Quản lý hồ sơ là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ bằng Excel được xem là ứng dụng dùng để lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả và khoa học. Trong bài viết này, EDUSA sẽ chia sẻ cách dùng file Excel quản lý hồ sơ miễn phí để bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, cũng như tránh những rủi ro thiếu sót hồ sơ của doanh nghiệp nhé!
1. Các bước thực hiện trên file Excel quản lý hồ sơ miễn phí
Bước 1: Xây dựng nhóm đối tượng cần quản lý
Khi quản lý hồ sơ, chúng ta làm việc với nhiều đối tượng như cơ quan ban hành hồ sơ, đối tác ký kết hợp đồng, các phòng ban, nhân viên,… Do đó, chúng ta cần đảm bảo rằng, các đối tượng đó không bị trùng lặp, không mắc lỗi nhập liệu.
Bước 2: Mở cửa sổ quản lý hồ sơ trên 1 sheet
Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hồ sơ nào thì sẽ ghi sổ cho văn bản đó. Tùy theo yêu cầu quản lý mà chúng ta xác định yêu cầu tiêu đề và dữ liệu trong bảng.
Nên sử dụng lệnh Data Validation để thiết lập điều kiện nhập vào sổ, tránh sai sót nhập liệu, quản lý dữ liệu chính xác hơn
Bước 3: Xây dựng mã văn thư
Mã văn thư do bộ phận hành chính quy định. Và để thống nhất được nội dung nên xây dựng công thức mã văn thư tự động trong sổ quản lý.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
2. Ưu điểm khi sử dụng file Excel quản lý hồ sơ miễn phí
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng file Excel quản lý hồ sơ miễn phí, bao gồm:
- Dễ sử dụng: Excel là một phần mềm đơn giản và phổ biến, dễ dùng cho mọi người. Việc sử dụng file Excel để quản lý hồ sơ không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về phần mềm.
- Tiết kiệm thời gian: File Excel cho phép bạn tổ chức thông tin và dữ liệu một cách dễ dàng. Việc nhập liệu, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
- Tùy chỉnh: File Excel cho phép bạn tùy chỉnh các trường thông tin theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể thêm, xóa hoặc thay đổi các cột và hàng để phù hợp với hồ sơ của bạn.
- Dễ sao lưu và chia sẻ: File Excel có thể được sao lưu và chia sẻ một cách dễ dàng qua email, USB hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập và chia sẻ hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.
- Phân loại và thống kê: Excel cung cấp nhiều công cụ phân loại và thống kê dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp, lọc, và tính toán các thông tin để tạo ra các báo cáo và biểu đồ dễ hiểu.
- Đa năng: Bạn có thể sử dụng file Excel để quản lý hồ sơ của mọi loại, bao gồm cả thông tin cá nhân, thành viên gia đình, thông tin công việc hoặc hồ sơ khách hàng và các dự án.
- Miễn phí: Excel hầu hết được cung cấp miễn phí trên máy tính cá nhân và điều này giúp tiết kiệm chi phí so với việc mua phần mềm quản lý hồ sơ.
Tuy nhiên, khi sử dụng file Excel quản lý hồ sơ miễn phí, cần lưu ý rằng nó có thể có một số hạn chế, bao gồm giới hạn về kích thước tập tin và khả năng xử lý dữ liệu, cũng như khả năng chia sẻ và làm việc đồng thời với nhiều người dùng.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
3. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Trên đây là các thông tin liên quan đến file Excel quản lý hồ sơ miễn phí. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn biết cách sử dụng nó hiệu quả. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn