File Excel quản lý kho là công cụ kiểm soát xuất nhập tồn hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng. Tuy nhiên, vẫn còn khá nhiều người chưa biết cách sử dụng do ít thành thạo về Excel, không quen thuộc các thuật toán. Nhận thấy được điều này, EDUSA xin giới thiệu một số mẫu file Excel quản lý kho và các lưu ý để kiểm soát tốt nhất.
1. Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
Cách tạo file Excel quản lý kho hàng dùng để thay thế phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, file Excel quản lý kho cần có đầy đủ những số liệu cần thiết cho việc tính toán và trích xuất báo cáo như: bảng số liệu và mẫu phiếu nhập kho, xuất kho.
Cụ thể:
- File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, chứng từ, ngày. Cụ thể bao gồm:
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất nhập, tồn kho, chứng từ, diễn giải.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, xuất nhập tồn, số lượng, giá tiền.
- File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hóa, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
2. Các lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng Excel hiệu quả
Quản lý vật tư bằng file Excel nhập xuất tồn hàng hóa không những giúp kiểm soát hàng tồn tốt nhất mà còn tiết kiệm chi phí sử dụng và đầu tư phần mềm. Để sử dụng file Excel quản lý kho hiệu quả, chủ shop cần chú ý những vấn đề sau.
2.1 Thiết kế file quản lý kho bằng Excel phù hợp với ngành hàng
Tùy vào đặc tính sản phẩm và tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý kho phù hợp. Điều này góp phần giúp lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng, đồng thời dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu.
2.2 Có kiến thức cơ bản về Excel để xử lý lỗi
Để sử dụng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel dễ dàng đòi hỏi người dùng phải có nền tảng nhất định về công cụ này. Bởi các hàm và phép tính trong Excel tương đối phức tạp, có thể gây khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác. Dưới đây là một số kiến thức cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng Excel:
- Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu.
- Các thao tác để xử lý tập tin.
- Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính.
- Sử dụng các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,…
- Vlookup là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho bằng Excel
Xem thêm: Cách chuyển dấu chấm phẩy trong Excel
3. Các rủi ro khi dùng Excel quản lý kho
Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được xem là một giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, file này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người dùng.
3.1 File Excel quản lý xuất nhập tồn kho cần nhập thủ công, dễ sai, tốn nhiều thời gian
File Excel quản lý kho hay đòi hỏi nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập liệu nhầm lẫn kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng và kho.
Vì thế, để chắc chắn các thông tin nhập vào file Excel quản lý kho là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian. Hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, cách thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào, gây lãng phí tiền của doanh nghiệp.
3.2 File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, dễ mất
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho một cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel chưa có tính năng phân quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh, không phục hồi được.
Ngoài ra, không ít trường hợp máy tính gặp sự cố, đứng máy, tắt máy đột ngột khi file chưa được lưu hoặc người dùng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất mà chủ shop cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến một cá nhân cụ thể nào.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu
3.3 File quản lý hàng tồn kho bằng Excel dễ bị nhầm lẫn khâu quản lý công nợ
Khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng 1 file Excel quản lý kho sản xuất, khả năng cao sẽ gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng quen thuộc của nhiều người dùng Excel, vô tình gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
3.4 File Excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật số liệu real-time (liên tục) với các phòng ban khác
File quản lý hàng tồn kho bằng Excel không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet nên không thể đồng bộ số liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần kiểm kê mới có thể báo cáo số lượng chính xác với phòng ban khác. Chính vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ vô tình gây ra nhiều bất tiện.
3.5 Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh
Khi quản lý kho hàng bằng Excel, chủ shop không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem một số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem là một nhược điểm lớn của công cụ Excel.
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA
- Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
- Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
- Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ tin học về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.
5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA
- Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
- Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ tin học ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.
5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA
- Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
- Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Lời kết
Nhìn chung, sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng hỗ trợ các bạn trong việc quản xuất nhập tồn hiệu quả hơn. Nếu bạn quan tâm đến các khóa học Excel chất lượng tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé
Để lại thông tin cần tư vấn