Học Excel quản lý kho: Các hàm thường dùng

Bạn thường xuyên phải làm việc với những con số, tính toán hàng hóa trong kho hàng của công ty. Bạn muốn công việc của mình được “nhẹ nhàng” hơn nhờ các hàm Excel trong quản lý kho hỗ trợ tính toán. Bạn muốn học Excel quản lý kho để giúp công việc của mình nhanh hơn? Sau đây mời bạn cùng EDUSA tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Ưu điểm khi học Excel quản lý kho 

• Excel là một công cụ “toàn năng” hỗ trợ đắc lực hoàn toàn miễn phí
• Bạn có thể dễ dàng linh hoạt chỉnh sửa như: thêm hàng, thêm cột theo cách thủ công để dễ dàng quản lý
• Đáp ứng quản lý theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cần
• Có thể lưu trữ đám mây dễ dàng trên OneDrive hoặc Google Drive
• Lưu trữ đám mây dễ dàng cho nhiều người chỉnh sửa hoặc có thể tự động cập nhập các thay đổi phù hợp
• Sử dụng được nhiều các công thức và hàm tính toán trên trang tính
• Các hàm Excel trong quản lý kho giúp người dùng có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của công ty
• Thống kê dễ dàng hàng hóa đã xuất, còn tồn đọng, doanh thu,… trong kho hàng của mình

2. Nhược điểm khi học Excel quản lý kho

• Nếu có nhiều chi nhánh, đại lý với nhiều khi hàng thì không thể quản lý đồng bộ nhiều kho hàng cùng lúc.
• Để tìm kiếm sản phẩm một cách nhanh chóng thì sẽ rất khó khăn
• Không thể quản lý được lượng dữ liệu lớn trong kho hàng của mình
• Chủ sở hữu không được phép phân quyền cho các nhân viên khác thao tác trên tệp dữ liệu của mình
• Tính bảo mật thông tin không đạt tiêu chuẩn cao tuyệt đối

Xem thêm: Học Excel văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc của bạn

3. Tổng hợp các hàm Excel trong quản lý kho thường dùng 

3.1 Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng để tìm kiếm giá trị tương ứng ngay trên ô đầu tiên của bảng dữ liệu tham chiếu. Hàm cho kết quả tương ứng hiển thị ở cột chỉ định.

Cú pháp

VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Là giá trị điếu chiểu. Giá trị này nằm ở vị trí đầu tiên trong bảng tham chiếu để lấy giá trị cần tìm
• Table_array: Là địa chỉ tuyệt đối (Không được lấy dòng tiêu đề)
• Col_index_Num: Là số thứ tự nằm trong cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu. Có thể tính từ trái qua phải và bắt đầu từ số 1
• Range_lookup: Có 2 giá trị: 0 là cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa được sắp xếp. Số 1 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu đã được sắp xếp theo chiều tăng dần

3.2 Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị ở trong dòng đầu tiên của bảng tham chiếu. Sau đó trả về kết quả hiển thị trong dòng chỉ định tương ứng.

Cú pháp

HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Là giá trị điếu chiểu. Giá trị này nằm ở vị trí đầu tiên trong bảng tham chiếu để lấy giá trị cần tìm
• Table_array: Là địa chỉ tuyệt đối (Không được lấy dòng tiêu đề)
• Row_index_Num: Là số thứ tự nằm trong cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu. Có thể tính từ trái qua phải và bắt đầu từ số 1
• Range_lookup: Có 2 giá trị: 0 là cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa được sắp xếp. Số 1 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu đã được sắp xếp theo chiều tăng dần

3.3 Hàm SUMIF – Tính tổng có điều kiện 

Hàm SUMIF là hàm được sử dụng để tính tổng các giá trị thoả mãn điều kiện cho trước.

Cú pháp

=SUMIF(range; criteria; sum_range)

Trong đó:

• Range: Vùng dữ liệu chưa các ô có điều kiện
• Criteria: Điều kiện hàm
• Sum_range: Vùng chứa số liệu cần tính tổng.

3.4 Hàm IF 

Hàm IF được sử dụng để thực hiện kiểm tra các dữ liệu thoả mãn điều kiện mà người dùng đặt ra. Sau đó trả về kết quả hiển thị theo công thức Logic đúng hoặc sai.

Cú pháp

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện hàm
• Value_if_true: Nếu thỏa mãn điều kiện kết quả trả về giá trị TRUE
• Value_if_false: Nếu không thoả mãn điều kiện kết quả trả về giá trị False

4. Một số lưu ý khi sử dụng hàm Excel trong quản lý kho 

• Đối với các nhân viên kế toán kho không thể tự làm việc trên Excel mà không sử dụng đến các hàm tính trong Excel. Với số lượng hàm tính khổng lồ (Bao gồm các hàm lồng ghép nhau) sẽ có một số hàm được sử dụng thường xuyên.
• Các hàm tính được sử dụng nhiều trong tính toán kho đôi khi cũng mắc phải một số lỗi dữ liệu khiến hàm không thực hiện được trên trang tính của bạn. Vì thế bạn cần phải áp dụng công thức đúng trường hợp, viết chuẩn cú pháp để có kết quả chính xác nhất.
• Nhiều người dùng cần chú ý bám sát vào công thức. Đôi khi chỉ vì một lỗi nhỏ (Sai một ký tự) cũng khiển cho hàm bị báo lỗi. Hãy dành thêm thời gian cho việc kiểm tra lại công thức, kết quả rà soát lại số liệu của mình. Tuy tốn thời gian những đảm bảo cho bảng số liệu của bạn được chính xác tuyệt đối.
• Trong Excel có tính năng gợi ý công thức. Vì thế nếu bạn không nhớ công thức, cú pháp có thể sử dụng tính năng này để sử dụng chính xác công thức. Bạn chỉ cần nhập 1 chữ cái đầu tiên của hàm (Bên trái) thì Excel sẽ gợi ý cho bạn toàn bộ công thức bắt đầu bằng chữ cái này. Kèm theo là cú pháp hàm chuẩn xác.
• Để đảm bảo những công thức tính được chính xác đòi hỏi người làm quản lý kho phải nắm rõ các hàm, công thức tính trong Excel tránh nhầm lẫn không đánh có xảy ra. 

Xem thêm: Top 5 sách học Excel tốt nhất hiện nay

5. Trung tâm đào tạo khóa học Excel uy tín – EDUSA

Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.

Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên. 

Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên.

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Thi không đạt Excel văn phòng, EDUSA có những chính sách gì?

Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.

6.2 Thời gian học Excel văn phòng tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

6.3 Khóa học Excel văn phòng tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100%  bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7. Tổng kết 

Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi về cách học Excel quản lý kho đã giúp bạn dễ dàng quản lý số liệu và tính toán chính xác hơn. Nếu bạn muốn nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng sử dụng Excel thành thạo hơn hãy tham khảo khoá học Excel của EUDSA vì các bài giảng được thiết kế chi tiết dễ hiểu cũng như luôn cập nhật những kiến thức mới nhất cho người học. Chúc bạn tìm được khóa học phù hợp với bạn để nâng cao kỹ năng Excel của mình.