Các công thức Excel văn phòng mà bạn không thể bỏ qua

Excel là một công cụ tuyệt vời đối với dân văn phòng. Đặc biệt nếu biết cách vận dụng tốt các tính năng của nó thì bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy! Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được các công thức Excel văn phòng đó. Vì vậy, EDUSA sẽ tổng hợp lại hết tất cả các công thức Excel văn phòng thông dụng và những mẹo để giải quyết công việc qua Excel một cách nhanh chóng.

1. Các công thức Excel văn phòng để tính toán

1.1 Hàm Sum

Sum là cú pháp hàm tính tổng trong excel để thêm, trừ hoặc lấy tổng số nội dung số của các ô cụ thể . Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng hàm tổng trong excel.

= SUM (X: X)

Hàm được sử dụng phổ biến nhất để cộng, trừ, bội hoặc chia giá trị trong các ô. 

1.2 Hàm SUMIF

SUMIF là một công thức cơ bản trong excel được sử dụng để cộng các giá trị lại với nhau trên một phạm vi ô. Hàm SUM cơ bản thêm các giá trị trong một phạm vi ô, bất kể giá trị là gì. Với SUMIF, người dùng có thể xác định các tiêu chí cụ thể phải được đáp ứng cho các giá trị trong phạm vi ô được đưa vào quy trình bổ sung.

= SUMIF (X: X, “*” X: X)

Chỉ thực hiện chức năng SUM công thức cơ bản trong excel nếu có một giá trị được chỉ định trong các ô được chọn đầu tiên.

1.3 Hàm AVERAGE

AVERAGE được gọi là hàm tính trung bình trong excel là tổng của một chuỗi các số, chia cho tổng số lượng. Ví dụ: giả sử chúng ta có dãy số sau: 1, 2, 3, 4, 1, 2 và 3 . Tổng của các số này là 16 , 16 chia cho 7 là 2,28 . Do đó, 2,28 là trung bình của những con số này.

= AVERAGE (X: X)

Hiển thị số lượng trung bình giữa các ô. Ví dụ: nếu bạn muốn lấy trung bình cho các ô từ A1 đến A30, bạn sẽ gõ: = AVERAGE (A1: A30) .

1.4 Hàm COUNT

Sử dụng hàm Counta hoặc Counta () , bạn có thể đếm số lượng ô trong một phạm vi có chứa văn bản và không trống

= COUNT (X: X)

Xem thêm: Cách định dạng trang tính Excel chi tiết nhất

2. Các công thức Excel văn phòng xét ngày tháng

2.1 Hàm Date

Công thức hàm Date trong Excel được ký hiệu = DATE (year,month,day). Công thức này sẽ trả về một ngày tương ứng với các giá trị được nhập trong ngoặc đơn – ngay cả các giá trị được gọi từ các ô khác.

Với:

• Year: chỉ năm. Excel diễn giải đối số năm theo hệ thống ngày được thiết lập trên máy tính của bạn.
• Month: chỉ tháng. Một số nguyên đại diện cho tháng trong năm, từ tháng 1 đến tháng 12.
• Day: chỉ ngày. Một số nguyên dương ứng với ngày trong tháng

2.2 Hàm Now để xem ngày giờ hiện tại

Bạn muốn xem ngày giờ hiện tại bất cứ khi nào thì dùng hàm NOW = NOW() vào ô nơi bạn muốn xem.  Hàm now không nhận bất kỳ đối số nào vì vậy đừng đặt bất cứ thứ gì vào giữa các dấu ngoặc.

• NOW () Ngày và thời gian hiện tại
• NOW() -0.5 Về 12 giò trước
• NOW()+7 Đến 7 ngày trong tương lai
• NOW()-2.25 Về 2 ngày và 6 giờ trước.

3. Các công thức Excel văn phòng dùng để tìm kiếm

HLOOKUP và VLOOKUP là các hàm công thức cơ bản trong excel cho phép bạn sử dụng một phần trong bảng tính của mình làm bảng tra cứu .

Khi hàm VLOOKUP được gọi, Excel sẽ tìm kiếm giá trị tra cứu ở cột ngoài cùng bên trái của một phần trong bảng tính của bạn được gọi là mảng bảng. Hàm trả về một giá trị khác trong cùng một hàng, được xác định bởi số chỉ mục cột.

3.1 Công thức Vlookup trong Excel

= VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup)

Với:

• Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
• Col_index_Num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính từ trái qua phải).
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.
• Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
• Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản

3.2 Công thức HLOOKUP trong Excel

HLOOKUP tương tự như VLOOKUP, nhưng nó tìm kiếm một hàng thay vì một cột và kết quả được bù lại bằng một số chỉ mục hàng. Chữ V trong VLOOKUP là viết tắt của tìm kiếm dọc (trong một cột ), trong khi chữ H trong HLOOKUP là viết tắt của tìm kiếm theo chiều ngang (trong một hàng đơn ).

= HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Với:

• Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
• Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).
• Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.

“+ 0”: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp.
“+ 1”: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).

4. Một số thủ thuật thông dụng

4.1 Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access

Trong Excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar”. Công cụ này dùng để thêm thao tác, giúp truy cập các chức năng của Excel một cách nhanh chóng.

Để thực hiện, trước tiên bạn ấn vào mũi tên hướng xuống trên thanh Toolbar

• Chọn More Commands… để thêm chức năng
• Chọn New để mở file mới
• Chọn Open để mở một file đã có sẵn
• Chọn Quick Print để in nhanh
• Chọn Print Preview để hiển thị trước khi in

Nếu chọn More Commands.. hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện, lúc này bạn có thể chọn thêm các tính năng mở rộng để tiết kiệm thời gian thực hiện các thao tác dài dòng mà bạn không muốn bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào Add or remove sau đó nhấn OK.

4.2 Thêm một đường chéo trong một cell (ô)

Để tạo đường chéo cho ô, bạn thực hiện các bước: Chọn ô cần tạo đường chéo và nhấn chuột phải vào ô đó => chọn Format Cell => nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút có hình đường chéo.

4.3 Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím

Để thực hiện thêm/bớt dòng/cột, bạn thực hiện các bước:

• Bước 1: Chọn một hay nhiều dòng/cột muốn thêm/bớt
  • Chọn dòng: đưa trỏ chuột đến một vị trí bất kỳ trên dòng đó > nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách
  • Chọn cột: đưa trỏ chuột đến một vị trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách
• Bước 2: Để thêm hay bớt một hay nhiều dòng/cột:
  • Thêm dòng /cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
  • Bớt dòng/cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + –

Bạn có thể chọn nhiều dòng hoặc cột 1 lúc bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột.

4.4 Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

• Bước 1: Chọn cột dữ liệu => Di chuyển chuột đến vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.
• Bước 2:
  • Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.
  • Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo.

4.5 Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

• Bước 1: Chọn vùng ô trống muốn xóa => Bật chức năng lọc Filter trong Excel => Ấn vào mũi tên hướng xuống => bỏ chọn Select All và chọn phần Blank.
• Bước 2: Bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện > nhấn chuột phải chọn Delete Rows.
• Bước 3: Nhấn nút bỏ lọc. 

Xem thêm: Học Excel văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc của bạn 

5. Các phím tắt thần kỳ trong Excel

• Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”
• Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”
• Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”
• Di chuyển con trỏ nhanh với “Ctrl + mũi tên”
• Bôi đen một vùng dữ liệu liền kề với “CTR + Shift + mũi tên”
• Di chuyển giữa các Sheet bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”
• Di chuyển giữa các Workbook bằng “Crtl + Shift + Tab”
• Ẩn hiện thanh ribbon với “Ctrl + F1”
• hiển thị Paste Special với “Ctrl + Alt + V”
• Di chuyển tới ô A1 bằng tổ hợp phím “Ctrl + Home”
• Hiển thị kết quả tiếp theo của việc tìm kiếm với Shift F4
• Go to special với Ctrl + G và Alt + S
• Tạo một dòng mới trong Excel với Alt + Enter
• Chèn ngày hiện tại với Ctrl + ;
• Chèn giờ hiện tại với Ctrl + Shift + :
• Quét công thức, sao chép dữ liệu xuống bằng Ctrl + D
• Định dạng mọi thứ trong Excel với Ctrl + 1
• Các kiểu định dạng Formart Cells với Ctrl + Shift + ….
• Lặp lại thao tác cùng phím F4
• Ẩn cột (column) với Ctrl + )
• Ẩn và hiển thị dòng (row) với Ctrl + (
• Tạo một biểu đồ ở Sheet (bảng tính) mới với F11
• Hiển thị trước khi in với Ctrl + F2
• Lưu với tên khác cùng F12
• Bật tính năng giúp đỡ của Excel với F1
• Mở danh sách xổ xuống bằng Alt + mũi tên xuống
• Di chuyển màn hình với Alt + Pg Dn, Alt + Pg Up
• Di chuyển tới ô đầu tiên của 1 dòng bằng phím home
• Kích hoạt chế độ chọn dữ liệu với Shift + F8
• Chọn đến cuối vùng dữ liệu liền kề với Ctrl + Shift + mũi tên
• Chọn dữ liệu sang trái, phải một màn hình với Alt + Shift + Pg Up, Pg Dn
• Mở rộng vùng chọn đến ô đầu tiên của hàng với Shift + Home

6. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA

Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:

• EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
• Lộ trình học rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?

Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.

7.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

7.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100%  bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

8. Kết luận

Như vậy, EDUSA đã cho bạn biết các công thức Excel văn phòng mà bạn không thể bỏ qua để giúp bạn nắm trọn Excel, giải quyết công việc tiện lợi và nhanh chóng. Hy vọng tất cả những kiến thức này sẽ có ích với bạn trong công việc cũng như học tập. Chúc bạn áp dụng thành công nhé!