Phương pháp luyện thi MOS Word và Excel nên tập trung vào sáu việc: chia kỹ năng thành nhóm nhỏ, thực hành trực tiếp trên file, đọc kỹ yêu cầu trước khi chọn công cụ, tự làm lại không nhìn hướng dẫn, kiểm tra kết quả sau thao tác và luyện lại phần còn yếu. Với Word, bạn cần chú ý cách xử lý và định dạng tài liệu; với Excel, hãy tập trung vào dữ liệu, công thức, bảng và biểu đồ theo đúng bài thi đang chuẩn bị.
Có thể bạn đã biết nút tạo bảng trong Word hoặc cách nhập công thức Excel, nhưng khi gặp một yêu cầu mới lại phải mở video để xem từng bước. Điều đó khá thường gặp khi thời gian học chủ yếu dành cho việc quan sát. Sáu cách dưới đây giúp bạn chuyển từ xem người khác làm sang tự xử lý một bài thực hành, đồng thời nhận ra chính xác phần nào vẫn cần luyện thêm.
1. Luyện thi MOS Word và Excel khác nhau ở điểm nào?
Cả hai bài thi đều yêu cầu thực hành trên ứng dụng Microsoft Office, nhưng đối tượng thao tác và cách kiểm tra kết quả không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, bạn nên chọn ví dụ luyện tập phù hợp với từng môn.
1.1. Với Word, ưu tiên thao tác trên tài liệu
Khi luyện MOS Word, người học cần làm quen với việc quản lý nội dung và bố cục tài liệu: chỉnh sửa văn bản, định dạng đoạn, làm việc với bảng, danh sách, đối tượng và các thành phần tham chiếu. Đây là những nhóm kỹ năng có liên quan đến bài thi Word Associate 2019.
Chẳng hạn, với một bản báo cáo, bạn có thể được yêu cầu định dạng tiêu đề, điều chỉnh đoạn văn hoặc định dạng một hàng trong bảng. Làm đúng không chỉ là nhìn thấy màu sắc và cỡ chữ giống ví dụ, mà còn phải áp dụng định dạng vào đúng đối tượng.
1.2. Với Excel, ưu tiên xử lý và kiểm tra dữ liệu
Với MOS Excel, việc luyện tập thường liên quan đến workbook, worksheet, ô và vùng dữ liệu, bảng, công thức, hàm và biểu đồ. Người học cần quan tâm cả thao tác lẫn tính chính xác của kết quả tính toán.
Ví dụ, khi tạo cột Thành tiền từ Số lượng và Đơn giá, công thức cần trả về đúng kết quả. Nếu sao chép công thức cho nhiều hàng, bạn còn phải kiểm tra các tham chiếu ô có thay đổi đúng hay không.
| Tiêu chí | MOS Word | MOS Excel |
|---|---|---|
| Đối tượng thực hành | Văn bản, đoạn, bảng, trang, đối tượng | Ô, vùng dữ liệu, bảng tính, công thức, biểu đồ |
| Lỗi thường gặp | Chọn sai phạm vi hoặc định dạng chưa đúng | Sai tham chiếu, vùng dữ liệu hoặc kết quả tính |
| Cách kiểm tra | Đối chiếu đối tượng và thuộc tính được yêu cầu | Kiểm tra công thức, giá trị và vùng được áp dụng |
| Ví dụ sử dụng trong bài | Định dạng báo cáo và bảng sản phẩm | Tạo bảng tính thành tiền và sao chép công thức |
Những ví dụ dưới đây dùng để hướng dẫn phương pháp thực hành. Người học cần kiểm tra phạm vi kỹ năng của đúng bài thi Office 2019 hoặc Microsoft 365 Apps; không mặc định hai phiên bản có bộ đề giống nhau.
Nếu bạn mới bắt đầu học MOS và chưa biết nên chọn phiên bản nào, chuẩn bị tài liệu hoặc sắp xếp lộ trình học ra sao, hãy tham khảo hướng dẫn tự học MOS từ cơ bản trước khi áp dụng sáu phương pháp luyện Word và Excel dưới đây.
2. Cách 1: Chia kỹ năng thành nhóm nhỏ trước khi luyện
Nếu hôm nay vừa luyện bảng Word, vừa chuyển sang biểu đồ Excel rồi quay lại định dạng trang, bạn sẽ khó biết mình đang yếu phần nào. Hãy chọn một nhóm kỹ năng cụ thể cho mỗi lượt thực hành.
2.1. Chọn nhóm kỹ năng Word cần cải thiện
Với Word, bạn có thể bắt đầu từ một nhóm nhỏ như định dạng đoạn, tạo bảng hoặc chèn đối tượng. Trong từng nhóm, hãy chọn một vài yêu cầu có liên quan rồi thử làm trên cùng một tài liệu.
Ví dụ, nếu đang luyện bảng Word, buổi học có thể chỉ tập trung vào ba thao tác: tạo bảng, chọn hàng/cột và áp dụng định dạng. Khi tự làm được cả ba, bạn mới chuyển sang phần khác.
2.2. Chọn nhóm kỹ năng Excel cần cải thiện
Excel cũng nên được chia thành nhóm nhỏ. Nếu còn lúng túng với công thức, hãy ưu tiên nhập công thức, sao chép và kiểm tra tham chiếu trước khi chuyển sang các yêu cầu có nhiều bước xử lý hơn.
| Môn / Nhóm kỹ năng | Mục tiêu thực hành | Cách tự kiểm tra |
|---|---|---|
| Word – Định dạng đoạn | Căn chỉnh và giãn cách đoạn | Kiểm tra đúng đoạn và thuộc tính |
| Word – Bảng | Tạo bảng và định dạng hàng tiêu đề | Kiểm tra đủ cột, hàng và phạm vi định dạng |
| Excel – Công thức | Tính thành tiền và sao chép xuống các hàng | Đối chiếu kết quả và tham chiếu ô |
| Excel – Biểu đồ | Tạo biểu đồ từ vùng dữ liệu phù hợp | Kiểm tra nguồn dữ liệu và các thuộc tính được yêu cầu |
Bạn không cần cố hoàn thành tất cả nhóm kỹ năng trong một buổi. Một buổi học có mục tiêu rõ ràng, tự làm được và kiểm tra được kết quả thường hữu ích hơn việc chuyển liên tục giữa nhiều chủ đề.
3. Cách 2: Thực hành trực tiếp trên file Word và Excel
Xem hướng dẫn có thể giúp bạn hiểu vị trí và chức năng của công cụ. Nhưng để kiểm tra khả năng sử dụng, bạn cần mở file, tự thao tác và tạo ra kết quả.
3.1. Ví dụ thực hành trên tài liệu Word
Hãy chuẩn bị một báo cáo ngắn có tiêu đề, hai đoạn văn và một bảng sản phẩm. Đừng vội xem hướng dẫn cho từng bước. Trước tiên, hãy đọc những yêu cầu của bài thực hành sau.
- Định dạng tiêu đề báo cáo bằng chữ đậm.
- Căn chỉnh đoạn giới thiệu theo yêu cầu.
- Tạo bảng gồm ba cột: Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá.
- Áp dụng định dạng cho toàn bộ hàng tiêu đề bảng.
Kết quả cần có là một tài liệu được định dạng đúng phần văn bản và đúng phạm vi hàng trong bảng. Nếu chỉ một ô của hàng tiêu đề được định dạng, bạn vẫn chưa hoàn thành yêu cầu cuối cùng.
3.2. Ví dụ thực hành trên bảng tính Excel
Với Excel, hãy tạo bảng dữ liệu gồm Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. Giả sử Số lượng nằm ở cột B, Đơn giá ở cột C và Thành tiền ở cột D.
| Sản phẩm | Số lượng (B) | Đơn giá (C) | Thành tiền (D) |
|---|---|---|---|
| Sổ tay | 3 | 25.000 | 75.000 |
| Bút | 5 | 8.000 | 40.000 |
| Bìa hồ sơ | 2 | 18.000 | 36.000 |
Nếu dữ liệu bắt đầu tại hàng 2, bạn có thể dùng công thức sau tại ô D2 rồi sao chép xuống:
=B2*C2
Sau khi sao chép, hãy kiểm tra D3 và D4 có sử dụng đúng dữ liệu của từng hàng hay không. Đây là một cách luyện công thức cơ bản đồng thời giúp bạn làm quen với tham chiếu tương đối trong Excel.
Ưu tiên hai ảnh chụp màn hình do EDUSA tự thực hiện: một ảnh định dạng bảng Word và một ảnh bảng Excel đã nhập công thức. Có thể dùng ảnh trước và sau khi thực hành.
4. Cách 3: Đọc yêu cầu trước khi chọn công cụ
Nhiều lỗi không xuất phát từ việc không biết dùng Word hay Excel. Người học có thể biết công cụ, nhưng áp dụng sai đối tượng vì đọc chưa kỹ yêu cầu.
4.1. Xác định đối tượng cần chỉnh sửa trong Word
Với Word, hãy chú ý yêu cầu nói đến một ký tự, một đoạn văn, một hàng trong bảng hay toàn bộ tài liệu. Cùng là chức năng định dạng, nhưng chọn phạm vi khác nhau sẽ tạo ra kết quả khác nhau.
Định dạng hàng tiêu đề của bảng thành chữ đậm và có màu nền.
Đúng toàn bộ hàng tiêu đề đã được định dạng, không chỉ một ô riêng lẻ.
4.2. Xác định vùng dữ liệu và kết quả trong Excel
Trong Excel, cần xác định rõ ô nào chứa dữ liệu đầu vào, vùng nào cần xử lý và kết quả phải xuất hiện ở đâu. Đừng chỉ nhìn công thức mà bỏ qua vị trí tham chiếu.
Chẳng hạn, nếu cần nhân Thành tiền với một tỷ lệ cố định lưu tại ô H1, công thức minh họa tại E2 có thể là:
=D2*$H$1
Khi sao chép công thức xuống hàng khác,
tham chiếu D2 thay đổi theo hàng,
còn H1 được giữ cố định.
Đây là điểm người học cần hiểu,
thay vì chỉ nhớ rằng công thức có dấu
$.
Tôi phải chỉnh sửa đối tượng nào? Kết quả cuối cùng cần xuất hiện ở đâu? Làm xong, tôi kiểm tra bằng cách nào?
5. Cách 4: Tự làm lại bài khi đã đóng hướng dẫn
Sau khi xem giáo viên hoặc video thực hiện thao tác, hãy đóng hướng dẫn và thử làm lại từ đầu. Đây là cách đơn giản để kiểm tra bạn đã hiểu vấn đề hay mới chỉ quen với trình tự đang được hiển thị.
5.1. Tự thực hiện một yêu cầu Word tương tự
Nếu vừa luyện định dạng bảng trong báo cáo Word, hãy tạo một tài liệu khác với số dòng hoặc dữ liệu thay đổi. Sau đó tự tạo bảng, chọn đúng hàng tiêu đề và định dạng theo yêu cầu.
Bạn chỉ nên mở hướng dẫn lại khi thực sự không xác định được công cụ hoặc cách thao tác. Nếu phải xem lại, hãy ghi nhớ phần đang vướng rồi thử thêm một lần trên file mới.
5.2. Thay dữ liệu Excel để kiểm tra khả năng áp dụng
Với Excel, không nên chỉ thực hành trên đúng ba dòng dữ liệu ban đầu. Bạn có thể thay Số lượng, Đơn giá hoặc bổ sung một dòng sản phẩm mới, sau đó tự viết và sao chép công thức.
Xem và hiểu
Quan sát thao tác, xác định chức năng cần dùng.
Đóng hướng dẫn
Mở một file mới hoặc thay đổi dữ liệu đầu vào.
Tự thực hiện
Làm lại mà không nhìn từng bước giải.
Đối chiếu
Kiểm tra kết quả, ghi phần còn phải tra cứu.
Khi đã tự thực hiện được trên dữ liệu khác, bạn sẽ có thêm cơ sở để nhận biết kỹ năng đã vững hơn, thay vì chỉ nhớ một bài mẫu.
