lỗi của hàm excel cơ bản như #VALUE!, #N/A, #p/0!, #NULL và một số lỗi cơ bản khác trong hàm SUM.
Lưu ý: Hàm SUMIF là công thức mảng, bạn phải nhập công thức bằng cách nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER, khi đó, excel có chức năng tự bọc lại công thức trong dấu ngoặc {}
Cú pháp hàm SUMIF: =SUMIF(vùng chọn,“điều kiện”)
1.5 Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình
Cú pháp sử dụng hàm tính giá trị trung bình AVERAGE: =AVERAGE(Number1,[number2],[number3,…)
Trong đó:
- Number 1: đây là giá trị bắt buộc trong hàm
- Number 2, number 3, … là giá trị tùy chọn
Lưu ý:
- Đối số tối đa trong hàm AVERAGE là 255.
- Các giá trị có thể là số, phạm vi, tên hoặc tham chiếu các ô chứa số.
- Những ô có giá trị là các văn bản hay trống giá trị thì sẽ được bỏ qua.
Ví dụ: Bạn muốn tính trung bình cộng điểm 3 môn XDĐ, QLCVĐXH, DLXH của các bạn trong lớp. Sử dụng công thức hàm AVERAGE như sau: =AVERAGE(K8,L8,M8) Hoặc =AVERAGE(K8:M8). Để tính điểm những bạn tiếp theo, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột góc dưới bên phải ô kết quả vừa tính, kéo thả chuột xuống các ô còn lại để copy công thức và xuất ra kết quả.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
2. Hàm Excel văn phòng – Hàm LOGIC
2.1 Hàm IF
Một trong các hàm để kiểm tra điều kiện đúng của các hàm trong Excel là hàm IF.
Cú pháp hàm IF như sau: =IF(điều kiện,“giá trị đúng”,“giá trị sai”)
Ví dụ: Chúng ta muốn kiểm tra xem ô H có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 7 hay không, thỏa mãn điều kiện trả về giá trị Correct, không thỏa mãn điều kiện trả về giá trị Incorrect
2.2 Hàm AND
Hàm AND cho phép bạn kiểm tra điều kiện, cho ra kết quả đúng nếu điều kiện được thỏa mãn. Hàm xuất ra giá trị sai khi có bất kỳ điều kiện nào đó sai.
Cú pháp hàm: =IF(AND(điều kiện),“giá trị đúng”,“giá trị sai”)
Trở lại ví dụ đã lấy với hàm IF, bạn có thể kiểm tra đồng thời 2 điều kiện điểm XDD lớn hơn 6 và QLCVĐXH lớn hơn 7, Nếu cả 2 giá trị đúng hàm trả về giá trị Correct, nếu giá trị sai hàm trả về Incorrect.
Công thức hàm: =IF(AND(H3>6,I3>7),”correct”,”incorrect”)
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
2.3 Hàm OR
Đều là một trong các hàm trong Excel cho ra các kết quả đúng hoặc sai. Tuy nhiên, ngược lại với hàm AND, hàm Excel OR cho về giá trị đúng nếu như trong điều kiện có bất kỳ điều kiện nào đúng, và trả về giá trị sai nếu như tất cả các điều kiện đều sai.
Cú pháp hàm Excel OR: =IF(OR(điều kiện),“giá trị đúng”,“giá trị sai”)
Vẫn quay trở lại ví dụ bên trên, khi kiểm tra lại điều kiện với hàm OR. Sử dụng công thức: =IF(OR(H3>6,I3>7),”correct”,”incorrect”)
2.4 Hàm IF lồng nhau
Hàm IF lồng nhau được sử dụng khi bạn có từ 2 điều kiện trở lên. Hàm IF lồng nhau có thể sử dụng là hàm IFS (trong excel 2016)
Công thức hàm IF lồng nhau: =IF(điều kiện,“Giá trị đúng”,IF(điều kiện,“giá trị đúng”,IF(điều kiện,“Giá trị sai”,“Giá trị sai”)))
Giả sử: Bạn muốn cho ra giá trị các hàm: H3=7 → True; I3=8 → exactly; J3=8 → Good; nếu không đúng trả về kết quả False. Công thức hàm IF lồng nhau như sau: =IF(H3=7,”true”,IF(I3=8,”exactly”,IF(J3=8,”good”,”False”)))
Xem thêm: Các công thức Excel được sử dụng trong quản lý kho
3. Hàm Excel văn phòng – Hàm ngày tháng
3.1 Hàm YEAR, MONTH, DAY
Đây là một trong các hàm trong Excel để cập nhật ngày tháng. Cách để điền ngày tháng năm vào trang tính: Bạn sử dụng dấu “/” hoặc dấu gạch ngang “-” để biểu thị ngày tháng năm.
Với giờ: khi cần biểu thị giờ bạn sử dụng dấu hai chấm “:”
Để xuất ra kết quả là năm, bạn sử dụng hàm YEAR, cú pháp hàm: =YEAR(vùng chứa năm cần lấy), làm tương tự với tháng và ngày.
3.2 Hàm DATE
Hàm date là một trong các hàm trong Excel dùng để thêm ngày vào bảng tính. Để thêm số ngày vào phần ngày tháng, bạn chỉ cần sử dụng công thức đơn giản bằng cách lấy ô chứa ngày tháng đó cộng với số lượng ngày mà bạn muốn thêm.
Cú pháp: =Ô ngày tháng ban đầu+số ngày
Xem thêm: Công thức Excel ra số tiền bằng chữ đơn giản nhất
3.3 Hàm hiển thị thời gian hệ thống NOW
Với hàm NOW bạn có thể dễ dàng nhập được chính xác thời gian hiện tại của hệ thống vào bảng excel. Đây là hàm đơn giản nhất trong các hàm trong Excel.
Cú pháp hàm NOW: =NOW()
Bạn không cần phải nhập bất kỳ số liệu nào trong dấu () nhưng lại cho kết quả chính xác tuyệt đối.
3.4 Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
- Đây là hàm xuất ra kết quả là giờ, phút và giây trong ô chứa thời gian.
- Cú pháp sử dụng hàm xuất ra kết quả là giờ: =HOUR(ô chứa thời gian)
- Cú pháp tương tự với MINUTE và SECOND
3.5 Hàm DATEDIF
Hàm DATEDIF là hàm dùng để tính số khoảng cách ngày, tháng, năm trong trang tính Excel.
Công thức hàm DATEDIF: =DATEDIF(thời gian 1, thời gian 2,“d”). Phần đối số ở vị trí thứ 3 chính là số mà bạn muốn xuất ra. Các hàm trong Excel quy định “d” biểu thị ngày, “m” biểu thị tháng, “y” biểu thị năm. Thay các đối số để đưa ra kết quả bạn muốn.
Ví dụ: xuất ra kết quả là khoảng cách giữa các tháng. bạn sử dụng công thức như sau: =DATEDIF(D2,D3,”m”)
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Kết luận
Bài viết trên đây của EDUSA đã hệ thống cho bạn các hàm Excel văn phòng cơ bản mà bạn hoàn toàn có thể tự học Excel với các hàm Excel cơ bản nhất. Hy vọng, với các hàm trong Excel cơ bản trên đây sẽ giúp ích cho bạn. Chúc các bạn thành công trong công việc!
Để lại thông tin cần tư vấn