Khi làm việc với Excel, sẽ có lúc bạn cần xóa bỏ hàm trong Excel để tránh lỗi khi gửi file đến cho người khác hoặc tránh gây nặng file. Lúc đó, 2 cách xóa dữ liệu trong Excel không mất công thức cực hay để xóa công thức giữ nguyên giá trị Excel. Hãy cùng EDUSA khám phá ngay nào.
1. Cách xóa công thức Excel bằng cách Copy & Paste Special
Giả sử, các bạn có một trang tính BC là một bảng báo cáo. Trong đó có 22 dòng sản phẩm điện máy. Ở mỗi dòng đều có công thức Excel được chèn vào để tính ra kết quả cho từng sản phẩm. Bảng tính bao gồm các cột chứa số liệu là:
- Tồn đầu kỳ
- Nhập
- Xuất
- Tồn cuối
Giả sử bảng tính này chứa hàng ngàn mặt hàng chứ không chỉ là 22 dòng sản phẩm nữa thì sao? Khi đó, trong file Excel của chúng ta sẽ phải có hàng ngàn công thức để tính toán. Mỗi lần nhập dữ liệu vào bảng thì Excel sẽ phải tính toán lại rất mất thời gian và gây nặng file.
Cách khắc phục: Xóa công thức, chỉ giữ lại kết quả của những dòng đã tính xong. Bạn hãy để lại công thức ở dòng đầu tiên của mỗi cột để sau này khi thêm dữ liệu mới thì sẽ sao chép xuống.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
Xem thêm: Cách xóa công thức trong Excel chi tiết dễ hiểu
Xem thêm: Xóa công thức trong Excel dễ dàng hơn với những cách sau đây
2. Cách xóa công thức Excel với tính năng Paste Special chi tiết như sau:
Bước 1: Bấm vào dòng E5 (dòng có chứa công thức trong file đính kèm), sau đó chúng ta sẽ dùng tính năng Filldown trong Excel để kéo và sao chép công thức từ các cột E5 xuống các dòng dưới (cụ thể là kép đến dòng 26 thì nhả chuột ra). Làm tương tự với các cột F, G, H.
Bước 2: Sau đó, chọn từ ô E6 đến ô H26 và chọn Copy (Ctrl +C).
Copy ô E6 đến H26
Bước 3: Click vào ô E6, bấm chuột phải chọn Paste Special. Trong bảng chọn Paste Special hiện lên ở dưới, các bạn sẽ thấy một biểu tượng có số 123, khi trỏ chuột vào nó sẽ hiện ra chữ Value (V). Hãy bấm vào nó nhé.
Sử dụng Paste Special để xóa công thức, giữ nguyên định dạng Excel
Lúc này, tất cả các dữ liệu trong các ô thuộc vùng từ E6 đến H26 đã được đưa về dạng kết quả, tức là văn bản dạng chữ số thông thường mà không phải là dạng công thức nữa.
Cách làm này rất nhanh và dễ thực hiện nhưng lại có một nhược điểm là mỗi lần muốn cập nhật lại kết quả công thức thì chúng ta sẽ phải lặp lại các bước nêu trên.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
3. Cách xóa công thức Excel bằng VBA
Với cách xóa công thức Excel, chúng ta sẽ gán công thức vào VBA để tự động lấy kết quả cho công thức Excel. Cụ thể là:
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở VBA
Bước 2: Trong phần Project – VBAProject => Nhấn Insert => Module.
Bước 3: Nhập công thức (code) vào bảng chỉnh sửa VBA như ảnh bên dưới (trong file mẫu, chúng tôi đã nhập sẵn công thức cho bạn):
Sub XoaCongThuc_GiuKetQua()
‘Copy cong thuc tu dong 5 den dong 26
Sheet1.Range(“E5:H26”).FillDown
‘Xoa cong thuc, giu lai ket qua tu dong 6 den dong 26
Sheet1.Range(“E6:H26”).Value = Sheet1.Range(“E6:H26”).Value
‘Dong 5 van giu nguyen cong thuc
End Sub
Trong đó:
- Vùng E5:H26 sẽ filldown theo công thức tại dòng 5.
- Từ dòng 6 trở đi sẽ xóa công thức, giữ nguyên giá trị excel ban đầu.
- Dòng 5 không thay đổi, vẫn chứa công thức.
Bước 4: Sau đó, chúng ta sẽ gán Macro vào sự kiện thay đổi điều kiện báo cáo cho ô C2 và C3. Thao tác sẽ được thực hiện như trong hình ảnh dưới đây:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
‘Thiet lap su kien chi dien ra khi co su thay doi trong vung C2:C3
If Not Application.Intersect(Range(“C2:C3”), Target) Is Nothing Then
Call XoaCongThuc_GiuKetQua
End If
End Sub
Làm xong bước này là chúng ta đã hoàn thành thao tác tự động hóa việc xóa công thức, giữ nguyên giá trị Excel rồi đó. Lúc này các bạn hãy thử thay đổi thời gian của báo cáo để nhìn rõ sự khác biệt hơn nhé. Chúc các bạn thực hiện thành công.
Xem thêm: Công thức Excel ra số tiền bằng chữ đơn giản nhất
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Khóa học MOS tại EDUSA có gì?
EDUSA hiện đang đào tạo các chứng chỉ MOS Word, Excel, Powerpoint. Học viên sau khi tham gia khóa học có thể tự tin lấy chứng chỉ MOS một cách dễ dàng.
6.2 Nên lựa chọn luyện thi Excel tại nhà hay trung tâm?
Điều này phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh của mỗi người. Nếu bạn đang đi làm, khó có thể sắp xếp được thời gian hay khoảng cách địa lý quá xa thì nên lựa chọn phương pháp luyện thi Excel tại nhà. Còn bạn đang là học sinh hoặc sinh viên thì nên ôn ở trung tâm.
6.3 Những ai nên học và thi Excel?
- Sinh viên các trường đại học, cao đẳng trên cả nước cần có chứng chỉ tin học Excel để đáp ứng điều kiện xét tốt nghiệp.
- Người lao động cần chứng chỉ MOS để tạo thêm ấn tượng trong hồ sơ tuyển dụng, hỗ trợ tối ưu các kỹ năng làm việc văn phòng.
7. Kết luận
Như vậy, EDUSA đã hướng dẫn cho các bạn 2 cách xóa công thức Excel, giữ nguyên giá trị Excel đơn giản mà nhanh chóng. Hãy ứng dụng nó để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn nhé. Nếu các bạn muốn được học kiến thức Excel một cách đầy đủ, chi tiết với sự hướng dẫn từ chuyên gia tin học văn phòng hàng đầu thì có thể đăng ký ngay khóa học Excel tại EDUSA để mang lại kết quả tốt nhất nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn