File Excel quản lý dự án là một trong những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng để theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án. Với những tính năng hữu ích, bảng tính Excel là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý điều hành dự án một cách trơn tru, nâng cao năng suất cho đội nhóm. Bài viết của EDUSA dưới đây sẽ cung cấp đến bạn cách quản lý dự án bằng Excel hiệu quả cùng những mẫu file Excel quản lý dự án chi tiết, mới nhất.

File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp cho mọi loại dự án
File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp cho mọi loại dự án

1. Những lợi ích của file Excel quản lý dự án

Quản lý dự án bằng Excel là hoạt động kiểm soát tình trạng, chi phí, nguồn lực của các đầu công việc được thực hiện trên bảng tính Excel, qua đó giúp cho chất lượng công việc dự án được đảm bảo và hoàn thành đúng tiến độ đề ra.

Quản lý dự án là một trong những công tác quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, chất lượng dự án. Bởi vậy quy trình từ khâu lập kế hoạch cho đến giai đoạn cuối cùng của dự án đòi hỏi sự khoa học và tính chính xác tuyệt đối nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp. Vậy nên Excel được các nhà quản trị sử dụng như một công cụ hữu hiệu để triển khai quy trình quản lý dự án hiệu quả. 

Quản lý dự án bằng Excel giúp doanh nghiệp:

  • Lập kế hoạch dự án một cách khoa học với đầy đủ các trường dữ liệu, thông tin cần thiết về thời gian, chi phí, tiến độ, nguồn lực dự án.
  • Tạo quy trình làm việc thống nhất cho nhóm dự án, mọi thành viên sẽ được phân công công việc cùng thời gian hoàn thành trên một file duy nhất.
  • Thống kế, tính toán các yếu tố như % thực hiện, khối lượng công việc, chi phí cho dự án bằng cách cài đặt các hàm trong Excel.
  • Theo dõi tiến độ dự án bằng Excel hiệu quả, bám sát quá trình thực hiện dự án một cách xuyên suốt.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu  

2. Cách lập file Excel quản lý dự án 

2.1 Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết

Để xây dựng được tranh tính quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, bài bản thì trước hết nhà quản trị cần tập hợp được những dữ liệu cần thiết liên quan đến dự án. Hãy lập một bảng bao gồm các hạng mục sau:

  • Đầu công việc
  • Ngày bắt đầu
  • Ngày kết thúc
  • Thời gian thực hiện
  • Người phụ trách
  • Trạng thái
  • Chi phí
  • Nguyên vật liệu

2.2 Bước 2. Xây dựng biểu đồ

Sau khi đã có những dữ liệu cần thiết, người chịu trách nhiệm quản lý dự án sẽ tiến hành xây dựng các biểu đồ trực quan để thuận tiện trong việc theo dõi, đánh giá tình hình của dự án. 

Tùy vào mục đích theo dõi, đánh giá sẽ có những loại biểu đồ khác nhau, trong đó loại biểu đồ phổ biến nhất được sử dụng để quản lý tiến độ dự án bằng Excel là Gantt Chart.

Bên cạnh đó, các loại biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường cũng được ứng dụng phổ biến trong việc lập báo cáo chi phí, hiệu suất của dự án.

Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất     

2.3 Bước 3. Thiết lập các hàm tính toán

Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê các chỉ số, bạn có thể thiết lập các hàm tính toán trong Excel. Một số hàm thông dụng dùng để quản lý theo dõi dự án là: 

  • Hàm WORKDAY – Tính thời gian hoàn thành công việc
  • Hàm NETWORKDAYS – Tính số ngày làm việc
  • Hàm COUNTIF – Tính số lượng các đầu công việc

2.4 Bước 4. Theo dõi và đánh giá

Sau khi đã có một file Excel quản lý dự án hoàn chỉnh, nhiệm vụ còn lại của bạn là theo dõi và liên tục cập nhật tiến độ công việc. Căn cứ vào các dữ liệu kế hoạch và thực tế trong file theo dõi tiến độ dự án bằng Excel, nhà quản lý hoàn toàn có thể đánh giá được tình hình thực hiện của dự án, biết được các công việc có đang đảm bảo đúng tiến độ hay không. 

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu

3. Mẫu file Excel quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả

Vì việc xây dựng một file kế hoạch dự án từ đầu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực nên hiện nay các nhà quản lý thường ưa chuộng sử dụng các  template excel quản lý dự án. Các mẫu file Excel quản lý dự án cho phép người dùng nhập những dữ liệu vào bảng tính được cấu hình sẵn và tùy chỉnh cho phù hợp với tính chất, yêu cầu của mỗi dự án.

3.1 Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel

Dạng Gantt chart: Gantt chart là mô hình phổ biến nhất được ứng dụng trong quản lý dự án từ đơn giản cho tới chuyên nghiệp. Biểu đồ Gantt giúp người dùng theo dõi một cách trực quan tiến độ của dự án theo thời gian. Sử dụng Gantt chart trong quản lý dự án bằng Excel sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin về các đầu công việc cũng như thời gian thực hiện một cách dễ dàng.

Dạng Timeline: Với dạng Timeline, các đầu công việc cùng các dấu mốc quan trọng sẽ được biểu diễn trên một đường thẳng duy nhất, giúp nhà quản lý dễ dàng bám sát tiến độ dự án theo dòng thời gian.

3.2 File Excel quản lý chi phí dự án

Chi phí là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu trong quản lý dự án. File Excel quản lý chi phí dự án dưới đây sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền của dự án, nắm rõ các nguồn thu, chi một cách hiệu quả.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản

3.3 Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án

Mẫu quản lý khối lượng hạng mục công việc theo dự án cho phép người dùng cập nhật khối lượng hạng mục công việc theo bình quân % hoàn thành của các công việc, từ đó dễ dàng định lượng được phần công việc còn lại phải thực hiện.

3.4 Mẫu quản lý hiệu suất dự án

Mẫu quản lý hiệu suất dự án cung cấp cho nhà quản lý các chỉ số đo lường hiệu quả như: 

  • Chỉ số hiệu suất chi phí
  • Chỉ số hiệu suất tiến độ
  • Ước tính tổng chi phí dự kiến
  • Ước tính chi phí bổ sung

Xem thêm: Các phím tắt copy công thức đơn giản nhất

4. Quản lý dự án bằng Excel có còn hiệu quả với doanh nghiệp thời 4.0?

Công nghệ phát triển đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngày càng có thêm nhiều lựa chọn để quản lý, theo dõi tiến độ dự án. Tuy nhiên nhiều CEO và nhà quản trị vẫn tin dùng trang tính Excel để quản lý dự án bởi sự thuận tiện, hữu ích trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. 

Vậy nhưng Excel có phải là giải pháp tối ưu nhất cho bài toán quản trị dự án doanh nghiệp? Hãy cùng có một góc nhìn khách quan về công cụ này thông qua bảng đánh giá sau:

Quản lý dự án bằng Excel

Ưu điểm

Hạn chế

  • Sử dụng miễn phí, giúp Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí quản lý
  • Các hàm tính toán đa dạng hỗ trợ tốt trong việc thống kê dữ liệu, theo dõi các chỉ số và lập báo cáo
  • Các tính năng giúp sắp xếp và lọc dữ liệu theo trường hiệu quả
  • Hỗ trợ xây dựng bảng biểu, biểu đồ trực quan giúp kiểm soát và đánh giá tiến độ dự án dễ dàng
  • Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng
  • Không được tự động hóa trong các thao tác, từ việc nhập dữ liệu cho đến xác lập hàm, tạo biểu đồ đều được thực hiện hoàn toàn thủ công, mất rất nhiều thời gian
  • Các tính năng hỗ trợ theo dõi tiến độ còn hạn chế, không bám sát thời gian thực, phải cập nhật nhiều lần liên tục, dẫn đến bị động, chậm trễ trong công việc
  • Không có tính năng ủy quyền, giao việc, không có sự tương tác giữa các thành viên trong dự án
  • Các mẫu báo cáo tiến độ chưa đa dạng, chủ yếu sử dụng bằng biểu đồ Gantt
  • File dữ liệu lớn, nặng, gây khó khăn trong việc lưu trữ

Từ bảng trên có thể thấy rằng Excel là một công cụ hữu hiệu trong việc hỗ trợ quản trị dự án, phù hợp với những dự án đơn giản với quy mô nhỏ. Tuy nhiên, với những dự án có quy mô lớn và tính chất phức tạp thì các tính năng của Excel lại không đủ để phủ rộng, đào sâu hết các khía cạnh của dự án, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý. Bởi vì bản chất Excel là một phần mềm bảng tính chứ không phải một chương trình được chuyên biệt hóa để quản lý dự án công việc. 

Xem thêm: Công thức tính số ngày trong Excel nhanh nhất

5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

  • Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
  • Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
  • Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
  • Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
  • Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
  • Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

Trung tâm dạy Excel uy tín - EDUSA
Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?

Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.

6.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?

Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.

6.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?

Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.

7. Lời kết

Bài viết trên đây của EDUSA đã cung cấp cho các bạn cách dùng file Excel quản lý dự án hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn áp dụng được trong công việc của mình. Chúc bạn thành công!

Để lại thông tin cần tư vấn

Form tư vấn trên bài viết