Bạn chưa có điều kiện sở hữu một phần mềm quản lý công việc? Đừng lo vì đã có EDUSA, dưới đây là cách lập bảng Excel quản lý công việc mà bạn có thể ứng dụng ngay vào công việc. Các bạn hãy cùng theo dõi nhé!
1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Quản lý công việc bằng Excel là hình thức làm việc sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình làm việc dưới dạng bảng tính và số liệu. Cách làm này sẽ hỗ trợ bạn theo sát được tiến độ công việc và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, hình thức làm việc với số liệu sẽ giúp người quản lý kiểm soát được mức độ hoàn thiện của công việc, giúp xây dựng bảng đánh giá và dễ dàng đưa ra giải pháp thúc đẩy khi công việc bị chậm.
2. Lợi ích khi dùng bảng Excel quản lý công việc
Excel là công cụ rất hữu dụng trong việc hỗ trợ người dùng giải quyết vấn đề theo dõi tiến độ làm việc. Do đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel sẽ đem lại hiệu quả cao. Cụ thể:
- Kiểm soát tiến độ công việc: Nội dung của bảng Excel quản lý công việc cần có một số thông tin về: Tình trạng công việc hiện tại; Hạn deadline;… Tất cả những thông tin có trong Excel đều cần được điền chính xác và chi tiết. Nhờ đó, việc theo dõi và giám sát tiến trình công việc sẽ không còn khó khăn khi làm việc.
- Phân bổ công việc hợp lý: Quản lý công việc bằng Excel là cách thức làm việc giúp bạn dễ dàng phân việc, và đảm bảo thời gian hoàn thành công việc với từng thành viên. Bên cạnh đó, bạn còn có thể phân bổ lượng thời gian theo từng nhiệm vụ cụ thể, và đưa ra phương án dự phòng khi có vấn đề xảy ra đột xuất.
- Đánh giá tiến độ công việc: Quản lý tiến độ công việc dựa vào những dữ liệu, thông tin trong bảng Excel sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình hoàn thiện nhiệm vụ của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể biết được những cá nhân nào chưa hoàn thành hoặc đang bị chậm tiến độ trong quá trình làm việc. Qua đó, bạn sẽ đưa ra được những phương án tốt nhất để hỗ trợ kịp thời các thành viên.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
3. Cách dùng bảng Excel quản lý công việc hiệu quả nhất
Phác thảo mẫu quản lý công việc: Trước khi xây dựng bảng quản lý trên Excel, bạn cần phác họa trước để tránh thiếu thông tin. Một file quản lý tiến độ công việc trên Excel cần có những nội dung cơ bản như: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện, tên nhiệm vụ thực hiện, thời gian bàn giao, thời gian hoàn thành và số ngày thực hiện.
- Lập bảng Excel cho cụ thể từng công việc: Để sắp xếp lịch làm việc cụ thể bằng Excel, bạn cần hoàn thiện bảng dự án mà nhóm đang làm. Tiếp theo đó, hãy tạo một trang tính mới ghi lại lượng công việc mà nhóm thực hiện.
- Tạo bảng danh sách tương ứng với từng người phụ trách: Bạn hãy ứng dụng bảng Excel để tạo bảng ghi tên, thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm. Trường hợp nếu có nhiều thành viên, bạn hãy tô màu tên của mọi người để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt.
- Có tiêu đề cho từng nội dung công việc: Hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang tiến hành và sắp xếp ở dưới tên người phụ trách. Và bạn cũng có thể lập nhiều công việc dưới tên thành viên được bàn giao.
- Thiết lập thời hạn cho từng công việc: Việc thiết lập thời hạn cụ thể cho từng phần việc của mỗi thành viên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ làm việc của mọi người. Bạn cũng nên chia nhỏ phần việc ở mỗi cột mốc, như vậy việc quản lý sẽ nhẹ nhàng hơn. Bên cạnh đó, phần thời gian hoàn thiện các phần việc như ngày bắt đầu, ngày kết thúc,… cần được tính toán phù hợp.
- Thường xuyên quan sát, đánh giá tiến độ các công việc: Để có thể đánh giá chính xác năng lực của một người, bạn cần thường xuyên quan sát tiến độ công việc của họ. Qua đó, bạn sẽ nhận biết được ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn, để đưa ra hướng giải quyết kịp thời và giúp công tác quản lý công việc trở nên chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
4. Một số lưu ý khi dùng bảng Excel quản lý công việc
Trước khi lập bảng kế hoạch công việc, bạn cần đề ra được những nhiệm vụ cần thực hiện, nhân sự, thời gian thực hiện.
Ngoài ra, bạn cần đưa ra các nội dung liên quan đến công việc để dễ dàng trong công tác theo dõi, quan sát tiến trình công việc. Bảng Excel càng có nhiều mục thì bạn càng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đồng thời khi cần thay đổi sẽ không mất quá nhiều công sức.
Bên cạnh đó, khi có những lời đánh giá, nhận xét trong bảng quản lý bằng Excel, người quản lý sẽ dựa vào đó để đưa ra những nhận định về năng lực làm việc của nhân viên.
Một số điều cần lưu ý để quản lý công việc bằng Excel đạt hiệu quả:
- Lập danh sách các công việc cần làm
- Lập danh sách các công việc sẽ làm
- Đưa ra mục tiêu cho công việc
- Đề ra các thông tin chi tiết về công việc
- Xác định lượng thời gian hoàn thiện công việc
- Đề ra lượng thời gian dự phòng cho mỗi phần việc
- Sắp xếp công việc diễn ra đúng thời điểm
- Chỉ rõ thành viên đảm nhận
- Đưa ra đánh giá nếu cần thiết.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Bài viết trên EDUSA đã giới thiệu đến bạn các bảng Excel quản lý công việc và những cách ứng dụng Excel vào công việc hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo và chọn cho mình một mẫu bảng phù hợp nhất. Tùy theo tính chất và mục đích công việc, nếu bạn áp dụng thành công thì chắc chắn quá trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.
Để lại thông tin cần tư vấn