Trước khi những phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ nở rộ như hiện nay, đã có thời điểm Excel chính là phương tiện quen thuộc đảm nhận nhiều công việc khác nhau trong việc quản lý trung tâm. Hãy cùng EDUSA tìm hiểu cách dùng file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ và ưu nhược điểm của nó nhé.
1. File Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ như thế nào?
- Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính gồm tập hợp các cột và các hàng, thanh công cụ/ thanh ribbon và hàm, công thứ. Cùng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất,nằm trong bộ Microsoft Office.
- Công dụng chính của Excel chính là ghi lại và phân tích dữ liệu số, vì bố cục cột và hàng của Excel có phần tương đồng với bảng tính giấy. Excel cho phép ta nhập chữ, số, ký tự,… vào trong một bảng tính (sheet), sau đó đa phần ta sẽ dùng hàm và công thức excel để tính toán các chỉ tiêu liên quan một cách nhanh chóng, chính xác và số lượng dữ liệu lên tới nhiều triệu ô.
- Một trong những hàm mà Excel cung cấp cho người dùng có thể sử dụng để quản lý một số công việc của trung tâm ngoại ngữ như quản lý doanh thu và chi phí, quản lý học viên, quản lý xuất nhập kho, quản lý cơ sở vật chất, quản lý thông tin học viện, quản lý điểm thi và quá trình học tập…
- Nhìn chung, để dùng file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, bạn cần phải hiểu rõ được những hàm mà Excel cung cấp để xử lý dữ liệu sử dụng vào mục đích nào, kết hợp chúng ra sao để cho ra kết quả như yêu cầu. Chẳng hạn, đối với việc tính toán thu chi, chúng ta phải sử dụng cách tính toán khác, đối với việc thống kế số lượng học viên, công thức tính toán cũng khác biệt hoàn toàn.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
2. Ưu điểm của file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ
- Tính phổ biến: phần mềm Excel có thể dễ dàng tìm thấy bất cứ đâu, cũng như có độ phổ biến rộng rãi. Do đó, cộng đồng người dùng của Excel vô cùng lớn.
- Cài đặt dễ dàng, không tốn chi phí setup: việc cài đặt Microsoft Office vô cùng dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn cũng có thể xem hướng dẫn và tự mình thực hiện, điều này hầu như bất khả thi với các phần mềm quản lý khác. Bên cạnh đó, ngoài chi phí mua gói Microsoft Office ban đầu, bạn cũng không phải tốn thêm chi phí setup nào cả. Thậm chí nhiều máy tính đã có sẵn Microsoft Excel khi cấu hình hệ điều hành.
- Dung lượng nhẹ: với dung lượng nhẹ và tinh gọn, bạn không cần một chiếc máy tính có cấu hình khủng để chạy Excel.
- Dễ sử dụng: Excel vốn là một công cụ cơ bản và dễ làm quen. Bạn có thể tự chỉnh sửa tính năng, chức năng mà không cần hướng dẫn như các phần mềm quản lý chuyên biệt khác.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
3. Nhược điểm của file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ
- Thao tác nhập dữ liệu bằng tay: điều này khiến quá trình nhập dữ liệu dễ xảy ra sai sót hơn, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu nhiều.
- Không thể mở rộng: bạn không thể mở rộng, tùy chỉnh hay thêm tính năng mới vào Excel, nó chỉ cố định với những tính năng hiện hữu.
- Tính bảo mật kém: các thông tin được cập nhật trên file Excel sẽ được lưu trữ trên máy tính, điều này sẽ không đảm bảo an toàn khi máy tính bị hỏng hay bị thất lạc. Bên cạnh đó, việc hạn chế về chức năng đặt mật mã bảo vệ cũng khiến dữ liệu Excel dễ dàng bị thâm nhập hơn bao giờ hết. Ngay cả khi máy tính có cài đặt mật khẩu, bạn cũng không thể kiểm soát hết nhân sự đã vào xem, copy và tuồn dữ liệu ra bên ngoài.
- Không có tính phân quyền: Excel không thể phân quyền cho người dùng để họ thực hiện những công việc của mình, giúp quy trình làm việc khoa học và có tính bảo mật cao hơn.
- Dữ liệu không được đồng nhất: bạn không thể cập nhật hết tất cả những dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ chỉ qua 1 file Excel. Điều này bắt buộc bạn phải tạo nhiều file, điều đó khiến thao tác phức tạp hơn vì dữ liệu không được đồng nhất. Quá nhiều file cùng một lúc cũng khiến việc quản lý dữ liệu rời rạc và thiếu logic.
- Tính lưu động kém: khi sử dụng Excel, trung tâm ngoại ngữ không thể quản lý hoạt động nhập và xuất dữ liệu học viên và quản lý ở những chi nhánh xa, hay quản lý trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều này khiến việc quản lý dữ liệu tốn thời gian và công sức hơn, kém linh động hơn, gây ra sự thiếu trung thực gian lận trong việc nhập dữ liệu, gây tổn thất cho trung tâm.
- Chức năng báo cáo bị hạn chế: phần mềm Excel sẽ không có những tính năng tự động thống kế và tính toán để cho ra những báo cáo theo yêu cầu. Muốn thực hiện báo cáo, bạn phải tự thống kê và dùng hàm tính toán, đôi khi còn mất thời gian hơn cả việc bạn cập nhật và quản lý dữ liệu.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA
- Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
- Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
- Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ tin học về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.
5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA
- Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
- Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ tin học ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.
5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA
- Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
- Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về việc dùng file Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ cũng như có nên áp dụng nó lâu dài hay không nhé. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
