Trong bài viết này, EDUSA sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm Excel xóa khoảng trắng phía trước, phía sau và khoảng trắng thừa giữa các từ nhanh chóng và dễ dàng, giải thích lý do hàm TRIM bị lỗi và cách sửa.
1. Hàm Excel xóa khoảng trắng thừa – Hàm TRIM
Bạn sử dụng hàm TRIM để xóa khoảng trắng trắng thừa trong chuỗi văn bản, bao gồm các khoảng trắng phía trước, sau và giữa chuỗi, chỉ để lại 1 khoảng trắng giữa các từ.
Cấu trúc của hàm TRIM rất đơn giản: =TRIM (chuỗi văn bản)
Có thể thay chuỗi văn bản bằng ô chứa chuỗi đó.
Nếu dữ liệu của bạn còn chứa dấu ngắt dòng và các ký tự không in được ngoài khoảng trắng thừa, bạn dùng hàm TRIM kết hợp với CLEAN để xoá 32 ký tự không in được đầu tiên trong hệ thống ASCII 7-bit.
Ví dụ, để xóa khoảng trắng, dấu ngắt dòng và các ký tự không mong muốn khỏi ô A1, dùng công thức: =TRIM(CLEAN(A1))
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
2. Cách sử dụng hàm TRIM
Bạn đã biết các kiến thức cơ bản, giờ chúng ta xem xét dùng hàm TRIM trong những trường hợp cụ thể.
2.1 Xóa khoảng trắng trong cả cột dữ liệu
Giả sử bạn có 1 cột tên chứa khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi văn bản, cũng như khoảng trắng giữa các từ. Vậy bạn làm thế nào để xoá mọi khoảng trắng trước, sau và giữa ở tất cả các ô trong 1 lần? Chúng ta sao chép công thức hàm TRIM đến hết cột, sau đó thay thế các giá trị. Các bước chi tiết thực hiện như sau:
- Viết công thức hàm TRIM cho ô cao nhất, trong ví dụ của chúng ta là A2L: =TRIM(A2)
- Di chuyển con trỏ đến vị trí góc dưới bên phải ô công thức (trong ví dụ là B2), và khi con trỏ chuyển thành dấu cộng, kích đúp chuột để sao chép công thức xuống hết cột, với ô dữ liệu cuối cùng. Kết quả bạn sẽ có 2 cột – cột tên gốc còn khoảng trắng và cột tên đã được xóa khoảng trắng.
- Cuối cùng, thay giá trị ở cột gốc bằng giá trị ở cột đã được chỉnh sửa. Nhưng hãy cẩn thận! Chỉ đơn giản sao chép cột đã chỉnh sửa sang cột tên gốc có thể phá công thức của bạn. Để ngăn lỗi này, bạn chỉ sao chép giá trị, không sao chép công thức. Cách làm như sau:
- Chọn các ô có chứa công thức TRIM (trong ví dụ là B2:B8), và nhấn Ctrl + C để sao chép
- Chọn các ô chứa dữ liệu gốc (A2:A8), và nhấn Ctrl + Alt + V rồi nhấn V. Đó là phím tắt cho Paste Special > Values
- Nhấn Enter
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel VLOOKUP chi tiết và dễ hiểu nhất
2.2 Xóa khoảng trắng phía trước cột số
Như bạn vừa thấy, hàm TRIM có chức năng xóa mọi khoảng trắng thừa khỏi cột dữ liệu mà không gặp khó khăn nào. Nhưng nếu dữ liệu của bạn là số, không phải chữ?
Nhìn qua, có vẻ hàm TRIM đã làm tốt nhiệm vụ. Nhưng nếu bạn xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy các giá trị được chỉnh sửa không còn chức năng như số. Có vài điều bất thường như:
- Cả cột gốc có khoảng trắng và cột đã sửa đều căn trái ngay cả khi bạn đặt dạng Số cho ô, nhưng số bình thường được mặc định căn phải.
- Khi chọn từ 2 ô trở lên với số đã sửa, Excel chỉ hiển thị COUNT ở trên thanh trạng thái. Với số, thanh sẽ hiển thị SUM và AVERAGE.
- Công thức SUM áp dụng cho ô đã chỉnh sửa ra kết quả 0.
Bởi vì các giá trị qua chỉnh sửa là chuỗi văn bản, trong khi chúng ta cần số. Để sửa lỗi này, bạn nhân giá trị đã qua chỉnh sửa với 1 (nhân các giá trị trong 1 lần, bạn dùng Paste Special => Multiply).
Cách nhẹ nhàng hơn là lồng hàm TRIM trong hàm VALUE:
=VALUE(TRIM(A2))
Công thức trên sẽ xoá bỏ mọi khoảng trắng phía trước và phía sau, và trả giá trị kết quả về dạng số.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
2.3 Xóa khoảng trắng phía trước
Trong vài trường hợp, bạn có 2, thậm chí 3 khoảng trắng giữa các chữ để dữ liệu dễ đọc hơn. Tuy nhiên, khi bạn muốn bỏ những khoảng trắng phía trước.
Như bạn đã biết, hàm TRIM cũng sẽ xóa khoảng trắng ở giữa các chữ. Để giữ lại những khoảng trắng này, chúng ta sử dụng công thức phức tạp hơn:
=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))
Trong công thức trên, bạn kết hợp hàm FIND, MID và TRIM để tính toán vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi. Và sau đó, bạn thêm con số đó vào hàm MID khác, hàm sẽ đưa toàn bộ chuỗi văn bản (độ dài chuỗi được tính bằng hàm LEN) về vị trí của ký tự đầu tiên.
Cuối cùng, thay thế đoạn chữ gốc bằng đoạn chữ đã được chỉnh sửa.
Xem thêm: Sử dụng hàm Excel ghép chuỗi đơn giản nhất
3. Hàm Excel TRIM bị lỗi
Hàm TRIM được thiết kế để xoá ký tự khoảng trắng (mã 32 trong hệ thống ASCII 7-bit). Trong hệ thống Unicode, còn có ký tự gọi là khoảng trắng không ngắt, mã thập phân 160 – mã html mà hàm TRIM không thể xoá.
Nếu dữ liệu của bạn có nhiều hơn 1 khoảng trắng mà hàm TRIM không xoá được, dùng hàm SUBSTITUTE để chuyển khoảng trắng không ngắt thành khoảng trắng thường. Giả sử chuỗi văn bản trong ô A1, công thức như sau:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), ” “))
Nếu công thức trên cũng không hoạt động, có thể dữ liệu của bạn chứa ký tự không in được có mã ngoài khoảng 0 – 32 và khác 60. Trong trường hợp này, dùng công thức để tìm mã ký tự đó:
- Khoảng trắng phía trước: =CODE(LEFT(A1,1))
- Khoảng trắng phía sau: =CODE(RIGHT(A1,1))
A1 là ô có chứa chuỗi văn bản.
Khoảng trắng ở giữa (n là vị trí của ký tự lỗi trong chuỗi văn bản): =CODE(MID(A1, n, 1)))
Sau đó đưa mã của ký tự vào công thức TRIM(SUBSTITUTE()).
Ví dụ nếu công thức CODE trả mã là 9, ký tự thanh ngang (Horizontal Tab), bạn dùng công thức sau để xoá: =TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), ” “))
Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm Excel bỏ dấu đơn giản nhất
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách sử dụng hàm Excel xóa khoảng trắng thừa. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn