Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản

Ngay cả khi rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời, Excel vẫn luôn là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị & điều hành. Ở bài viết này, EDUSA sẽ chia sẻ cách lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản, hy vọng mang lại nguồn thông tin hữu ích giúp đơn giản hóa hoạt động quản lý thu chi trong doanh nghiệp bạn!

1. Nội dung của bảng Excel quản lý thu chi

Quản lý thu chi giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt chặt chẽ nguồn thu – chi, chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp từ đó cân nhắc điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý.

Thường công ty quản lý thu chi bằng File Excel đã được thiết lập sẵn, dữ liệu qua các tháng tự động tính toán theo công thức sau khi bộ phận kế toán nhập thông tin tổng thu/ tổng chi.

Nội dung File Excel quản lý thu chi công ty cụ thể được chia thành 4 bảng:

• Tổng hợp thu tiền 
• Tổng hợp chi tiền
• Phiếu thu
• Phiếu chi

Về bảng tổng hợp thu tiền & chi tiền bao gồm các cột thông tin:

• Chứng từ (số, ngày tháng)
• Họ và tên
• Địa chỉ
• Diễn giải
• Tài khoản phát sinh (Có, Số tiền)
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày hóa đơn
• Tên người bán
• Mã số thuế người bán
• Mặt hàng
• Doanh số
• Thuế suất
• Thuế GTGT

Về phiếu thu & phiếu chi, cần cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về Họ tên, Địa chỉ, Lý do nộp, Số tiền (Bằng chữ) và kèm theo chứng từ.

Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản

2. Cách lập bảng Excel quản lý thu chi

Để lập bảng Excel quản lý thu chi, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Mở Excel và tạo một trang tính mới.
• Tạo các cột dữ liệu cho Bảng thu chi. Thông thường, các cột dữ liệu cơ bản gồm: Ngày, Thể loại (Khoản thu hoặc Khoản chi), Mô tả, Số tiền.
• Điền dữ liệu vào từng hàng theo cột tương ứng. Bạn có thể thêm các cột khác nếu cần, ví dụ như Nguồn thu, Người thu, Nguồn chi, Người chi, Voucher,…
• Tính tổng số tiền thu và chi bằng cách sử dụng hàm SUM trên các cột tương ứng.
• Sử dụng các công thức và hàm Excel để tính toán các chỉ số, ví dụ như Tổng thu, Tổng chi, Số dư, Tỷ lệ thu/chi,…
• Áp dụng định dạng cho các cột và hàng để làm cho bảng dễ đọc và dễ xem.
• Thêm các bảng tổng kết hoặc biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu và phân tích thu chi.
• Lưu bảng tính với định dạng Excel (.xlsx) hoặc định dạng khác tùy theo nhu cầu của bạn.

Đây chỉ là cách cơ bản để lập bảng Excel quản lý thu chi. Bạn có thể sửa đổi, tối ưu và tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu và yêu cầu của mình. Bảng quản lý thu chi này sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản

3. Ưu và nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel

Bởi tính tiện dụng & hoàn toàn miễn phí nên Excel được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi như một công cụ quản trị thiết yếu. Nó góp phần mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi áp dụng vào hoạt động quản lý thu chi cho doanh nghiệp nói chung và cá nhân nói riêng:

• Thống kê thu chi chi tiết từng hạng mục theo ngày/ tuần/ tháng
• Báo cáo tổng hợp chi tiêu hàng tháng, chi tiêu thực tế so với kế hoạch để có cơ sở cân đối thu chi hợp lý.
• Cập nhật số liệu, thêm bớt danh mục nhanh chóng
•  Giao diện thân thiện, chi phí sử dụng hoàn toàn miễn phí
• Phân quyền người xem, người chỉnh sửa dễ dàng
• Cung cấp số liệu chính xác giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt thực tế chuyển động dòng tiền trong doanh nghiệp từ đó lên kế hoạch thu chi khoa học và hiệu quả hơn.

Bên cạnh những lợi ích nêu trên thì việc quản lý thu chi bằng Excel còn tồn tại một số hạn chế. Có thể kể đến như:

• Để tính toán thu chi chính xác đòi hỏi người dùng phải am hiểu & có những kiến thức căn bản về các hàm và công thức tính cho từng hạng mục trong Excel
• Quản lý cùng lúc khá nhiều nguồn thông tin dẫn đến việc thống kê, theo dõi gặp khá nhiều khó khăn
• Tính bảo mật không cao, dễ dàng xảy ra hiện tượng thất lạc file hoặc nhân sự tự ý chia sẻ file khiến một số thông tin quan trọng bị rò rỉ
• Excel chỉ phù hợp với những công ty mới thành lập hoặc quy mô nhỏ.

Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép

4. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
• Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA

• Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
• Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
• Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ tin học về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.

5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA

• Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
• Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ tin học ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.

5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA

• Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
• Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?

Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.

6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không? 

Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ. 

6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7. Lời kết

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách lập bảng Excel quản lý thu chi. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.