Trong bài viết này, EDUSA sẽ giúp các bạn cách sử dụng hàm Excel LEFT để phân xuất được chuỗi ký tự con từ phần đầu của chuỗi văn bản, phân xuất văn bản trước một ký tự xác định, buộc hàm Excel LEFT trả về số, và hơn thế… Các bạn hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Công thức hàm Excel LEFT
Hàm Excel LEFT được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ mở đầu của một chuỗi.
Công thức: LEFT(text, [num_chars])
Cụ thể:
- Text (bắt buộc): chuỗi văn bản gốc để từ đó phân xuất ra chuỗi kí tự con. Đóng vai trò như khung tham chiếu của ô chứa văn bản.
- Num_chars (không bắt buộc): số lượng kí tự muốn phân xuất, bắt đầu từ phía bên trái của chuỗi.
- Nếu num_chars bị bỏ sót, tự động kết quả sẽ trả về 1 kí tự.
- Nếu num_chars lớn hơn tổng độ dài văn bản, hàm LEFT sẽ trả về toàn bộ văn bản.
Ví dụ, để phân xuất 3 ký tự đầu tiên từ văn bản trong ô A2, dùng công thức: =LEFT(A2, 3)
Lưu ý quan trọng: Hàm Excel LEFT thuộc hàm văn bản, bởi vậy kết quả của công thức hàm LEFT luôn là chuỗi văn bản, ngay cả khi giá trị nguồn để phân xuất ký tự là số. Nếu thực hiện hàm LEFT với dữ liệu số và muốn kết quả trả về là số, sử dụng kết hợp với hàm VALUE.
Xem thêm: Cách sửa lỗi hàm Excel hiện VALUE cực kỳ đơn giản
2. Cách sử dụng hàm Excel LEFT
Cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm LEFT kết hợp với các hàm khác trong Excel để giải quyết những trường hợp phức tạp hơn.
2.1 Cách phân xuất chuỗi ký tự con đứng trước một ký tự nhất định
Trong trường hợp muốn phân xuất một phần của chuỗi văn bản đứng trước một ký tự nhất định. Ví dụ, cần lấy họ (first name) trong cột tên đầy đủ (full name), hay lấy mã quốc gia trừ cột số điện thoại… Khó khăn ở chỗ mỗi tên và mỗi mã lại chứa số lượng ký tự khác nhau, bởi vậy không dễ dàng gì có thể lấy được một số xác định trong num_chars bằng hàm Excel LEFT như ví dụ trên.
Nếu họ và tên được phân cách bởi khoảng trống (dấu cách), công việc chuyển sang là tìm vị trí của ký tự khoảng trống trong chuỗi. Công việc này có thể thực hiện dễ dàng với hàm SEARCH hoặc FIND: =LEFT(A2, SEARCH(” “, A2))
Để phát triển thêm công thức, loại bỏ khoảng trống bằng cách trừ 1 từ kết quả của hàm SEARCH (không hiển thị trong các ô, dấu cách có thẻ gây nên nhiều vấn đề, đặc biệt là khi bạn định dùng các tên được phân xuất trong các công thức khác).
=LEFT(A2, SEARCH(” “, A2)-1)
Tương tự bạn có thể phân xuất mã quốc gia từ cột số điện thoại. Khác biệt duy nhất ở chỗ dùng hàm SEARCH để tìm ra vị trí dấu (“-”) trước khoảng trống: =LEFT(A2, SEARCH(“-“, A2)-1)
Xem thêm: Sử dụng hàm Excel ghép chuỗi đơn giản nhất
2.2 Cách dời n ký tự cuối khỏi chuỗi ký tự
Như đã biết, chức năng của hàm Excel LEFT là phân xuất chuỗi ký tự con từ đầu chuỗi văn bản. Nhưng nếu muốn dời một số ký tự nhất định từ phần cuối của chuỗi và đặt phần còn lại của chuỗi vào một ô khác? Trường hợp này có thể kết hợp dùng hàm LEFT và LEN:
LEFT(chuỗi, LEN(chuỗi) – số_kí_tự_muốn_dời)
Công thức hoạt động trên nguyên tắc: hàm LEN lấy tổng số ký tự trong một chuỗi. Sau đó trừ đi số lượng ký tự không mong muốn từ tổng độ dài của dãy, hàm LEFT sẽ trả về số ký tự còn lại.
