Tin học văn phòng bao gồm những gì? Nhiều người tự hỏi mình tin học văn phòng gồm các môn học nào. Để giúp các bạn hiểu rõ vấn đề này, bài viết sẽ cung cấp các nội dung cơ bản về các môn trong tin học văn phòng cơ bản bạn cần biết.

1. Tin học văn phòng là gì?

Đây là một khái niệm thuộc về ngành công nghệ thông tin. Được ứng dụng khá phổ biến và rộng rãi trong công việc, đặc biệt là trong môi trường văn phòng. Khi nói đến tin học văn phòng, chúng ta biết ngay rằng nó sẽ tập trung vào các thao tác cơ bản trên máy tính word: 

• Soạn thảo văn bản
• Bảng tính
• Trình chiếu

Đồng thời, chúng ta cần hiểu rằng công cụ hỗ trợ đi kèm với tin học văn phòng sẽ là máy tính và điện thoại. Cùng với đó, dân văn phòng cần thành thạo các kỹ năng cần thiết để làm việc:  Word,  Excel, Access,  Powerpoint, Email, Gmail, Google Drive,..

Tin học cơ bản ngày càng đóng vai trò quan trọng. Nó ảnh hưởng và ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống con người chúng ta từ văn hóa, giáo dục, kinh tế, xã hội. Một trong những vai trò của tin học mà chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy đó là:

• Đối với học sinh: Tin học cơ bản sẽ giúp học sinh dễ dàng thao tác thông tin, tìm kiếm thông tin, dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận kho tri thức của nhân loại. Các bài luận, bài thuyết trình của bạn trở nên hấp dẫn hơn và dễ dàng đạt điểm cao hơn.
• Đối với người đi làm: Trong bất kỳ lĩnh vực công việc nào chúng ta cũng thấy ứng dụng của tin học văn phòng.

2. Các môn trong tin học văn phòng cơ bản gồm những gì?

Tin học văn phòng bao gồm các môn thuộc Microsoft Office như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Powerpoint, Microsoft Office Access,… Với nhiều phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là dành cho công việc văn phòng phổ thông. Tuy nhiên sẽ có 3 môn được sử dụng nhiều nhất từ học sinh – sinh viên, người đi làm sử dụng nhiều.  Cụ thể như sau:

2.1.Word

Đây  là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, nó cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video,… Bên cạnh nó còn có công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ để hỗ trợ người dùng. Word có nhiều bản theo các năm cập nhật, nó lưu tệp tin với đuôi .doc.

Các kỹ năng cốt lõi trong bộ công cụ này là:

• Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
• Lập, chèn bảng: có cột, hàng, căn đoạn, tab, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền,…
• Chèn hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, hình khối,…
• In: căn chỉnh khổ giấy, lề in, đầu trang, cuối trang, số trang
• Trộn văn bản
• Bảo mật file
• Thao tác xóa trang 

2.2. Excel 

Excel là một chương trình bảng tính. Bảng tính Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các hàng và cột. Việc nhập dữ liệu trong Word và các công thức tính toán trong Excel cũng có nhiều điểm tương tự như vậy. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng vượt trội và có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, chủ yếu để cấu hình, xử lý bảng và tính toán theo hàm.

Các kỹ năng cốt lõi trong bộ công cụ này là:

• Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
• Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày, tháng, năm, …)
• Sử dụng các hàm phổ biến: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
• Sử dụng bộ lọc dữ liệu (Filter): bộ lọc theo yêu cầu.
• Vẽ biểu đồ: Chart.
• Tạo liên kết: hyperlink.
• Cài đặt in, bảo mật tệp: Page setup, Đặt mật khẩu cho tệp.

2.3. PowerPoint 

Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Học tin học cơ bản là học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này. 

Bạn có thể sử dụng nó để:

• Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ Mindmap,…
• Tạo link
• Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Xuất file định dạng PDF

3.  Làm quen bàn phím máy tính.

+ Làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)

+ Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspce, Ins,…

+ Sử dụng các phím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Ctrl + V, print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A,…

4. Những kiến thức tin học văn phòng bạn không thể thiếu khi học môn học này.

Khi học bộ môn tin học văn phòng cơ bản thì trước tiên bạn phải làm quen và thành thạo các thao tác dưới đây:

– Gõ phím 10 ngón: Khả năng gõ văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn gõ từ, câu và soạn thảo văn bản nhanh hơn, ít sai sót mà không cần nhìn bàn phím. 

– Sử dụng thành thạo các phím tắt trên máy tính: Các phím tắt và tổ hợp phím tắt để lưu, in hay sao chép… hỗ trợ người sử dụng máy tính nhanh và thuận tiện hơn.

– Sử dụng email thành thạo: Email là tiện ích văn phòng giúp trao đổi công việc thuận lợi. Bạn cần sử dụng thành thạo kỹ năng này: Cài đặt chế độ trả lời tự động, đặt chữ ký, lọc email, sử dụng chức năng ưu tiên, đánh dấu các email quan trọng… 

– Sử dụng word và excel thành thạo: Công cụ Word và Excel là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến trong môi trường văn phòng. Đây là kỹ năng tối thiểu cần có của một nhân viên văn phòng. 

– Sao lưu dữ liệu: Kỹ năng này giúp bạn lưu lại công việc, dữ liệu cần thiết vào ổ đĩa và các thiết bị lưu trữ một cách an toàn theo mục đích sử dụng trong công việc. Việc này giúp bảo quản và sử dụng dữ liệu dễ dàng hơn khi bạn cần tới.

Kỹ năng tin học văn phòng vô cùng quan trọng. Là yếu tố quyết định đến quá trình xin việc và làm việc của bạn. Việc sử dụng thành thạo kỹ năng tin học văn phòng giúp mọi việc diễn ra thuận lợi, dễ dàng và chính xác hơn. Khi công việc được giải quyết nhanh chóng có hiệu quả cơ hội nghề nghiệp của bạn sẽ rộng mở hơn. Khả năng thăng tiến sẽ trong sự nghiệp sẽ nhanh và cao hơn.

Bạn có thể tham khảo thêm phần nhập môn tin học và những kiến thức cơ bản của tin học văn phòng để hiểu rõ hơn về kiến thức tin học cơ bản: Tại đây

5. Kết luận. 

Trên đây chính là một số chia sẻ về các môn học trong tin học văn phòng  cơ bản bao gồm những môn học, kỹ năng cơ bản và những kiến thức cần có khi học tin học văn phòng. Qua bài viết này hy vọng đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.