Cách dùng công thức Excel tính giờ làm thêm hay còn cách gọi khác là cách tính OT là kiến thức cơ bản với người sử dụng Excel. Tuy nhiên với những ai mới đi làm tại các cơ quan thường lúng túng khi dữ liệu xuất chấm công để tính thời gian làm thêm bằng Excel có phần gặp khó khăn. Sau đây, hãy cùng EDUSA tìm hiểu về công thức Excel tính giờ làm thêm qua bài viết này nhé.

Cách sử dụng công thức Excel tính giờ làm thêm dễ hiểu
Cách sử dụng công thức Excel tính giờ làm thêm dễ hiểu

1. Yêu cầu của việc chấm công theo ca và làm thêm giờ

Những doanh nghiệp áp dụng làm việc theo ca thường là doanh nghiệp làm trong ngành sản xuất, dịch vụ. Đặc điểm là:

  • Trong 1 ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc. Mỗi ca làm 8 tiếng.
  • Các nhân viên có thể luân chuyển các ca làm thoải mái theo tuần, tháng.
  • Trong mỗi ca lại có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó.
  • Một ngày chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính làm thêm giờ

Do vậy mỗi người trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được:

  • Làm việc vào ngày nào trong tháng
  • Trong ngày đó làm ca nào, làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca
  • Trong ca đó làm thêm bao nhiêu giờ
  • Tổng số giờ làm việc chính thức
  • Tổng số giờ làm thêm (tăng ca)
  • Ngoài yếu tố giờ làm, còn phải xác định được các yếu tố: nghỉ phép, nghỉ không phép, nghỉ chế độ…

Xem thêm: Cách làm trang tính Excel online trên máy tính

2. Hướng dẫn dùng công thức Excel tính giờ làm thêm

Trong ví dụ của bài viết này, EDUSA sẽ lấy dữ liệu của 3 nhân viên làm việc thêm trong vòng 1 tuần, với giờ vào tính là 8h:0:0 và giờ ra là 17h:0:0. Trong bài viết hướng dẫn tính thời gian làm thêm bằng Excel, chúng ta sẽ tính thời gian làm thêm theo phút và được hiển thị theo từng ngày.

  • Giờ làm công ty là 7h -17h, tức nếu hơn 17h sẽ tính là thời gian làm thêm.
  • Lưu ý là thời gian trong bài viết được đặt về chuẩn hiển thị của Việt Nam.
  • Các giá trị giờ hiển thị theo 24 giờ trên Excel cũng như trên máy tính.

Các bước thực hiện

Bước 1: Trước tiên để tính thời gian làm thêm bằng Excel chúng ta sẽ cần đến một vài hàm mà EDUSA sẽ liệt kê sau đây:

  • Hàm IF: Hàm điều kiện.
  • Hàm TIME: Hàm sử dụng các giá trị thời gian, trong đó có cả HOUR.
  • Hàm ROUND: Đây là hàm làm tròn các giá trị tùy theo cách bạn đặt.

=> Để tính thời gian làm thêm bằng Excel hãy nhập vào cột G ô đầu tiên với dòng lệnh sau: =IF(HOUR(F5)>=17,ROUND((F5-TIME(17,0,0))*24*60,0),0)

Giải thích:

  • HOUR(F5)>=17, đặt giá trị Cột F vị trí thứ 5 (F5) với hàm HOUR >=17 tức là nếu thời gian ra lớn hơn 17 sẽ được tính là thời gian làm thêm.
  • ROUND((F5-TIME(17,0,0))), Sử dụng hàm Round ở ngoài để làm tròn, ở trong chúng ta sẽ áp đặt công thức cột F5 trừ đi thời gian là 17h:0:0 sẽ cho ra kết quả thời gian làm thêm.
  • Sau đó nhân với 24 để hiển thị giờ, nhân tiếp với 60 để hiển thị phút như yêu cầu của đề bài. Nếu bạn muốn hiển thị ra dây hãy nhân 60 nữa là được.
  • Phẩy 0 tiếp theo là để ra giá trị làm tròn, tức là sẽ không có giây lẻ mà chỉ có phút chẵn mà thôi. Và cuối cùng giá trị 0 cuối cùng chính là giá trị False của hàm IF trong trường hợp giá trị trong dãy không đáp ứng điều kiện ở đây là lớn hơn 17 giờ.

Bước 2: Lưu ý trong trường hợp bạn gõ công thức và thực hiện mà gặp phải lỗi There’s problem with this Formula không phải do bạn nhập sai công thức đâu nhé, mặc dù không phải máy sử dụng Excel nào cũng gặp phải mà đây đơn thuần là do lỗi định dạng giữa dấu chấm và dấu chấm phẩy.

Cụ thể chúng ta sẽ đổi toàn bộ dấu phẩy(,) chúng ta sẽ chuyển qua thành chấm phẩy(;) để công thức có thể hoạt động trở lại.

Bước 3: Ngay lập tức bạn sẽ thấy kết quả hiển thị ra số phút làm thêm là 80 phút đã được làm tròn. Chúng ta có thể lấy số giờ ra trừ đi 17 giờ để kiểm tra lại tính thời gian làm thêm bằng Excel đã đúng hay chưa.

Áp dụng công thức cho tất cả các dòng còn lại chúng ta sẽ có được cách tính thời gian làm thêm bằng Excel áp dụng cho mỗi ngày. Nếu muốn tính tổng bạn có thể áp dụng hàm SUM.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu  

3. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:

  • EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
  • Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
  • Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
  • Lộ trình học rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
  • Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
  • Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
  • Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Trung tâm dạy Excel uy tín - EDUSA
Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA

4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

4.1 Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA:

Với xu hướng học trực tuyến như hiện nay, EDUSA đã tạo ra một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động ôn luyện Excel khi bạn có thời gian rảnh. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức và bài tập để các bạn thực hành trên phần mềm luyện thi trực tuyến. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.

4.2 Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA:

  • Bên cạnh khóa học online 100%, EDUSA còn có một khóa học Excel online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm ôn luyện và thi lấy chứng chỉ nhanh nhất có thể. Khóa học này sẽ được sắp xếp tùy theo thời gian của học viên để các bạn không bỏ lỡ một bài giảng nào.
  • Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. Với cam kết 100% học viên có được chứng chỉ tin học ứng dụng văn phòng ngay lần thi đầu tiên, EDUSA cũng chuẩn bị những đề thi thử sát đề thi thật, giúp bạn có thể trải nghiệm và làm quen trước khi thi chính thức.

4.3 Khóa học Excel Offline tại EDUSA:

  • Đối với khóa học offline, các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị các trang thiết bị cơ bản tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
  • Mỗi học viên sẽ được học 1 chương trình trên máy tính riêng nên lộ trình học của mỗi bạn sẽ không ảnh hưởng đến nhau. Phần mềm ôn luyện được cập nhật thường xuyên phù hợp với từng ngày thi giúp các bạn có thể bám sát các dạng bài trong đề thi. Bên cạnh đó, các giáo viên cũng có thể theo dõi và đánh giá chính xác khả năng của từng bạn để đưa ra cách dạy phù hợp, giúp học viên đạt được kết quả tốt nhất.
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Khóa học MOS tại EDUSA có gì?

EDUSA hiện đang đào tạo các chứng chỉ MOS Word, Excel, Powerpoint. Học viên sau khi tham gia khóa học có thể tự tin lấy chứng chỉ MOS một cách dễ dàng.

5.2 Nên lựa chọn luyện thi Excel tại nhà hay trung tâm?

Điều này phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh của mỗi người. Nếu bạn đang đi làm, khó có thể sắp xếp được thời gian hay khoảng cách địa lý quá xa thì nên lựa chọn phương pháp luyện thi Excel tại nhà. Còn bạn đang là học sinh hoặc sinh viên thì nên ôn ở trung tâm. 

5.3 Những ai nên học và thi Excel?

  • Sinh viên các trường đại học, cao đẳng trên cả nước cần có chứng chỉ Excel để đáp ứng điều kiện xét tốt nghiệp.
  • Người lao động cần chứng chỉ Excel để tạo thêm ấn tượng trong hồ sơ tuyển dụng, hỗ trợ tối ưu các kỹ năng làm việc văn phòng.

6. Kết luận

Chỉ cần hiểu rõ về 3 hàm là IF, hàm Time và Hàm Round là bạn đã có thể áp dụng chúng để biết công thức Excel tính giờ làm thêm. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc gì về các khóa học Excel tại trung tâm thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.

Để lại thông tin cần tư vấn

Form tư vấn trên bài viết