Cách dùng hàm Excel so sánh 2 cột chuẩn và nhanh nhất

Excel là một công cụ thông minh có số lượng người dùng đông đảo, đặc biệt là dân văn phòng bởi những tính năng tuyệt vời, chuyên nghiệp mà nó mang lại. Để kiểm tra sự khác biệt thông tin giữa các cột trong excel bạn sẽ phải dùng hàm Excel so sánh 2 cột. Để biết cách đối chiếu dữ liệu 2 cột trong Excel như thế nào? Các bạn hãy tham khảo nội dung mà EDUSA chia sẻ trong bài viết sau nhé.

1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột?

Người dùng thường sử dụng Excel để so sánh dữ liệu trong một số trường hợp chính sau:

• Kiểm tra sự trùng khớp giữa hai cột dữ liệu. Ví dụ, bạn muốn so sánh danh sách khách hàng đã đăng ký và danh sách khách hàng đã mua hàng để kiểm tra xem có trường hợp khách hàng nào đã mua hàng nhưng chưa đăng ký hay không.
• Tìm kiếm các dữ liệu khác biệt giữa hai cột dữ liệu. Ví dụ: Sử dụng bảng Excel so sánh danh sách sản phẩm hiện tại và danh sách sản phẩm cũ để tìm ra các sản phẩm đã bị ngừng sản xuất hoặc thay đổi giá.
• So sánh kết quả của hai phép tính hoặc công thức. Ví dụ: So sánh kết quả của phép tính tổng số tiền bán hàng theo tháng của hai phòng ban để kiểm tra xem có sự chênh lệch hay không.
• Khi cần so sánh số lượng dữ liệu giữa 2 cột. Vì dụ: Bạn muốn so sánh để biết xem cột nào có chứa số lượng dữ liệu nhiều hơn.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản

2. Sử dụng hàm Excel so sánh 2 cột – Hàm COUNTIF

Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh giá trị 2 cột trong Excel.

Hàm COUNTIF được dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu sẽ dùng hàm so sánh 2 cột trong Excel. Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trùng 2 cột trong excel để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau.

• Ưu điểm của hàm COUNTIF: Hàm này không phân biệt chữ hoa, chữ thường, so sánh được 2 cột dữ liệu chính xác. 
• Nhược điểm của hàm COUNTIF: Các bước thực hiện phức tạp. 

Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria)

Trong đó:

• Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc).
• Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).

Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép

Cách sử dụng hàm Excel so sánh 2 cột:

• Bước 1: Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh
• Bước 2: Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn => thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy.
• Bước 3: Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên.
• Bước 4: Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles => chọn Conditional Formatting > chọn New ruler
• Bước 5: Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu => Format để hoàn thành.

3. Sử dụng hàm Excel so sánh 2 cột – Hàm EXACT 

Ưu điểm của hàm EXACT: Dễ sử dụng dành cho những người mới tiếp xúc và làm quen với Excel.

Nhược điểm của hàm EXACT: Hàm này phân biệt chữ hoa và chữ thường, ngoài ra hàm này chỉ so sánh được dữ liệu trên một hàng ngang. 

Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2)

Trong đó:

• Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh.
• Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn 2 cột cần so sánh

Bước 2: Nhập công thức =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh. 

Trong đó:

• $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh
• $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.

Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True – giống nhau, False – khác nhau. 

Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ở góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại. 

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản

4. Sử dụng hàm VLOOKUP để so sánh giá trị 2 cột 

Việc sử dụng hàm VLOOKUP so sánh 2 cột trong Excel để tìm ra các giá trị trùng nhau nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Công thức: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm
• Table_array: Bảng giới hạn dò tìm.
• Col_index_num: Số thứ tự từ trái qua phải của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn
• Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
• Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel hàm ROUND dễ hiểu nhất

5. Sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH để so sánh dữ liệu trùng nhau 

Bên cạnh những lệnh so sánh 2 giá trị trong Excel bằng hàm như bên trên đã chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH để so sánh 2 cột số liệu trong Excel. 

Trước khi đi vào chi tiết cách so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel bằng các hàm này như thế nào, bạn cần hiểu rõ thông tin về các hàm này trước. Cụ thể như sau:

• Hàm IF: Đây là hàm điều kiện dùng để so sánh logic giữa giá trị này với giá trị khác do chính bạn chỉ định so sánh.
• Hàm ISERROR: Đây là hàm dùng để kiểm tra giá trị lỗi trong excel. Ngoài chức năng đó ra, hàm này cũng thường được thực hiện để so sánh tìm ra sự khác biệt.
• Hàm MATCH: Hàm này thường được được ứng dụng để tìm một mục được chỉ định trong phạm vi của ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó trong phạm vi này.

Sau khi đã hiểu rõ các hàm này, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm để so sánh 2 cột Excel.

Bước 1: Trước hết bạn cần tạo dữ liệu cho cột A và B, công thức để so sánh dữ liệu trùng nhau trong excel sẽ nhập vào cột C.

Bước 2: Tiếp theo bạn tìm các giá trị giống nhau: Nhập vào cột C công thức hàm: =IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$7,0)),””,A1).

Ý nghĩa của công thức hàm này đó là: 

• Trong ô C1 hàm MATCH sẽ trả về số 5 (chữ A thuộc vị trí thứ 5 trong vùng dữ liệu B1:B7). Kết quả thu được là hàm ISERROR sẽ trả về FALSE và hàm IF trả về giá trị trong ô A1. 
• Trong ô C4 hàm MATCH sẽ trả về lỗi #N/A (bởi vì không có chữ D trong phạm vi B1:B7). Kết quả cuối cùng hàm ISERROR sẽ trả về FALSE, còn hàm IF trả về chuỗi trống.

Bước 3: Sau khi đã tìm được các giá trị giống nhau giữa 2 cột ở cột A. Tiếp theo bạn sẽ tìm các giá trị giống nhau giữa 2 cột ở cột B. Công thức tìm giá trị giống nhau lúc này sẽ là: =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$7,0)),””,B1).

Xem thêm: Công thức tính số ngày trong Excel nhanh nhất

6. Một số lỗi thường gặp khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel

Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel không có gì quá phức tạp. Vì vậy ai cũng có thể dễ dàng thực hiện nhanh chóng để quá trình làm việc với Excel được thuận tiện nhất. Trong quá trình so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel, bạn cần đặc biệt chú ý để khắc phục một số lỗi sau:

• Lỗi không khớp dữ liệu: Lỗi không khớp dữ liệu khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel có thể xảy ra do một số nguyên nhân như: Dữ liệu nhập sai hoặc không chính xác, dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự khác nhau,… Để khắc phục vấn đề này bạn hãy: kiểm tra lại dữ liệu để xem đã nhập chính xác hay chưa?
• Lỗi sai cú pháp công thức: Bên cạnh lỗi không khớp dữ liệu thì lỗi sai cú pháp công thức cũng là một lỗi phổ biến nhất. Nguyên nhân gây lỗi này là do: nhập sai tên hàm, sai cú pháp hàm, sử dụng tham chiếu ô không chính xác,… Để khắc phục này không có cách nào khác ngoài việc bạn phải nhập đúng cú pháp công thức hàm. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đảm bảo tham chiếu ô trong công thức chính xác.
• Lỗi sai định dạng dữ liệu: Dữ liệu được định dạng không giống nhau thì cũng sẽ gây lỗi trong quá trình so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel. Để khắc phục lỗi trong tình huống này, bạn cần phải sử dụng công cụ định dạng để định dạng dữ liệu giống nhau trong cả hai cột.
• Lỗi vùng dữ liệu không chính xác: Lỗi vùng dữ liệu không chính xác thường xuất hiện do một số nguyên nhân như: chọn sai vùng dữ liệu, định dạng vùng dữ liệu không giống nhau. Cách khắc phục lỗi này vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần đảm bảo chọn đúng dữ liệu vùng so sánh và đảm bảo vùng chọn được định dạng giống nhau là được.
• Lỗi số liệu trùng lặp: Trong quá trình làm việc với Excel, lỗi số liệu trùng lặp xuất hiện khá nhiều. Bạn cần đặc biệt chú ý tới lỗi này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chủ động nhất. Để khắc phục lỗi số liệu trùng lặp này, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm để tìm các ô có dữ liệu trùng lặp.

Xem thêm: Công thức Excel ra số tiền bằng chữ đơn giản nhất   

7. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.

Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.

Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:

• Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
• Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA 

8. Câu hỏi thường gặp

8.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?

Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.

8.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?

Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.

8.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?

Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.

9. Kết luận

Trên đây là tổng hợp 5 cách sử dụng hàm Excel so sánh 2 cột. Đây đều là những thao tác đơn giản và tối ưu nhất mà EDUSA đã tổng hợp được nên hãy hãy lưu lại và áp dụng ngay để nhanh chóng tối ưu thời gian làm việc của mình. Chúc bạn thành công!