Hiện nay, phần mềm Excek được xem là phần mềm phổ biến nhất, thông dụng nhất trong các công việc. Vậy bạn đã biết cách sử dụng trang tính Excel chưa? Trong bài viết này, EDUSA sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập cũng như cách sử dụng trang tính Excel trên máy tính chạy hệ điều hành Windows cũng như máy Mac.

Cách sử dụng trang tính Excel hiệu quả
Cách sử dụng trang tính Excel hiệu quả

1. Chuẩn bị phần mềm Excel

Microsoft Excel không được phân phối như một chương trình độc lập mà nó là một phần trong gói phần mềm Microsoft Office.

Mở tài liệu Excel bất kỳ bằng cách nhấp đúp vào tài liệu đó. Tài liệu này sẽ được mở trong cửa sổ Excel.

  • Mở Excel. Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel hình chữ “X” màu trắng trên nền xanh đậm.
  • Nếu chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống, bạn hãy nhấp vào tùy chọn Blank (Trống) ở phía trên, bên trái của trang và bỏ qua bước tiếp theo.

2. Cách sử dụng trang tính Excel

2.1 Làm quen với các thẻ ruy-băng trong Excel

Trên “ruy-băng” màu xanh lá ở đầu cửa sổ Excel có vô số thẻ. Đó là lối truy cập vào vô số công cụ khác nhau của Excel. Những thẻ quan trọng là:

  • Home (Trang chủ) — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản, thay đổi màu nền ô và tương tự.
  • Insert (Chèn) — Chứa các tùy chọn dành cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
  • Page Layout (Bố cục trang) — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc canh lề, thay đổi hướng trang và chọn chủ đề.
  • Formulas (Công thức) — Gồm trình đơn hàm và vô số tùy chọn công thức.

Cân nhắc sử dụng các ô trên cùng làm đề mục. Khi thêm dữ liệu vào bảng tính trống, bạn có thể dùng ô đầu tiên (chẳng hạn như A1, B1, C1,…) để làm đề mục cột. Chúng rất hữu dụng trong việc tạo bảng biểu cần đến nhãn.

2.2 Sử dụng công thức

Chọn ô cho công thức của bạn. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn tạo công thức.

Thực hiện những phép toán đơn giản. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia giá trị các ô theo những công thức sau:

  • Cộng — Gõ =SUM(ô+ô) (ví dụ: =SUM(A3+B3)) để cộng giá trị hai ô với nhau hoặc gõ =SUM(ô, ô, ô) (ví dụ: =SUM(A2,B2,C2)) để cộng giá trị một dãy ô với nhau.
  • Trừ — Gõ =SUM(ô-ô) (ví dụ: =SUM(A3-B3)) để trừ giá trị một ô cho giá trị của ô còn lại.
  • Chia — Gõ =SUM(ô/ô) (ví dụ: =SUM(A6/C5)) để chia giá trị một ô cho giá trị của một ô khác.
  • Nhân — Gõ =SUM(ô*ô) (ví dụ: =SUM(A2*A7)) để nhân giá trị hai ô với nhau.

Cộng các số của cả cột. Nếu muốn cộng toàn bộ các số có trong một cột (hay một phần của cột), bạn có thể gõ =SUM(ô:ô) (ví dụ: =SUM(A1:A12)) vào ô mà bạn muốn dùng để hiển thị kết quả.

Xem thêm: Học Excel văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc của bạn

2.3 Nhấp vào thẻ Formulas ở đầu cửa sổ Excel

Nhấp vào tùy chọn Insert Function ở xa bên trái của thanh công cụ Formulas. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.

2.4 Lưu dự án Excel

Lệnh Save As:

  • Nhấp vào thẻ File (Tệp) ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một trình đơn mới sẽ xuất hiện.
  • Nhấn Save As (Lưu thành). Trên Windows, tùy chọn này được bố trí ở phía bên trái của trang. Với máy Mac, tùy chọn này trong trình đơn File được thả xuống.
  • Nhấn đúp vào tùy chọn This PC (Máy tính này) nằm ở giữa trang. Với máy Mac, đó sẽ là On my Mac (Trên máy Mac của tôi).
  • Nhập tên dự án của bạn. Ở đây, bạn có thể dùng bất kỳ tên nào mà bạn muốn đặt cho trang tính của mình và nhập nó vào hộp “File name” (Tên tệp) – trên Windows hoặc “Name” (Tên) – trên máy Mac – trong cửa sổ Save As.

Lệnh Save:

  • Chọn thư mục lưu. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu trang tính. Trên máy Mac, có thể bạn sẽ phải nhấp vào hộp “Where” (Ở đâu) được thả xuống trước rồi mới có thể chọn tệp.
  • Nhấn Save (Lưu) ở cuối cửa sổ để lưu trang tính vào thư mục đã chọn dưới tên vừa đặt.
  • Lưu những lần chỉnh sửa sau bằng phím tắt “Save”. Nếu có ý định chỉnh sửa thêm tài liệu Excel, về sau, bạn có thể nhấn Ctrl+S (Windows) hoặc Command+S (Mac) để lưu thay đổi mà không cần vào lại cửa sổ Save As.

3. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA

EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.

Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.

Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:

  • Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
  • Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
  • Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
  • Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
  • Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
  • Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
  • Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Trung tâm đào tạo Excel uy tín - EDUSA
Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA

4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

4.1 Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA:

Với xu hướng học trực tuyến như hiện nay, EDUSA đã tạo ra một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động ôn luyện Excel khi bạn có thời gian rảnh. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức và bài tập để các bạn thực hành trên phần mềm luyện thi trực tuyến. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.

4.2 Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA:

  • Bên cạnh khóa học online 100%, EDUSA còn có một khóa học Excel online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm ôn luyện và thi lấy chứng chỉ nhanh nhất có thể. Khóa học này sẽ được sắp xếp tùy theo thời gian của học viên để các bạn không bỏ lỡ một bài giảng nào.
  • Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. Với cam kết 100% học viên có được chứng chỉ tin học ứng dụng văn phòng ngay lần thi đầu tiên, EDUSA cũng chuẩn bị những đề thi thử sát đề thi thật, giúp bạn có thể trải nghiệm và làm quen trước khi thi chính thức.

4.3 Khóa học Excel Offline tại EDUSA:

  • Đối với khóa học offline, các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị các trang thiết bị cơ bản tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
  • Mỗi học viên sẽ được học 1 chương trình trên máy tính riêng nên lộ trình học của mỗi bạn sẽ không ảnh hưởng đến nhau. Phần mềm ôn luyện được cập nhật thường xuyên phù hợp với từng ngày thi giúp các bạn có thể bám sát các dạng bài trong đề thi. Bên cạnh đó, các giáo viên cũng có thể theo dõi và đánh giá chính xác khả năng của từng bạn để đưa ra cách dạy phù hợp, giúp học viên đạt được kết quả tốt nhất.
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Khóa học MOS tại EDUSA có gì?

EDUSA hiện đang đào tạo các chứng chỉ MOS Word, Excel, Powerpoint. Học viên sau khi tham gia khóa học có thể tự tin lấy chứng chỉ MOS một cách dễ dàng.

5.2 Nên lựa chọn luyện thi Excel tại nhà hay trung tâm?

Điều này phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh của mỗi người. Nếu bạn đang đi làm, khó có thể sắp xếp được thời gian hay khoảng cách địa lý quá xa thì nên lựa chọn phương pháp luyện thi Excel tại nhà. Còn bạn đang là học sinh hoặc sinh viên thì nên ôn ở trung tâm. 

5.3 Những ai nên học và thi Excel?

  • Sinh viên các trường đại học, cao đẳng trên cả nước cần có chứng chỉ Excel để đáp ứng điều kiện xét tốt nghiệp. 
  • Người lao động cần chứng chỉ Excel để tạo thêm ấn tượng trong hồ sơ tuyển dụng, hỗ trợ tối ưu các kỹ năng làm việc văn phòng.

6. Lời kết

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách sử dụng trang tính Excel trên cả hệ điều hành Windows mà Mac. Nếu bạn đang tìm kiếm một trung tâm dạy Excel uy tín thì bạn có thể yên tâm học Excel tại trung tâm EDUSA với cam kết đầu ra cho bạn. Hãy liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé!

Để lại thông tin cần tư vấn

Form tư vấn trên bài viết