6. Cách 5: Kiểm tra kết quả sau từng thao tác
Hoàn thành thao tác chưa chắc đã đồng nghĩa với làm đúng. Sau mỗi yêu cầu, hãy dành thời gian đối chiếu kết quả với mục tiêu ban đầu.
6.1. Kiểm tra định dạng và cấu trúc tài liệu Word
Với Word, bạn nên kiểm tra ba yếu tố: đối tượng đã chọn, thuộc tính định dạng đã áp dụng và phạm vi được thay đổi. Một tài liệu nhìn có vẻ tương tự mẫu vẫn có thể thiếu yêu cầu hoặc định dạng nhầm đối tượng.
6.2. Kiểm tra công thức và dữ liệu trong Excel
Với Excel, hãy xem lại công thức trong các ô được yêu cầu và đối chiếu một vài kết quả bằng tính toán. Khi sao chép công thức, cần chú ý ô nào nên thay đổi và ô nào cần được giữ cố định.
| Việc kiểm tra | Word | Excel |
|---|---|---|
| Đúng đối tượng | Đã chọn đúng đoạn, bảng hoặc hàng | Đã chọn đúng ô và vùng dữ liệu |
| Đúng thao tác | Định dạng hoặc bố cục đúng yêu cầu | Hàm, công thức hoặc công cụ phù hợp |
| Đúng kết quả | Đối chiếu thuộc tính được yêu cầu | Đối chiếu kết quả tính và tham chiếu |
| Đủ yêu cầu | Không bỏ sót phần cần chỉnh sửa | Đã áp dụng tới đúng các ô cần thiết |
Không cần kiểm tra lại mọi thao tác theo cùng một cách. Nếu bài yêu cầu định dạng bảng Word, việc kiểm tra sẽ khác với bài yêu cầu sao chép công thức Excel. Hãy lựa chọn cách đối chiếu phù hợp với kết quả cần tạo.
7. Cách 6: Luyện lại đúng kỹ năng còn yếu
Khi gặp lỗi, bạn không cần lập tức học lại toàn bộ môn Word hoặc Excel. Hãy xác định loại thao tác còn yếu, sửa đúng vấn đề đó và thử một bài tương tự trước khi chuyển sang nội dung khác.
7.1. Các lỗi Word cần luyện lại
Với Word, lỗi thường liên quan đến phạm vi được chọn, thuộc tính định dạng hoặc việc bỏ sót một phần yêu cầu.
Ví dụ: Định dạng sai phạm vi bảng
Lỗi: yêu cầu định dạng cả hàng tiêu đề, nhưng bạn chỉ áp dụng cho một ô.
Cách luyện lại: tạo bảng mới, luyện chọn toàn bộ hàng, áp dụng định dạng rồi kiểm tra các ô đã thay đổi.
7.2. Các lỗi Excel cần luyện lại
Với Excel, hãy phân biệt lỗi do chọn sai vùng, lỗi công thức và lỗi kiểm tra kết quả. Mỗi loại cần một bài thực hành phù hợp thay vì chỉ sao chép lại lời giải.
Ví dụ: Công thức sai khi sao chép
Lỗi: công thức cho kết quả đúng ở hàng đầu, nhưng sai khi sao chép xuống hàng khác.
Cách luyện lại: xem tham chiếu nào phải thay đổi, tham chiếu nào cần cố định; sau đó thử trên bảng dữ liệu mới để tự kiểm tra.
Ở giai đoạn luyện kỹ năng, bạn có thể tập trung sửa một nhóm lỗi cụ thể. Khi đã tự thực hiện tương đối ổn định, hãy chuyển sang bài luyện tổng hợp để kiểm tra khả năng kết hợp các kỹ năng.
8. Khi nào nên chuyển sang luyện đề và thi thử MOS?
Sau khi áp dụng các phương pháp trên, bạn có thể xem lại mức độ tự thực hiện các nhóm kỹ năng của mình. Không cần đợi đến khi thuộc hết mọi công cụ mới thử bài tổng hợp, nhưng cũng không nên chuyển sang luyện đề khi gần như mọi thao tác vẫn phải nhìn hướng dẫn.
8.1. Dấu hiệu đã sẵn sàng luyện bài tổng hợp
Đọc được yêu cầu thực hành và biết kết quả cần tạo.
Có thể tự thao tác trên file mới mà không liên tục nhìn video.
Biết kiểm tra định dạng Word hoặc kết quả công thức Excel.
Nhận ra những kỹ năng còn yếu và có thể tự luyện lại.
Khi phần lớn những việc trên đã được thực hiện tương đối ổn định, bạn có thể chuyển sang bài thi thử MOS để kiểm tra khả năng xử lý nhiều yêu cầu liên tiếp. Điểm luyện và thi thử chỉ nên dùng để tham khảo mức độ chuẩn bị, không bảo đảm kết quả thi chính thức.
8.2. Nếu vẫn mắc lỗi, nên học tiếp như thế nào?
Nếu thường xuyên sai cùng một thao tác, hãy quay lại nhóm kỹ năng đó. Nếu không xác định được nguyên nhân dù đã xem lại hướng dẫn, bạn có thể chuẩn bị file đang làm, yêu cầu bài tập và kết quả chưa đúng để trao đổi với người có chuyên môn.
Tự luyện Word hoặc Excel nhưng vẫn chưa xác định được lỗi?
Bạn có thể tìm hiểu chương trình học MOS tại EDUSA để lựa chọn hình thức hỗ trợ phù hợp với lịch học và mục tiêu của mình. Hãy xem rõ nội dung, lịch học và chính sách trước khi đăng ký.
Hình ảnh học viên và chứng chỉ cần được xác minh, có quyền công khai phù hợp và che thông tin cá nhân khi cần. Kết quả từng học viên không đại diện cho kết quả của tất cả người học.
Câu hỏi thường gặp khi luyện MOS Word và Excel
Nên luyện MOS Word trước hay Excel trước?
Hãy ưu tiên môn bạn cần thi trước hoặc môn đang có thời hạn hoàn thành gần hơn. Nếu cần cả hai, bạn nên đánh giá nền tảng Word và Excel của mình để sắp xếp thời gian phù hợp, không có thứ tự bắt buộc cho tất cả mọi người.
Chưa quen công thức Excel có thể tự luyện MOS Excel không?
Có thể bắt đầu từ các thao tác nền như nhập dữ liệu, tham chiếu ô, viết công thức đơn giản và kiểm tra kết quả. Khi đã thực hiện được, bạn mới nên chuyển sang những nhóm kỹ năng phức tạp hơn.
Có cần học thuộc toàn bộ phím tắt khi luyện MOS Word và Excel không?
Không cần học thuộc toàn bộ phím tắt. Bạn nên hiểu công cụ và thao tác đúng yêu cầu trước. Những phím tắt quen thuộc có thể hỗ trợ tốc độ làm việc, nhưng không thay thế việc hiểu kết quả cần tạo.
MOS Office 2019 và Microsoft 365 Apps có dùng chung tài liệu luyện không?
Một số kỹ năng có thể tương đồng, nhưng không nên mặc định mọi tài liệu hoặc Task dùng chung được. Hãy đối chiếu mã bài thi, phiên bản phần mềm và phạm vi kỹ năng trước khi luyện.
Khi nào nên chuyển từ luyện kỹ năng sang thi thử MOS?
Khi có thể tự thực hiện tương đối ổn định các nhóm kỹ năng chính, biết kiểm tra kết quả và ít phụ thuộc hướng dẫn, bạn có thể làm bài tổng hợp hoặc thi thử để đánh giá thêm.
Luyện đúng thao tác hôm nay, tự tin hơn khi làm bài tiếp theo
Bạn không nhất thiết phải học hết nhiều bộ tài liệu trong một lần. Hãy chọn một nhóm kỹ năng Word hoặc Excel, tự thực hành trên file, kiểm tra kết quả và luyện lại những thao tác chưa chắc. Khi đã làm được tương đối độc lập, bài thi thử sẽ giúp bạn biết mình cần cải thiện điều gì tiếp theo.
Để lại thông tin cần tư vấn