Excel từ lâu luôn là cái tên quen thuộc khi được sử dụng rộng rãi ở mọi khía cạnh quản lý trong doanh nghiệp, đặc biệt là khả năng kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh từ đơn hàng, khách hàng đến công nợ,… Ở bài viết này, EDUSA cung cấp mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất, giúp đơn giản hóa công tác quản lý nguồn thu – chi, ổn định tình hình tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. File Excel quản lý công nợ là gì?
Excel là công cụ được thiết lập dưới dạng bảng tính, lưu trữ thông tin dưới dạng bảng biểu & các hàm tính toán trực tiếp trên file.
Excel là công cụ miễn phí được chủ doanh nghiệp ứng dụng quản lý mọi hoạt động kinh doanh – vận hành
Quản lý công nợ bằng Excel là cách sử dụng bảng tính Excel theo dõi, kiểm soát & tính toán công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
Tùy vào bản chất công nợ mà chúng được chia thành 2 loại:
- Công nợ khách hàng (hay công nợ phải thu): công nợ phải thu phát sinh trong trường hợp khách hàng mua chịu hàng hóa
- Công nợ nhà cung cấp (hay công nợ phải chi): là khoản công nợ khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp mà chưa thanh toán hoặc mới trả một phần
Việc kiểm soát chặt chẽ từng khoản công nợ giúp các chủ doanh nghiệp nắm bắt được hiện trạng tài chính & dòng tiền, đồng thời hạn chế tối đa các tranh chấp do dữ liệu công nợ chênh lệch giữa các bên.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel hàm ROUND dễ hiểu nhất
2. Ưu điểm của Excel quản lý công nợ
Excel được ưa chuộng nhờ giao diện thân thiện & miễn phí, bất cứ ai cũng có thể truy cập & sử dụng nó một cách dễ dàng & hữu ích.
- Miễn phí trọn đời: Excel được cấu hình sẵn trên bất kỳ thiết bị Laptop/ PC nào, cho phép người dùng ứng dụng thuận tiện trong công tác cập nhật, theo dõi & quản lý dữ liệu. Đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp SME hoặc start-up có nguồn ngân sách hạn hẹp chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho các phần mềm công nghệ.
- Thống kê, phân loại dữ liệu chi tiết: File Excel cho phép bạn tùy chỉnh linh hoạt số hàng, số cột, thiết lập các trường thông tin cần thiết đáp ứng đúng – đủ nhu cầu theo dõi, quản lý công nợ của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Không mất thời gian thực hiện tra cứu, rà soát thủ công như ở phương thức quản lý sổ sách kiểu cũ, Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng bằng bộ lọc thông tin theo các cột dữ liệu: ngày tháng năm, họ tên khách hàng, nhà cung cấp,…
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
3. Nhược điểm của Excel quản lý công nợ
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội về chi phí & tính thuận tiện, File Excel quản lý công nợ vẫn tồn tại những nhược điểm bạn cần hết sức lưu ý để đảm bảo hiệu quả tốt nhất khi sử dụng:
- Chỉ quản lý được khối lượng thông tin nhỏ, lẻ tẻ: Đó là lý do Excel chỉ được sử dụng đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản, ít nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ. Khi dữ liệu quản lý lớn, công cụ này lập tức để lộ những yếu điểm như sai sót trong quá trình thống kê, xử lý dữ liệu chậm,….Chưa kể, Excel không quản lý thông tin trên một file thống nhất mà chia thành các file lẻ tẻ, tránh nhầm lẫn.
- Bảo mật kém: File Excel dễ dàng bị chia sẻ khó kiểm soát, đồng thời dễ xảy ra tình trạng thất thoát thông tin do virus hoặc các cuộc tấn công mạng gây ra. Hệ thống cũng chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây nên việc khôi phục dữ liệu bị mất rất khó khăn thậm chí là không thể.
- Các hàm tính khó sử dụng, dễ sai sót: Để có thể sử dụng thành thục các hàm tính Excel để tính toán công nợ phải thu, phải chi, doanh nghiệp cần có những nhân sự chuyên trách thành thạo tin học văn phòng. Bởi chỉ 1 sai sót nhỏ có thể gây ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của dữ liệu & báo cáo.
Xem thêm: Các công thức Excel được sử dụng trong quản lý kho
4. Hướng dẫn tạo File Excel quản lý công nợ
Dưới đây là những gợi ý mẫu giúp doanh nghiệp tạo một File quản lý công nợ bằng Excel nhanh chóng & trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi & kiểm soát công nợ phải thu, phải chi cơ bản trong doanh nghiệp.
Một file Excel thông thường cần cung cấp đầy đủ 3 trường thông tin cơ bản về:
- Khách hàng, nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng/nhà cung cấp
- Công nợ phải chi gồm nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện
- Công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ, phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.
5. Mẫu File Excel quản lý công nợ
Có 2 mẫu file Excel quản lý công nợ bạn cần quan tâm bao gồm: Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn; Mẫu theo dõi công nợ phải thu và trả.
- Mẫu theo dõi công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn: Sử dụng mẫu này quản lý các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, thu tiền của nhân viên Sales; tình hình mua bán hàng hóa đối với khách hàng & nhà cung cấp; công nợ đối với từng khách hàng,nhà cung cấp, từng đơn hàng và trong từng thời điểm.
- Mẫu file quản lý công nợ phải thu, phải trả: Sử dụng mẫu này để quản lý thông tin danh mục khách hàng/ nhà cung cấp bao gồm tên, địa chỉ, số liệu khi bắt đầu sử dụng phần mềm, mã khách hàng/ nhà cung cấp, số điện thoại….
Ngoài ra, file này còn cung cấp các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm có các thông tin sau: STT, các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng/ nhà cung cấp (tên gọi, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp), các thông tin dữ liệu về công nợ phải trả như phải trả bắt đầu, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
6. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Lời kết
Trên đây là mẫu Excel quản lý công nợ mà EDUSA chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách tạo file Excel quản lý công nợ một cách nhanh chóng nhất. Chúc bạn thành công!
Để lại thông tin cần tư vấn