Ngay cả khi các phần mềm công nghệ ra đời mang lại hiệu quả quản lý đơn hàng tối ưu, rất nhiều các chủ doanh nghiệp vẫn sử dụng file Excel quản lý đơn hàng. Đây được xem là phương thức truyền thống khá phổ biến bởi tính đơn giản và tiện dụng, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách xây dựng & thao tác để quản lý hiệu quả nhất. Ở bài viết này, EDUSA tổng hợp mẫu file Excel quản lý đơn hàng mới nhất. Hy vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc!
1. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý đơn hàng
Excel sử dụng khá dễ nên việc tạo file Excel quản lý đơn hàng cũng không gây bất kỳ khó khăn nào cho đội ngũ quản lý, nhân viên kinh doanh & cửa hàng trưởng.
Bạn chỉ cần lưu ý những nội dung cơ bản cần có sau:
1.1 Quản lý trạng thái đơn hàng
File quản lý trạng thái đơn hàng bao gồm các cột thông tin:
- Tên hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Đơn vị tính
- Trạng thái đơn hàng
- Tên nhân viên giao hàng (nếu có)
- Tên khách hàng hoặc số điện thoại
Việc cập nhật trạng thái đơn hàng giúp bạn kiểm soát chính xác lượng hàng xuất kho, lịch sử giao vận để đảm bảo sản phẩm đã được giao đến khách hàng. Hoặc nếu chưa giao thì nó ở đâu nhằm giải đáp thắc mắc của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
1.2 Nhập thông tin đơn hàng phát sinh
Dữ liệu đơn hàng phát sinh cần được cập nhật chi tiết vào File Excel để thuận tiện cho việc quản lý, tránh tình trạng bỏ sót hoặc quên đơn hàng gây thâm hụt doanh thu.
Ở file quản lý đơn hàng phát sinh, những trường thông tin cơ bản cần đảm bảo bao gồm:
- Ngày tháng phát sinh đơn hàng
- Trạng thái của đơn hàng
- Thông tin khách hàng(tên, số điện thoại, địa chỉ)
- Số lượng hàng
- Số tiền
- Thông tin đơn vị vận chuyển
Tùy vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, bạn có thể tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin sao cho phù hợp và thuận tiện theo dõi nhất.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
1.3 Báo cáo tình hình bán hàng
Đây là file Excel quan trọng nhất bởi nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan số lượng đơn hàng bán ra cũng như doanh thu/ lợi nhuận thu về theo ngày.
Các thông tin quan trọng trong một file Excel báo cáo đơn hàng như:
- Ngày tháng
- Doanh số bán hàng
- Số lượng đơn hàng
- Nhân viên phụ trách đơn hàng
Bên cạnh đó, bạn có thể mô hình hóa báo cáo thông qua các biểu đồ tròn, biểu đồ cột để dễ dàng nắm bắt thông tin trọng yếu từ đó có những điều chỉnh nhằm mang lại hiệu quả quản lý đơn đặt hàng tối ưu.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
2. Ưu, nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý đơn hàng
So với phương thức quản lý đơn hàng qua sổ sách giấy, file Excel được xem là giải pháp thay thế hoàn hảo tối ưu thời gian & công sức của chủ cửa hàng.
2.1 Ưu điểm
Excel được đánh giá là giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả thay thế sổ sách giấy
- Miễn phí: Excel gần như là công cụ được cài đặt sẵn ở bất kỳ thiết bị PC nào. Bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào và hoàn toàn không mất phí.
- Dễ dàng thống kê dữ liệu: Excel được thiết kế dưới dạng bảng tính chia theo hàng & cột, tùy chỉnh ẩn/ hiện hàng cột linh hoạt theo nhu cầu. Dữ liệu hiển thị trực quan thuận tiện cho việc theo dõi, lưu trữ & quản lý.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Không mất thời gian rà soát sổ sách như ở phương thức ghi chép truyền thống, bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin trên Excel bằng các tổ hợp phím có sẵn.
- Hàm tính thuận tiện: Excel hỗ trợ đa dạng các hàm tính với tính chính xác cao. Đó là lý do file Excel quản lý đơn hàng vẫn rất được ưa chuộng ngay cả khi các phần mềm công nghệ hiện đại ra đời.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
2.2 Nhược điểm
Bên cạnh những lợi ích vượt trội, việc sử dụng file Excel vẫn tồn tại một số hạn chế nổi bật như:
- Excel chỉ hỗ trợ quản lý số lượng đơn hàng nhỏ với các trường thông tin đơn giản
- Các hàm tính mặc dù thuận tiện nhưng đòi hỏi thiết lập đúng, chuẩn mới có thể đem lại kết quả chính xác nếu không sẽ làm sai lệch hoàn toàn dữ liệu.
- Tính bảo mật kém. Trong trường hợp mất dữ liệu rất khó hoặc không thể khôi phục lại được.
- Không thể sử dụng online
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu
3. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
4.1 Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA
- Để đáp ứng được tất cả nhu cầu của các bạn, EDUSA có đầy đủ các khóa học từ online đến offline giúp các bạn học viên tự do sắp xếp thời gian rảnh của mình để học và thi chứng chỉ tin học Excel, phục vụ cho nhu cầu công việc của các bạn.
- Với xu hướng hiện nay, EDUSA đã tạo ra một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức và các bài tập thực hành trên phần mềm luyện thi trực tuyến. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
4.2 Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA
- Bên cạnh khóa học online 100%, EDUSA cũng có một khóa học Excel online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học tin học văn phòng trong thời gian nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp.
- Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. Với cam kết 100% học viên có được chứng chỉ tin học ngay lần thi đầu tiên, EDUSA cũng chuẩn bị những đề thi thử sát đề thi thật, giúp bạn có thể trải nghiệm và làm quen trước khi thi chính thức.
4.3 Khóa học Excel Offline tại EDUSA
- Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị máy lạnh, ti vi,… để tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên.
- Mỗi học viên sẽ được học 1 chương trình trên máy tính riêng nên lộ trình học của mỗi bạn sẽ không ảnh hưởng đến nhau. Phần mềm ôn luyện được cập nhật thường xuyên phù hợp với từng ngày thi giúp các bạn có thể bám sát các đề thi. Bên cạnh đó, các giáo viên cũng có thể theo dõi và đánh giá chính xác khả năng của từng bạn để đưa ra cách dạy phù hợp, giúp học viên đạt được kết quả tốt nhất.
- Trong trường hợp các bạn cảm thấy mình chưa đủ khả năng thi chính thức, các bạn có sẽ được sắp xếp thêm lịch học “miễn phí” để nắm vững kiến thức hơn và tự tin trong kỳ thi tin học văn phòng chính thức.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết về file Excel quản lý đơn hàng. Chúc bạn học tập hiệu quả! Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
