Hướng dẫn dùng file Excel quản lý tồn kho hiệu quả nhất

File Excel quản lý tồn kho có thể hỗ trợ bạn tổ chức và quản lý hiệu quả hàng tồn kho cũng như hàng hóa tồn kho, cho phép bạn hiểu rõ hơn về số lượng bạn có và cũng như những gì bạn cần. Bài viết hôm nay của EDUSA sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel quản lý hàng tồn kho cơ bản, dễ dàng. Giúp bạn có thể quản lý tồn kho hiệu quả nhất!

1. Vì sao bạn nên dùng file Excel quản lý tồn kho?

Tồn kho là số lượng hàng hóa mà một doanh nghiệp sở hữu và lưu trữ tại một thời điểm cụ thể. Đây là hàng hóa chưa được bán hết và vẫn còn tồn đọng trong kho của doanh nghiệp. Tồn kho bao gồm các sản phẩm đã nhập về từ nhà cung cấp nhưng chưa được bán đi, và cũng có thể bao gồm các thành phẩm, linh kiện hoặc nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. 

Sử dụng file Excel quản lý tồn kho, chủ cửa hàng sẽ biết chính xác lượng hàng cần hạn chế nhập và cũng biết được số lượng hàng còn thiếu nếu thực hiện quản lý tồn kho trên Excel một cách tốt. Tương tự, việc sử dụng file Excel để quản lý tồn kho sẽ giúp bạn quản lý và thống kê tổng số hàng đã bán và tổng số hàng đã nhập một cách nhanh chóng. Chủ cửa hàng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào để biết tốc độ bán hàng của cửa hàng thông qua file Excel.

Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng

2. Cách tạo file Excel quản lý tồn kho

Bước 1: Thêm danh mục và nhà cung cấp

• Giai đoạn đầu tiên trong việc phát triển hệ thống quản lý hàng tồn kho là tạo danh mục và nhập dữ liệu nhà cung cấp vào trang tính “DANH MỤC”. 
• Để thêm nhà cung cấp, bạn thực hiện các bước tương tự như cách thêm danh mục. Kết quả là trang tính ‘CATEGORY’ của bạn sẽ như thế này: 

Bước 2: Thêm mặt hàng / sản phẩm

Chọn trang tính ‘ITEMS’, và bạn sẽ thấy danh sách mục với các phần tử bên dưới: 

• Mã sản phẩm: Hãy nhớ không sử dụng các mã giống nhau cho tất cả các ô của hàng “Mã sản phẩm”. Các mã phải là duy nhất.
• Mô tả Sản phẩm: Tại đây bạn gõ tên sản phẩm của một số mô tả sản phẩm. Một sản phẩm duy nhất có thể được sử dụng cho các mã khác nhau.
• Danh mục: Trong trường này, chúng tôi sử dụng thông tin của các danh mục trên trang “DANH MỤC”.
• Kích thước và màu sắc: Điền vào các sản phẩm của bạn về kích thước và màu sắc.
• Điểm đặt hàng lại: Cuối cùng, đặt giá trị của điểm sắp xếp lại và bạn sẽ hoàn thành danh sách mục của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất

Bước 3: Thêm giao dịch mua

• Mở trang “MUA HÀNG”. Bây giờ bạn có thể thấy ô ‘BALANCE’ vẫn ở giá trị 0. 
• Đó sẽ là nhiệm vụ của bạn là ghi lại sản phẩm đã mua trong một khoảng thời gian nhất định. Đầu tiên, hãy thêm tiền của bạn vào hàng ‘SỐ CÂN BẮT ĐẦU’. Giả sử quỹ ban đầu của bạn là 1 tỷ vào ngày 6 tháng 11 năm 2017. Số dư của bạn sẽ được tự động cập nhật.
• Bạn có quỹ, sau đó bắt đầu điền thông tin của Đơn mua hàng đầu tiên của bạn.
• Sau khi bạn nhập mã, mô tả sản phẩm của bạn có hàng hiện tại sẽ được cập nhật. 
• Điền vào đơn giá cho mỗi sản phẩm, tổng chi phí của PO này sẽ bằng Đơn giá * Số lượng. Sau PO đầu tiên, số dư của bạn sẽ giảm. 
• Số dư của Làm công việc tương tự với các đơn hàng đã mua khác. Thêm ngày hết hạn của bạn. Ngày sẽ chuyển sang màu đỏ khi đến ngày hết hạn.
• Sao chép các đơn giá vào kho có sẵn của bạn tương ứng với từng loại sản phẩm. 

Bước 4: Thêm giá bán

Để cập nhật giá bán, hãy sao chép giá cũ và dán chúng vào cột tiếp theo để điều chỉnh chúng. Để biết thêm thông tin cập nhật về giá, bạn chỉ cần chèn các cột mới.

Bước 5: Thêm doanh số bán hàng

Mở trang “BÁN HÀNG” và nhập dữ liệu bán hàng.

Nhập phạm vi giá từ trang “GIÁ BÁN HÀNG”. Nhớ chọn đúng ngày giá được cập nhật. Sau đó, đơn giá sẽ được cập nhật tự động theo ngày.

Bước 6: Thêm báo cáo

Điều quan trọng là tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để biết doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả như thế nào. Do đó, trong mẫu quản lý hàng tồn kho này, báo cáo hàng tháng sẽ được tạo khi bảng mua hàng và bán hàng của bạn bắt đầu được điền và bạn thêm báo cáo hàng tháng.

Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản

3. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
• Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:

• Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
• Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. 
• Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?

Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.

5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?

Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.

5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?

Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.

6. Lời kết

Cách dùng file Excel quản lý hàng tồn kho có thể là một thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Excel chất lượng tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.