Làm thế nào để thiết kế bảng Excel quản lý kho đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng? Trong bài viết dưới đây EDUSA sẽ cung cấp một số thông tin về cách lập bảng Excel quản lý kho dễ hiểu nhất. Bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Thông tin bắt buộc trong bảng Excel quản lý kho
Tệp Excel quản lý hàng tồn kho bao gồm dữ liệu chi tiết để hỗ trợ việc quản lý xuất nhập hàng ngày. Cấu trúc của file Excel quản lý kho sẽ bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin tóm tắt về công ty: Thông tin chung, thời gian báo cáo;
- Nhập dữ liệu: Tên & mã nguyên vật liệu, ngày ghi sổ, nhà cung cấp, chứng từ, v.v…
- Danh mục: Tên và mã nguyên liệu, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp, địa chỉ…;
- Mã số kho: Tên vật tư, mã vật tư, nhà cung cấp, mô tả chi tiết, thông tin xuất nhập, thời gian ghi sổ, chứng từ, v.v.;
- Phân loại chứng từ, số lượng hàng hóa ra vào, số lượng hàng tồn kho
- Thông tin đầu vào: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hàng hóa…;
- Hình thức luân chuyển hàng tồn kho: Tên hàng hóa, đơn vị đo lường, thông tin vật tư, mã hàng, quy cách, số lượng hàng hóa xuất khẩu tính theo hóa đơn, đơn giá, số lượng, ghi chú…;
- Hạch toán hàng tồn kho: Số lượng chứng từ, mô tả, số lượng hàng hóa trong kỳ, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, thời gian chứng từ, v.v.
Đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay, việc thực hiện quy trình quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác bằng cách cập nhật đầy đủ và liên tục những thay đổi trong kho. Một file quản lý thường sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Trang chủ: tên hạng mục, tên file, người yêu cầu, người phê duyệt;
- Báo cáo: Số thứ tự, tên, tần suất, số lượng;
- Phát hành chứng từ: Số thứ tự, ngày phát hành, đơn vị tính, tổng số lượng, thời gian, số lượng chứng từ, thông tin tài xế, số xe;
- Danh sách xe: Số xe, trọng lượng, chủng loại, liên hệ, ghi chú.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
2. Cách tạo bảng Excel quản lý kho
EDUSA sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel chuẩn nhất chỉ với 3 bước đơn giản. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể thêm hoặc bớt bảng thông tin cho phù hợp.
- Bước 1: Tạo một tệp Excel hoàn toàn mới
- Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới với tên lần lượt là Home, Category, Import, Export, Report.
- Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu phù hợp cho từng sheet được tạo. Thông tin cụ thể như sau:
3. Các yếu tố cần có trong bảng Excel quản lý kho
Sheet HOME: Thông tin giống như file Excel nêu trên
Sheet CATEGORY: Bảng này bao gồm các thông tin chung của các mặt hàng như sau: tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường,… Khi tìm kiếm mã mặt hàng sẽ tự động hiển thị các thông tin còn lại.
Sheet IMPORT: Nhập các thông tin: Đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền. Ngoài ra có thể nhập thêm các thông tin sau: Mã & địa chỉ nhà cung cấp, số voucher, số điện thoại, ghi chú bổ sung.
Sheet EXPORT: Nhập đầy đủ các thông tin gồm: Thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ, các ghi chú khác.
Sheet REPORT: Cột này phải chứa tất cả thông tin tùy thuộc vào loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:
- Báo cáo xuất nhập: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng vào ra, số lượng tồn cuối kỳ.
- Báo cáo bán hàng: Tên hàng, số lượng hàng bán, doanh thu
- Quản lý kho chuyên nghiệp File Excel: báo cáo bán hàng từng kỳ, thông tin lãi lỗ từng mặt hàng, số lượng tồn kho hiện tại và tối thiểu, cảnh báo hết hàng.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
4. Công thức trong bảng Excel quản lý kho đơn giản
Bạn phải hiểu căn bản về Excel nếu muốn sử dụng file Excel để quản lý kho dễ dàng. EDUSA ẽ giới thiệu một số công thức Excel cơ bản để các bạn luôn biết cách xử lý dữ liệu một cách nhanh nhất.
| Công thức | Công thức chi tiết | Sử dụng |
| SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Để tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên |
| SUMIF | =SUM(A2:A9,”>10″) | Để tạo hàm tổng hợp có điều kiện |
| SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Để tính tổng giá trị hàng hóa |
| CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Để gộp nội dung các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 |
| AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Để tính giá trị trung bình từ các ô dữ liệu A2 đến A20 |
| COUNT | =COUNT(B1:B10) | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 |
| COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,”>9″) | Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện |
5. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Lời kết
Bài viết trên là toàn bộ thông tin về bảng Excel quản lý kho đơn giản mà EDUSA muốn chia sẻ cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn