Ngày nay, quản lý công việc bằng Excel ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với cách quản lý công việc trên giấy. Vậy các mẫu file Excel quản lý công việc miễn phí nào hiệu quả, tốt nhất hiện nay? Hãy cùng EDUSA tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. File Excel quản lý công việc là gì?
Excel được hiểu đơn giản là một bảng tính. Nó tích hợp các công thức tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Theo đó, người dùng sẽ tiến hành nhập liệu và vận dụng các tính toán này sao cho hợp lý nhất.
Như vậy, các quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ ghi chép quá trình mà bạn thực hiện công việc. Chúng được thể hiện dưới cái nhìn của thống kê. Với cách làm này, nhà quản trị có thể theo sát tiến độ công việc của người lao động một cách chính xác nhất.
2. Lợi ích của việc quản lý công việc trên Excel
Excel là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:
- Giám sát tiến độ công việc: Một bảng quản lý Excel cần có các thông tin như: Công việc đến thời điểm bây giờ đã thực hiện như thế nào; Thời gian thực hiện có đúng với mục tiêu đặt ra hay không… Bên cạnh đó, tất cả các thông tin này cần phải được ghi lại một cách chính xác và chi tiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát quá trình làm việc của các thành viên hiệu quả nhất.
- Phân công công việc hợp lý: Phương pháp quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc và đảm bảo được thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên một cách hiệu quả. Không những thế, bạn còn có thể phân bố thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
- Đánh giá tiến độ công việc: Dựa vào dữ liệu và thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel, bạn sẽ có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn sẽ biết được danh sách những người chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành hoặc đang bị vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
3. Một số mẫu file Excel quản lý công việc
Dưới đây là một số mẫu file Excel quản lý công việc mà mọi người có thể tham khảo:
3.1 Quản lý thời gian
Mẫu quản lý Timeline template của Excel sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quát về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án. Qua một bảng tính Excel, không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.
3.2 Biểu đồ Gantt
Việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính giúp bạn đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách dễ dàng.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
3.3 Todolist
To-do list template là một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu quản lý này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
3.4 Theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Bản template này sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
3.5 Theo dõi KPI
Thông qua mẫu file Excel quản lý công việc qua KPI, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đo lường được hiệu suất của một dự án nhằm bảo đảm được đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong hạng mục.
4. Các bước lập file Excel quản lý công việc miễn phí
Để vận hành một ứng dụng quản lý công việc bằng Excel hiệu quả, người dùng cần thực hiện rõ 5 bước chi tiết sau:
4.1 Bước 1: Phác thảo mẫu quản lý công việc
Bảng tính Excel được thiết kế chung. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có đặc thù quản trị riêng. Như vậy, nếu bạn muốn vận dụng tốt nhất cho đơn vị của mình, người dùng cần thiết kế sao cho phù hợp nhất.
Nhà quản trị cần lưu ý rõ ràng các thông tin cơ bản và chi tiết nhất. Có như vậy, bạn mới có thể khái quát chung nhất cho những việc cần làm.
4.2 Bước 2: Mỗi nhiệm vụ là một bảng tính riêng trong phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí.
Khi đã phân chia ra khối lượng công việc khác nhau, nếu số lượng của chúng quá lớn và có dấu hiệu chồng chéo lên nhau, bạn cần lập riêng các bảng tính Excel cho từng nội dung.
Việc chia nhỏ như thế giúp giảm tải số lượng công thức được nhập vào. Bên cạnh đó, gánh năng tính toán và sai sót cũng được giảm thiểu đáng kể.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
4.3 Bước 3: Lập danh sách để phân công nhiệm vụ
Thêm một danh sách những người cùng thực hiện công việc. Dựa vào khối lượng công việc và người thực hiện, nhà quản lý thực hiện phân công hiệu quả nhất. Hơn thế, việc phân chia rõ ràng như vậy cũng giúp cho chúng ta chia việc công bằng hơn.
4.4 Bước 4: Quy định thời gian hoàn thành công việc
Chúng ta cần hoạch định rõ ràng mốc thời gian cho từng công việc cụ thể. Ngày khởi đầu và ngày kết thúc công việc đều phải được thực hiện rõ ràng. Thêm đó, mỗi lần kiểm tra đều cần được ghi chú về tiến độ sao cho chi tiết nhất.
4.5 Bước 5: Đánh giá tiến độ theo định kỳ
Nhà quản trị không thể bỏ qua bước này. Bạn cần thể hiện sự sát sao với mỗi nhiệm vụ. Có như vậy, mỗi nhân viên mới có thể nghiêm túc trong việc thực hiện. Bởi họ biết được, mình đang nhận được sự giám sát ngầm.
Như vậy, trên thực tế, một phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí sẽ giúp bạn thực hiện tuần tự 5 bước này một cách đơn giản nhất. Người dùng hoàn toàn chủ động trong việc thiết kế.
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
5. Một số khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc bằng Excel
Tuy phần mềm Excel có thể hỗ trợ quản lý tiến độ công việc nhanh chóng và hiệu quả nhưng phần mềm vẫn khiến nhiều người gặp khó khăn khi sử dụng.
- Phức tạp, khó sử dụng: Excel chưa bao giờ là công cụ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp với những người chưa biết sử dụng thông thạo phần mềm. Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và thủ thuật cao vì thế rất ít người có thể tự tạo được một trang tính dành cho quản lý công việc. Vì vậy, hầu hết mọi người chỉ sử dụng các mẫu quản lý công việc miễn phí trên mạng.
- Bị động và không có tính cộng tác: Vì tiến độ công việc luôn thay đổi theo từng phút nên bạn phải thường xuyên cập nhập vào file quản lý công việc trong Excel. Tuy nhiên, quá trình cập nhập phải qua trung gian nhiều người nên thường mất thời gian và gây chậm trễ công việc. Đặc biệt, nhiều khi bạn phải báo cáo tiến độ nhiều lần trong ngày nên quy trình thủ công của Excel hoàn toàn không thể đáp ứng.
- Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu: Vì Excel không có tính năng tự động lưu trữ nên bạn sẽ dễ bị mất dữ liệu nếu quên chưa lưu mà lỡ tay ấn thoát hoặc sập nguồn vì mất điện, bị nhiễm virus… Bên cạnh đó, lượng lưu trữ dữ liệu của Excel không đủ lớn nên nhiều doanh nghiệp phải lưu nhiều file Excel cho từng dự án.
- Không lưu trữ được kết quả công việc: Tuy có thể quản lý công việc với các thao tác đơn giản và tiện lợi nhưng với giao diện giới hạn trong bảng tính, Excel chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc một cách tổng quát. Bên cạnh đó, bạn còn không thể đi vào chi tiết từng công việc và xem kết quả thực hiện.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
6. Nên học Excel ở đâu uy tín?
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm:Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Trên đây là các mẫu file Excel quản lý công việc miễn phí hiệu quả mà EDUSA muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hy vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!
Để lại thông tin cần tư vấn