Quản lý công văn tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Sau đây EDUSA sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng file Excel quản lý công văn, hợp đồng. Các bạn hãy cùng tìm hiểu nhé.
1. Những công việc cần làm để quản lý công văn, hợp đồng
Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:
- Công văn đến: Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho chúng ta để làm việc
- Công văn đi: Chúng ta gửi văn bản cho đối tượng bên ngoài
- Văn bản nội bộ: Sử dụng trong nội bộ, các đối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quan
Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, cần xác định được quy trình, trình tự quản lý, bao gồm các thủ tục:
- Tiếp nhận, soạn thảo, ban hành
- Lưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giao…
- Lưu trữ, bảo quản, sao lưu
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
2. Cách thực hiện file Excel quản lý công văn
Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý
Việc lập sơ đồ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. Căn cứ vào sơ đồ chúng ta sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.
Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
Trong công việc này chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng:
- Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…
- Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: Các phòng ban, các nhân viên…
Để quản lý tốt thì chúng ta cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:
- Không bị trùng lặp
- Không mắc lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel
Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ
- Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet
- Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đó.
- Tùy theo yêu cầu quản lý, đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng.
Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
Công thức thường sử dụng là:
- Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản. Mỗi loại văn bản sẽ phải đánh số khác nhau
- Countif: để đếm số lần xuất hiện loại văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm 1 đơn vị
- Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.
3. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
4.1 Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA
- Để đáp ứng được tất cả nhu cầu của các bạn, EDUSA có đầy đủ các khóa học từ online đến offline giúp các bạn học viên tự do sắp xếp thời gian rảnh của mình để học và thi chứng chỉ tin học Excel, phục vụ cho nhu cầu công việc của các bạn.
- Với xu hướng hiện nay, EDUSA đã tạo ra một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức và các bài tập thực hành trên phần mềm luyện thi trực tuyến. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
4.2 Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA
- Bên cạnh khóa học online 100%, EDUSA cũng có một khóa học Excel online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học tin học văn phòng trong thời gian nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp.
- Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. Với cam kết 100% học viên có được chứng chỉ tin học ngay lần thi đầu tiên, EDUSA cũng chuẩn bị những đề thi thử sát đề thi thật, giúp bạn có thể trải nghiệm và làm quen trước khi thi chính thức.
4.3 Khóa học Excel Offline tại EDUSA
- Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị máy lạnh, ti vi,… để tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên.
- Mỗi học viên sẽ được học 1 chương trình trên máy tính riêng nên lộ trình học của mỗi bạn sẽ không ảnh hưởng đến nhau. Phần mềm ôn luyện được cập nhật thường xuyên phù hợp với từng ngày thi giúp các bạn có thể bám sát các đề thi. Bên cạnh đó, các giáo viên cũng có thể theo dõi và đánh giá chính xác khả năng của từng bạn để đưa ra cách dạy phù hợp, giúp học viên đạt được kết quả tốt nhất.
- Trong trường hợp các bạn cảm thấy mình chưa đủ khả năng thi chính thức, các bạn có sẽ được sắp xếp thêm lịch học “miễn phí” để nắm vững kiến thức hơn và tự tin trong kỳ thi tin học văn phòng chính thức.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Kết luận
Trên đây là những nội dung chính những công việc cần thực hiện Excel quản lý công văn khi bạn muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn