Nhiều doanh nghiệp quản lý tài liệu bằng Excel, dùng Excel để báo cáo, phân tích và lưu trữ dữ liệu,… Vậy làm thế nào dùng file Excel quản lý tài liệu hiệu quả nhất thông qua công cụ quen thuộc này? Cùng khám phá ngay trong bài viết dưới đây của EDUSA nhé.
1. Phân loại văn bản có thể quản lý bằng Excel
Để quản lý tài liệu bằng Excel chúng ta cần tiến hành thao tác phân loại để đảm bảo chất lượng tài liệu đầu vào. Thông thường, có 3 loại văn bản hành chính như sau:
- Văn bản nội bộ: gồm phần lớn các hồ sơ, giấy tờ và tất cả các tài liệu nội bộ dành cho các đối tượng trong doanh nghiệp
- Văn bản đi: các hồ sơ, tài liệu văn bản được gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Văn bản đến: chứa các hồ sơ, tài liệu, văn bản do các đối tượng hay tổ chức bên ngoài gửi đến
Việc sử dụng Excel trong quản lý tài liệu giúp nhiều doanh nghiệp Việt trong các khâu:
- Soạn thảo và tiến hành ban hành văn bản
- Công tác ký kết, đóng dấu và lưu chuyển, bàn giao lại văn bản
- Bảo quản, lưu trữ, sao lưu văn bản
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
2. Hướng dẫn các bước dùng file Excel quản lý tài liệu
Để có thể quản lý tài liệu bằng Excel, doanh nghiệp cần tham khảo ngay bí kíp gồm 4 bước đơn giản:
2.1 Bước 1: Xác định quy trình quản lý tài liệu bằng Excel
Quy trình chính là cốt lõi giúp quá trình quản lý tài liệu tối ưu hơn. Tạo lập quy trình là bước khởi đầu quan trọng giúp nâng cao năng lực quản lý tài liệu.
Một sơ đồ quản lý tài liệu chi tiết, dễ hiểu và khoa học chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp xác định dễ dàng tình trạng từng văn bản. Nhân viên dễ dàng phát hiện vấn đề và giải quyết nhanh chóng.
2.2 Bước 2: Phân loại, tạo danh mục hồ sơ, tài liệu
Việc quản lý tài liệu bằng Excel muốn hiệu quả cần phân loại tốt, tạo danh mục khoa học. Trong đó, tác vụ thống kê, phân loại tài liệu cần được chú trọng. Thống kê càng chi tiết, danh mục càng tránh bị trùng lặp và dễ dàng tìm kiếm khi phát sinh nhu cầu.
Việc tạo lập danh mục có thể dựa vào những yếu tố:
- Theo loại văn bản với các mục tài liệu nhỏ như: báo cáo, nghị quyết thông báo, công văn, quyết định,…
- Tình trạng xử lý văn bản: chưa xử lý, đã xử lý, đang xử lý, đã được lưu trữ.
- Bộ phận phụ trách chính: Hành chính, Nhân sự, Kế toán hay kinh doanh.
Có một danh mục tài liệu khoa học sẽ giúp tối ưu tác vụ quản lý: tìm kiếm dễ dàng hơn, cập nhật nhanh hơn và truy xuất tốt hơn
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
2.3 Bước 3: Tạo file quản lý hồ sơ, tài liệu
Để quản lý tài liệu bằng Excel hiệu quả, doanh nghiệp thường tạo các file quản lý thông minh trên từng sheet riêng biệt.
Tại đây, doanh nghiệp có thể kê khai các khoản chi tiêu và đặt tiêu đề cho từng cột trong bảng sao cho phù hợp với mục tiêu quản lý. Một số tính năng trong Excel như Data Validation và Conditional formatting chính là những trợ thủ đắc lực trong tác vụ này:
- Data Validation: Tính năng này giúp tạo ra các danh sách tự chọn khoa học bao gồm loại văn bản, tình trạng xử lý văn bản, nơi nhận, nơi lưu trữ cũng như bộ phận xử lý. Trong đó, việc tiến hành nhập dữ liệu sẽ đảm bảo tính chính xác trong quản lý
- Conditional formatting: Tính năng này giúp theo dõi tình trạng văn bản để tự động thông báo tới người dùng các công văn cần xử lý gấp chính xác, nhanh chóng.
2.4 Bước 4: Tạo công thức tính mã hồ sơ, tài liệu
Trong quá trình quản lý tài liệu bằng Excel hiệu quả doanh nghiệp cần có sự đồng bộ trong hồ sơ quản lý. Nhờ có Excel tác vụ này sẽ được đơn giản hóa nhờ các công thức tự động thông minh. Hàm VLOOKUP hay COUNTIF để đếm số lượng văn bản xuất hiện và tham chiếu mã tương ứng. Mỗi loại hồ sơ, tài liệu theo đó sẽ tự động có mã văn thư riêng.
Việc ghép chuỗi các công thức sẽ giúp mỗi nhân viên tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình quản lý tài liệu.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
3. Những hạn chế khi dùng file Excel quản lý tài liệu
3.1 Giới hạn dung lượng, thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Từ Excel 2010, mỗi một worksheet có sức chứa tới 1.048.576 hàng. Tuy nhiên trong thời đại bùng nổ dữ liệu, dự án đổ về càng nhiều, hồ sơ tài liệu hợp đồng phát sinh càng lớn. Do đó, việc quản lý tài liệu bằng Excel là một trở ngại.
Nhân viên phải tạo các sheet thủ công, nhập liệu cần mẫn hàng nghìn, hàng chục nghìn dòng. Chưa kể khi quy mô nhân sự lớn dần, số dự án tăng lên thì trong vòng 5 năm, 10 năm quản lý tài liệu bằng Excel không phải là giải pháp khả thi.
Đa số doanh nghiệp khi quản lý tài liệu bằng Excel đều khẳng định họ từng mất dữ liệu nhiều lần vì sự cố nguồn điện hay máy tính bị lỗi, nhiễm virus.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
3.2 Dễ sai sót khi nhập tay dữ liệu, dữ liệu bị lỗi
Nếu bạn cho rằng sai sót nhỏ chẳng đáng là gì thì đừng quên gã khổng lồ tài chính JPMorgan Chase từng mất khoảng 6,5 tỷ USD giao dịch chỉ vì một lỗi sao chép và dán trên bảng tính.
Quản lý tài liệu bằng Excel nghĩa là mọi thao tác của nhân viên từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… tài liệu đều được thực hiện thủ công. Vì vậy, rủi ro liên quan đến nhập sai dữ liệu cực kỳ lớn. Chỉ cần một nhầm lẫn nhỏ sẽ gây ra hậu quả lớn nếu không được điều chỉnh kịp thời.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
3.3 Khả năng báo cáo, phân tích hạn chế
Toàn bộ dữ liệu sẽ đi thẳng vào thùng rác nếu chúng ta không có khả năng báo cáo và phân tích. Nhờ phân tích dữ liệu ta sẽ thu thập được thông tin hữu ích giúp cải thiện khả năng tăng trưởng và kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi quản lý tài liệu bằng Excel ta dễ bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng mà dữ liệu cung cấp. Phần mềm này thiếu đi khả năng hiển thị dữ liệu cùng các báo cáo trực quan qua biểu đồ, đồ thị. Việc làm mới dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn khi người dùng phải thao tác thủ công. Dữ liệu cần cập nhật càng lớn thì thời gian nhập càng lâu dẫn đến không tối ưu.
Khi cần cập nhật thêm mới thông tin, người dùng cần đối chiếu, nhập liệu thủ công, dễ gây ra sai sót nếu số lượng dữ liệu thống kê quá lớn.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất
3.4 Tài liệu không được bảo mật tuyệt đối
Ngay cả khi bạn thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào bảng tính của mình, hacker vẫn dễ dàng đi vào file tài liệu. Để quản lý tài liệu bằng Excel, ta cần chấp nhận một hiện thực rằng kho lưu trữ của mình sẽ luôn tồn tại nhiều lỗ hổng dữ liệu dễ xâm nhập.
Khi quá nhiều người dùng sở hữu cùng một file việc xóa nhầm, sửa dữ liệu tùy tiện,… đều sẽ làm hỏng toàn bộ dữ liệu hiện có. Việc kiểm soát bảo mật trên Excel là lỗ hổng lớn cần được cải thiện.
Xem thêm: Công thức Excel bị lỗi formula và cách khắc phục
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Tóm lại, cách dùng file Excel quản lý tài liệu là một giải pháp phù hợp với những đơn vị sở hữu lượng tài liệu khiêm tốn và tần suất sử dụng tài liệu thấp. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn