Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta luôn phải đối mặt với nhiều công việc và nhiệm vụ khác nhau. Để đảm bảo công việc được tổ chức một cách hiệu quả, Excel quản lý công việc đã trở thành một công cụ hữu ích và phổ biến. Với nhiều tính năng linh hoạt và dễ sử dụng, Excel mang lại lợi ích đáng kể cho việc quản lý công việc cá nhân hay cả nhóm. Các bạn hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm về file này nhé.
1. Lợi ích của file Excel quản lý công việc
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng Excel quản lý công việc là khả năng tổ chức công việc một cách cụ thể và chi tiết.
- Đầu tiên, với Excel, bạn có thể tạo một bảng danh sách công việc, ghi chú và thời hạn hoàn thành. Bạn có thể phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, hoặc theo từng giai đoạn khác nhau. Điều này giúp bạn biết được công việc nào cần được ưu tiên và nắm bắt được tiến độ của từng công việc.
- Thứ hai, Excel cung cấp khả năng theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng. Bằng cách sử dụng các công thức tính toán và định dạng điều kiện, bạn có thể tạo ra biểu đồ, biểu đồ Gantt và báo cáo tiến độ. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và phân bổ thời gian hiệu quả.
Ngoài ra, Excel còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của mình. Bạn có thể tạo các bảng phân tích thống kê, diagram Pareto để xác định nguyên nhân gây chậm tiến độ hoặc xác định công việc mất nhiều thời gian nhất. Nhờ đó, bạn có thể tối ưu hóa công việc và đưa ra các giải pháp cải tiến.
Sử dụng Excel quản lý công việc không chỉ giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả mà còn nâng cao năng suất làm việc. Với tính năng tự động tính toán, bạn có thể dễ dàng tính toán thời gian, tiền công và các chỉ số quan trọng khác. Bằng cách sử dụng các công thức và hàm tính toán, bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng của mình.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel DATE đơn giản nhất
2. Bảng quản lý tiến độ công việc bằng Excel là gì?
Bảng theo dõi, quản lý tiến độ công việc bằng excel là nơi bạn sẽ ghi chú lại tất cả những việc phải làm trong một dự án và một khoảng thời gian nhất định. Cách làm này sẽ giúp bạn theo sát được công việc, thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra và còn có thể giúp người quản lý hiểu rõ hơn và có thể can thiệp bổ sung hợp lý.
Việc theo dõi công việc bằng Excel sẽ giúp:
- Người quản lý có thể phân chia được thời gian, công việc, nhân lực một cách hợp lý. Khi có những việc phát sinh ngoài ý muốn cần thêm thời gian hoặc nhân sự, bạn có thể điều chỉnh thời gian, nhân sự để có thể đảm bảo công việc đúng tiến độ.
- Người quản lý dễ dàng quản lý nắm bắt được tiến độ công việc: Những công việc chưa hoàn thành, những công việc đã hoàn thành, thời gian hoàn thành,… mọi thứ đều có thể dễ dàng kiểm soát hơn nếu có bảng excel để theo dõi công việc.
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
3. Những điều cần lưu ý những gì khi dùng Excel quản lý công việc
- Khi lập ra bản kế hoạch công việc, bạn cần đưa ra được các công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng như cách thực hiện.
- Thêm vào đó, bạn cần phải đưa ra những chi tiết liên quan đến công việc để tiện cho quá trình theo dõi, quan sát công việc đó. Bạn càng đưa được nhiều những yếu tố thì bạn càng dễ dàng theo dõi công việc và khi có những thay đổi có thể điều chỉnh lại dễ dàng.
- Đồng thời bạn cũng nên đưa ra cả những lời đánh giá vào trong bảng. Điều này sẽ giúp cho những nhà quản lý dựa vào đó đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, xếp loại và đánh giá nhân viên.
Đây là những điều cần nhớ để quản lý công việc bằng Excel đạt hiệu quả:
- Lập ra danh sách các công việc cần làm.
- Lập ra danh sách các công việc sẽ làm.
- Đặc mục tiêu cho công việc đó.
- Đưa ra thông tin chi tiết liên quan đến công việc.
- Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc giúp quản lý công việc tốt hơn.
- Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc.
- Sắp xếp công việc đúng thời điểm.
- Chỉ rõ những thành viên sẽ đảm nhận công việc.
- Đưa những đánh giá nếu cần thiết.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
4. Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
4.1 Mẫu Excel quản lý theo dòng thời gian – Timeline template
- Dường như chúng ta đã quá lệ thuộc vào những công cụ và thiết bị như giấy dán để tạo ra những danh sách công việc dài thượt mà quên đi sự quan trọng của việc lên kế hoạch và làm việc theo một thời gian biểu rõ ràng.
- Mẫu Excel quản lý theo dòng thời gian – Timeline template sẽ giúp cung cấp cái nhìn tổng quát về những quy trình hoạt động và mốc thời gian hoàn thành nhất định cho từng công đoạn, từng công việc. Nhờ đó mà bạn có thể dễ dàng tập trung vào những thứ quan trọng nhất tại một thời điểm.
Ví dụ: Khi sử dụng mẫu Excel này thì trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các giai đoạn và hạng mục quan trọng trong dự án.
Việc xây dựng quy trình làm việc theo dòng thời gian trên Excel giúp nhóm có thể theo sát quá trình thực hiện một cách xuyên suốt. Các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được công việc và nhiệm vụ của mình. Từ đó tập trung vào việc hoàn thành công việc.
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
4.2 Mẫu Excel theo biểu đồ Gantt – Gantt Chart template
- Biểu đồ Gantt là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện.
- Sơ đồ Gantt sẽ phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau và rất dễ xây dựng.
- Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính với các mốc thời gian và công việc chi tiết cho nhóm thực hiện dự án. Nhà quản lý có thể đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án sau đó theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian quan trọng. Tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng, các hạng mục quan trọng của dự án vào biểu đồ, để các thành viên trong nhóm biết được mình cần phải làm gì, cần tập trung cho công việc gì, trong khoảng thời gian nào.
Để mang lại hiệu quả tốt nhất, trưởng nhóm dự án nên tạo một biểu đồ thời gian chung và chia sẻ đến các thành viên trong nhóm.
4.3 Mẫu Excel theo danh sách việc cần làm – To-do list template
Một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án chính là To-do list template. To-do list nói đơn giản là một danh sách bạn và các thành viên trong nhóm cần hoàn thành, thường được sắp xếp dựa theo mức độ ưu tiên.
Nó giúp bạn và các thành viên trong team nhớ những việc mình cần làm và ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng. Đây là một phương pháp giúp quản lý công việc vô cùng hiệu quả.
Bảng danh sách việc cần làm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi kết hợp với biểu đồ Gantt.
Trưởng nhóm cần dựa trên năng lực của nhân viên cũng như tình hình dự án để có thể phân bổ công việc một cách hợp lý.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
5. Những khó khăn khi quản lý công việc bằng Excel
- Người dùng phải thông tạo Excel: Để có được một bảng trang tính excel quản lý tiến độ công việc khoa học và dễ sử dụng thì đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều kỹ năng sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao.
- Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn: Đa số người dùng Excel đều đã từng bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, vì sự cố nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, nhiễm virus,… Ngoài ra, nếu bạn cần một file Excel cho mỗi dự án, và mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi tiến độ, con số file bạn cần lưu trong máy một năm là 36. Việc lưu trữ chúng trong máy tính không phải là giải pháp lâu dài.
- Bị động, chậm trễ: Trong quá trình thực hiện công việc thì kết quả công việc liên tục cập nhập và phải qua một hoặc nhiều các trung gian mới có thể cập nhập trong bảng file quản lý tiến độ công việc tổng được.
- Chỉ định lại hoặc phân phối lại khối lượng công việc có nghĩa là bạn phải định dạng lại toàn bộ trang tính.
- Không có cập nhật thời gian thực hoặc theo dõi tiến độ; tất cả phải được cập nhật theo cách thủ công.
Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm Excel IFS vô cùng dễ hiểu
6. Nên học Excel ở đâu uy tín?
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?
Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.
7.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
8. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết về mẫu Excel quản lý công việc. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn