Công thức Excel Pivot table là một trong những công thức hữu dụng và mạnh mẽ nhất của Excel dùng để tổng hợp, cho phép người dùng trích lọc, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ bảng dữ liệu lớn dễ dàng và nhanh chóng. Sau đây hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về công thức này nhé.
1. Pivot table là gì?
Pivot Table là một tính năng trong các phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, Google Sheets, hay Apple Numbers, cho phép người dùng tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó cho phép người dùng thay đổi cách hiển thị dữ liệu, sắp xếp lại các giá trị, thêm bớt các chi tiết và tính toán tổng hợp các giá trị dữ liệu.
Pivot Table thường được sử dụng để phân tích dữ liệu trong các bảng tính lớn, giúp người dùng tìm kiếm các thông tin quan trọng và hiểu rõ hơn về dữ liệu đang xử lý. Các ứng dụng của Pivot Table có thể đa dạng, từ phân tích tài chính, định lượng doanh số, đánh giá kết quả kinh doanh đến phân tích dữ liệu về khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tuy nhiên, để sử dụng Pivot Table một cách hiệu quả, người dùng cần có kiến thức về cách thực hiện tạo và sử dụng Pivot Table, cũng như các lưu ý và kinh nghiệm khi sử dụng tính năng này.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất
2. Các tính năng và lợi ích của Pivot Table
Pivot Table là một công cụ hữu ích giúp người dùng quản lý và phân tích dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Các tính năng và lợi ích của Pivot Table bao gồm:
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhanh chóng: Pivot Table cho phép người dùng thực hiện các phép tính toán và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
- Khả năng lọc và sắp xếp dữ liệu linh hoạt: Người dùng có thể lọc và sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau để tìm kiếm các thông tin quan trọng, từ đó đưa ra các quyết định và kế hoạch phù hợp.
- Cập nhật dữ liệu tự động và dễ dàng: Pivot Table có tính năng tự động cập nhật dữ liệu khi có sự thay đổi, người dùng chỉ cần làm mới bảng Pivot Table để dữ liệu được cập nhật và hiển thị chính xác.
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh cao: Pivot Table cho phép người dùng tùy chỉnh các hiển thị dữ liệu, thêm bớt các chi tiết và tính toán tổng hợp các giá trị dữ liệu theo nhu cầu sử dụng.
- Khả năng phân tích dữ liệu chi tiết: Pivot Table cho phép người dùng phân tích dữ liệu chi tiết đến mức độ cao, từ đó tìm ra các mẫu và xu hướng trong dữ liệu, đưa ra những quyết định và hành động phù hợp.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
3. Các lưu ý khi sử dụng công thức Excel Pivot Table
Khi sử dụng Pivot Table, người dùng cần lưu ý những điểm sau:
- Chuẩn bị dữ liệu: Trước khi tạo Pivot Table, người dùng cần chắc chắn rằng dữ liệu đã được sắp xếp và định dạng đúng cách để Pivot Table có thể hiển thị chính xác.
- Lựa chọn đúng loại Pivot Table: Trong các phần mềm bảng tính, có nhiều loại Pivot Table khác nhau, người dùng cần lựa chọn loại phù hợp với nhu cầu sử dụng và dữ liệu đang xử lý.
- Tạo các nhóm dữ liệu: Pivot Table cho phép người dùng tạo các nhóm dữ liệu để phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Người dùng cần sử dụng tính năng này một cách linh hoạt để tạo ra các nhóm dữ liệu phù hợp với mục đích sử dụng.
- Sử dụng các tính năng tổng hợp dữ liệu: Pivot Table có nhiều tính năng tổng hợp dữ liệu như tính toán trung bình, tổng, phần trăm, … Người dùng cần sử dụng các tính năng này một cách chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng.
- Lưu ý đến định dạng và hiển thị dữ liệu: Pivot Table cho phép người dùng tùy chỉnh định dạng và hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý đến việc không nên quá tùy chỉnh khiến cho Pivot Table trở nên khó đọc và hiểu.
- Cập nhật dữ liệu định kỳ: Pivot Table cần được cập nhật dữ liệu định kỳ để đảm bảo dữ liệu được hiển thị chính xác và phù hợp với thực tế.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
4. Hướng dẫn sử dụng công thức Excel Pivot Table cơ bản
- Đầu tiên, bạn cần có bảng dữ liệu. Bạn chọn toàn bộ dữ liệu từ B3:G15, sau đó nhấp vào biểu tượng PivotTable.
- Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel.
- Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi nhóm sản phẩm, thì bạn làm theo các bước
- Kéo cột Nhóm SP vào vùng Row Labels
- Kéo cột Tháng vào vùng Column Labels
- Kéo cột Số Tiền vào vùng Values area
- Kéo cột Khu Vực vào vùng Report Filter
5. Hướng dẫn sử dụng công thức Excel Pivot table nâng cao
5.1 Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivot table
Slicer là một công cụ mới xuất hiện từ Excel 2010 cung cấp các nút mà bạn có thể bấm vào để lọc dữ liệu bảng hoặc dữ liệu PivotTable. Ngoài việc lọc nhanh, slicer còn thể hiện trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn dễ dàng hiểu nội dung chính xác được hiển thị trong PivotTable đã lọc.
- Để có thể kích hoạt chức năng này, bạn có thể làm như sau:
Bước 1: Chọn 1 PivotTable bạn muốn áp dụng => chọn thẻ Insert của thanh Ribbon => Chọn Slicer. - Bước 2: Từ đây, bạn có thể chọn 1 trường mà bạn muốn thể hiện các dữ liệu để tiến hành filter sau này. Bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều trường cùng một lúc.
Xem thêm: Cách chuyển dấu chấm phẩy trong Excel
5.2 Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong pivot table
Calculated Field là một chức năng vô cùng hay khác của PivotTable. Nó giúp bạn có thể thực hiện tính toán những số liệu khác dựa vào các trường mà bạn đã có sẵn. Ví dụ, nếu bạn có trường Ngày công và Lương, thay vì bạn kéo thành 2 cột Ngày công và Lương trong PivotTable để rồi sau đó tính toán bằng tay theo kiểu =Lương*Ngày công, bạn có thể sử dụng Calculated Field để trực tiếp tạo một field mới theo đúng công thức mà bạn cần.
- Bạn có thể thực hiện bằng cách chọn vào PivotTable, sau đó chọn thẻ Options trên thanh Ribbon => chọn Fields, Items & Sets => Calculated Field.
- Một hộp thoại sẽ hiện lên và bạn gõ tên field cùng công thức tương ứng => chọn OK.
Ưu điểm của cách làm này chính là việc bạn tạo mới được 1 field và nó sẽ cùng với bạn tạo nên những báo cáo tùy chỉnh kéo thả. Bởi vì, nếu bạn tính toán bằng tay dựa trên công thức ở ngoài PivotTable, khi PivotTable bạn thay đổi khi kéo thả, chắc chắn công thức tay này sẽ không còn đúng nữa.
Ngoài ra, một số vấn đề khác cũng cần lưu ý như bẫy Average trong PivotTable mà bạn sẽ dễ mắc phải nếu không sử dụng Calculated Field này.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
6. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học MOS Excel offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học MOS Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học MOS Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học MOS Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Lời kết
Trên đây là cách dùng công thức Excel Pivot Table từ cơ bản đến nâng cao mà EDUSA chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn có thắc mắc về các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn