Cách dùng Excel quản lý vận tải đơn giản, tiết kiệm

Đối với những đơn vị kinh doanh, các cửa hàng bán lẻ hay những doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều vốn đầu tư, việc dùng Excel quản lý vận tải được lựa chọn như một hình thức kiểm soát các vấn đề về hàng hóa một cách đơn giản và tiết kiệm nhất. Vậy quản lý vận tải bằng Excel gồm những tác vụ gì? Mời bạn đọc tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây của EDUSA nhé.

1. Vai trò của bản Excel quản lý vận tải 

• Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, có thể nói phần mềm Excel không còn xa lạ đối với những ai có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng. Việc áp dụng phần mềm Excel trong các công tác kiểm soát, kiểm tra hay chỉ đơn giản là liệt kê, báo cáo đã trở nên quen thuộc không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà cả các đơn vị như trường học, bệnh viện… 
• Với những cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, sử dụng Excel quản lý vận tải, giao nhận, kiểm tra đơn hàng vừa tiết kiệm được chi phí vừa tận dụng được nguồn lực có sẵn. Bởi hiện nay phần lớn nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp đều có những kiến thức cơ bản trong sử dụng phần mềm tin học văn phòng. 
• Với hoạt động vận tải của các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên là vô cùng cần thiết. Với các thiết bị, nguyên vật liệu nhập về cần được báo cáo và ghi chú đầy đủ trong Excel.
• Cùng với đó, các chi phí trong vận tải: xăng xe, chi phí bảo dưỡng… chất lượng vận chuyển cũng có thể được ghi chú để lập bảng so sánh, đánh giá trong các buổi họp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm được những phương án quản lý vận tải tối ưu hơn, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như giảm bớt các chi phí phát sinh nhưng vẫn giữ được chất lượng của các sản phẩm, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng

2. Hướng dẫn dùng Excel quản lý vận tải 

• Với bất kỳ nghiệp vụ quản lý nào cũng vậy, việc xây dựng và có những biểu mẫu, bảng biểu có sẵn là vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp các công việc về sau khoa học và có trình tự hơn. Trong phần tiếp theo của bài viết hãy cùng tìm hiểu xem có những cách xây dựng mẫu Excel quản lý vận tải nào nhé. 
• Những phòng ban quản lý hoạt động logistics và vận tải của doanh nghiệp thường sẽ chịu trách nhiệm phụ trách xây dựng mẫu Excel và đệ trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Việc quản lý vận tải thông qua file Excel sẽ cần người lập mẫu nắm bắt được dạng của mẫu Excel để từ đó điền những nội dung cơ bản, xây dựng công thức tính toán cũng như lập các biểu mẫu kèm theo nếu cần thiết.
• Người chịu trách nhiệm quản lý và lập mẫu Excel vận tải trong doanh nghiệp phải có kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong Excel, đặc biệt là nắm rõ các hàm tính toán tự động để khi áp dụng biểu mẫu hoặc khi in mẫu Excel thành văn bản phục vụ báo cáo người đọc sẽ hiểu và dễ hình dung. 
• Mỗi doanh nghiệp với một loại hình kinh doanh và quy mô riêng sẽ có đặc điểm và đặc trưng khác nhau trong quy trình quản lý vận tải. Do đó, người nhân viên phải hiểu về đặc điểm của doanh nghiệp mình và tiến hành phân tích hoạt động vận tải của công ty song song với sử dụng bảng Excel quản lý vận tải. 

Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay

3. Những điểm cần chú ý khi quản lý vận tải bằng Excel 

• Một trong những điểm điểm cần lưu ý lớn nhất nằm ở việc phân bố các file Excel sao cho khoa học và sử dụng đúng mục đích. Với những doanh nghiệp có hoạt động vận tải phức tạp, các file Excel nếu không được quản lý kỹ sẽ dẫn đến việc nhầm lẫn và ảnh hưởng đến các hoạt động khác như kế toán, kiểm kê sổ sách, hàng hóa. 
• Việc quản lý vận tải bằng Excel phải được kết hợp với các phương pháp khác: sử dụng sổ quản lý, sử dụng các Google Sheets để quản lý online cho kịp thời, đúng lúc. Những nội dung, hạng mục trong file Excel quản lý vận tải cũng phải được thường xuyên theo dõi và kịp thời chỉnh sửa theo đúng nhu cầu và thực tế kinh doanh của công ty. Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc các cửa hàng, người chịu quản lý phần mềm Excel phải thường xuyên rà soát, đối chiếu số liệu trong bảng Excel và tình hình thực tế để kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh. 

Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản

4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA

EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.

Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.

Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:

• Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
• Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:

• Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
• Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. 
• Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?

Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.

6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không? 

Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ. 

6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7. Lời kết

Vậy là với những chia sẻ trong bài viết trên, EDUSA mong bạn đọc đã có những kiến thức về cách dùng Excel quản lý vận tải và có thể vận dụng trong công việc. Nếu bạn thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.