Microsoft Excel được biết đến là một phần mềm hỗ trợ xử lý số liệu, phân tích dữ liệu và thậm chí là cả lập trình được phát triển bởi Microsoft. Trong bài viết này, EDUSA sẽ giúp bạn tự học các hàm Excel cơ bản hiệu quả nhờ hướng dẫn từng bước từ giai đoạn ban đầu.
1. Sơ lược về phần mềm Microsoft Excel
Khi sử dụng Excel, bạn có thể lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống trong các ô, dòng và cột. Đồng thời, phần mềm này còn cung cấp một loạt các công cụ cho việc tính toán, xử lý và phân tích dữ liệu, bao gồm cả hàm, công thức và các loại biểu đồ.
1.1 Một số chức năng chính của Excel
Các chức năng chính của Excel bao gồm: quản lý dữ liệu, tạo biểu đồ, sử dụng công thức và hàm, lập trình VBA, phân tích dữ liệu (với Pivot Tables và Power Pivot) và nhiều hơn nữa. Bằng cách học Excel cơ bản, bạn sẽ nắm bắt được những kỹ năng cần thiết để sử dụng hiệu quả những chức năng này.
1.2 Cách sử dụng các hàm Excel cơ bản
Có thể nhận thấy, công thức và hàm là trái tim của Excel hỗ trợ người dùng tính toán và phân tích dữ liệu hiệu quả. Để sử dụng chúng, bạn bắt đầu bằng dấu bằng (=), sau đó nhập tên hàm (như SUM, AVERAGE, VLOOKUP) hoặc công thức bạn muốn sử dụng. Đừng quên đóng ngoặc sau khi nhập các tham số cho hàm.
Xem thêm: Các công thức Excel được sử dụng trong quản lý kho
2. Các hàm Excel cơ bản mà bạn cần biết
2.1 Hàm SUMIF trong Excel
Hàm SUMIF trong Excel là một trong những hàm Excel cơ bản, hàm tính toán thường được dùng trong Excel. Để tính tổng trong Excel chúng ta sẽ dùng đến hàm SUM, nếu muốn thêm 1 điều kiện nhất định cho hàm tính tổng đó sẽ dùng hàm SUMIF.
Cú pháp hàm SUMIF: =SUMIF(range,criteria,[sum_range])
Cú pháp hàm SUMIF có các đối số sau đây:
- Range (Bắt buộc): Phạm vi ô bạn muốn được đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua. Phạm vi được chọn có thể chứa các ngày ở định dạng Excel tiêu chuẩn (ví dụ bên dưới).
- Criteria (Bắt buộc): Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào. Ký tự đại diện có thể được bao gồm-dấu chấm hỏi (?) để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào, dấu hoa thị (*) để khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào. Nếu bạn muốn tìm một dấu chấm hỏi hay dấu sao thực sự, hãy gõ dấu ngã (~) trước ký tự.
- sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).
- Sum_range phải có cùng kích cỡ và hình dạng theo phạm vi. Nếu không, hiệu suất có thể bị, và công thức sẽ tính tổng phạm vi ô bắt đầu với ô đầu tiên trong sum_range nhưng có cùng kích thước như phạm vi.
2.2 Hàm VLOOKUP trong Excel
Hàm này là hàm dò tìm dữ liệu trong Excel. Ta sử dụng hàm nay khi tìm một giá trị nào đó, thông qua một giá trị khác. Nói 1 cách dễ hiểu hơn, khi có 1 giá trị tra cứu, chúng ta có thể thông qua nó để dò thông tin nào đó từ một mảng dữ liệu khác.
Cú pháp hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong công thức này, chúng ta có các tham số và ý nghĩa như sau:
| Lookup_value | Giá trị bạn muốn tra cứu. Giá trị bạn muốn tìm kiếm phải nằm trong cột đầu tiên của phạm vi ô mà bạn chỉ định trong đối số table_array.
Lookup_value có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một ô. |
| Table_array | Phạm vi các ô mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm cho lookup_value và giá trị trả về. Bạn có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên hoặc bảng và bạn có thể dùng tên trong đối số thay vì tham chiếu ô.Cột đầu tiên trong phạm vi ô phải chứa lookup_value. Phạm vi ô cũng cần bao gồm giá trị trả về bạn muốn tìm. |
| Col_index_num | Số cột (bắt đầu bằng 1 cho cột ngoài cùng bên trái của table_array) có chứa giá trị trả về. |
| Range_Lookup | Một giá trị lô-gic sẽ xác định xem bạn muốn hàm VLOOKUP tìm kết quả khớp tương đối hay kết quả khớp chính xác:
– Kết hợp gần đúng – 1/True giả định cột đầu tiên trong bảng được sắp xếp thành số hoặc số thứ tự, sau đó sẽ tìm kiếm giá trị gần nhất. Đây sẽ là cách thức mặc định nếu bạn không xác định cách thức nào khác. – Kết hợp chính xác – 0/ các tìm kiếm false cho giá trị chính xác trong cột đầu tiên. |
Xem thêm: Cách định dạng trang tính Excel chi tiết nhất
2.3 Hàm COUNTIF trong Excel
Hàm Countif là một trong các hàm thống kê, để đếm số lượng ô đáp ứng một tiêu chí; Ví dụ như để đếm số lần một thành phố nhất định xuất hiện trong danh sách khách hàng, đếm số lượng tài khoản lặp lại, hay đến số người cùng tên…
Cú pháp hàm COUNTIF: =COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- Range: Vùng điều kiện mà ta muốn đếm, muốn thống kê.
- Criteria: Điều kiện hay tiêu chí mà ta muốn lấy kết quả
2.4 Hàm IF trong Excel
Hàm IF là một trong những hàm thông dụng và tiện ích nhất trong Excel, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic giữa một giá trị với giá trị bạn mong muốn. Một câu lệnh IF khi thực hiện sẽ có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True (đúng), kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False (sai).
Cú pháp hàm IF trong Excel: =IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
Trong đó:
- Logical_test là điều kiện kiểm tra;
- Value_if_true là giá trị nếu điều kiện đúng;
- Value_if_false là giá trị nếu điều kiện sai.
2.5 Hàm INDEX trong Excel
Hàm INDEX trong Excel là một Function (chức năng) được sử dụng nhằm mục đích trả về một ô tham chiếu trong một mảng hoặc một dải nhất định. Nói cách khác, bạn sử dụng INDEX khi bạn biết (hoặc có thể tính toán) vị trí của một phần tử trong dải (bảng tính Excel) và bạn muốn nhận giá trị thực của phần tử đó.
Cú pháp cơ bản của hàm INDEX: =INDEX(array;row_num;[column_num])
Trong công thức này:
- array: vùng ô hoặc một hàng số mảng nào đó;
- row_num: chọn hàng trong mảng từ đó trả về một giá trị;
- column: chọn cột trong mảng từ đó trả về một giá trị.
Xem thêm: Bí kíp học Excel cơ bản đến nâng cao hiệu quả nhất
3. Nên học Excel ở đâu uy tín?
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
4. Câu hỏi thường gặp
4.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
4.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
4.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
5. Kết luận
Với những kiến thức cơ bản trên, EDUSA tin rằng bạn đã sẵn sàng để bắt đầu học các hàm Excel cơ bản một cách hiệu quả. Hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn sơ lược hơn về công cụ phổ biến này, nếu có bất kì thắc mắc nào liên quan đến quá trình tự học Excel thì hãy liên hệ với EDUSA để được giải đáp sớm nhất.