Ví dụ, để dời 7 ký tự cuối cùng của văn bản trong ô A2, dùng công thức:
=LEFT(A2, LEN(A2)-7)
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
2.3 Cách buộc hàm Excel LEFT trả kết quả về là một số
Như đã biết, hàm LEFT luôn trả kết quả về là văn bản chữ, ngay cả khi đặt một vài chữ số đầu tiên của một con số. Kết quả trả về của hàm LEFT không thể dùng để tính toán hay dùng trong những hàm khác trong Excel tạo thiết lập số.
Bởi vậy, làm thế nào để kết quả của hàm LEFT trả về là con số thay vì chuỗi văn bản? Cách đơn giản là sử dụng hàm VALUE – hàm được thiết kế để chuyển chuỗi con số sang con số, sử dụng: VALUE(LEFT())
Ví dụ, để phân xuất 2 ký tự đầu tiên của chuỗi trong ô A2 và chuyển kết quả sang con số, dùng công thức:
=VALUE(LEFT(A2,2))
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
3. Các lỗi thường gặp khi dùng hàm Excel LEFT
Nếu hàm Excel LEFT không thực hiện được trong trang tính, hầu hết là do những nguyên nhân sau:
3.1 NUM_CHARS nhỏ hơn 0
Nếu công thức hàm Excel LEFT trả về #VALUE (lỗi), đầu tiên cần phải kiểm tra lại giá trị của num_chars. Nếu là số âm, chỉ cần loại bỏ các cấu trừ, lỗi sẽ được khắc phục.
Thông thường, lỗi thường xảy ra khi num_chars được thể hiện bằng những chức năng khác. Trong trường hợp này, copy hàm đó vào một ô khác hoặc chọn trên thanh công thức, nhấn F9 để xem hàm tương đương. Nếu giá trị nhỏ hơn 0, kiểm tra lại hàm lỗi.
Ví dụ, để phân xuất mã quốc gia từ số điện thoại: LEFT(A2, SEARCH(“-“, A2)-1). Hàm SEARCH trong phần num_chars sẽ tìm vị trí của dấu (-) đầu tiên trong chuỗi nguồn, từ đó ra trừ 1 để xóa dấu (-) khỏi kết quả sau cùng. Nếu thay thế -1 với -11, công thức sẽ trả về kết quả lỗi #VALUE vì num_chars tương đương với số âm.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
3.2 Khoảng trống đứng đầu trong văn bản nguồn
Trong trường hợp hàm LEFT lỗi không rõ lý do, kiểm tra những khoảng trống (dấu cách) ở đầu giá trị nguồn. Nếu đã thực hiện copy dữ liệu trừ trang web hay từ nguồn bên ngoài, sẽ có rất nhiều dấu cách ẩn đứng trước văn bản, điều này khó nhận ra cho đến khi công thức hàm báo lỗi.
Để loại bỏ những dấu cách ở đầu trang tính, sử dụng hàm TRIM hoặc bổ sung hàm CELL CLEANER.
3.3 Hàm Excel LEFT không thực hiện được với ngày tháng
Nếu cố sử dụng hàm LEFT để phân xuất một phần trong ngày (như ngày, tháng, năm), trong hầu hết trường hợp, kết quả trả về sẽ là một vài con số thể hiện ngày tháng. Bởi trong Excel, tất cả ngày tháng được lưu dưới dạng số nguyên đại diện cho số ngày; từ 1/1/1900 là số 1 (do định dạng Excel). Trong ô hiển thị chỉ là biểu diễn trực quan của ngày, và biểu diễn đó có thể thay thế bằng cách sử dụng định dạng ngày khác.
Ví dụ, trong ô A1 có 11- tháng 1 – 2017, khi thực hiện phân xuất bằng công thức hàm LEFT(A1,2), kết quả trả về sẽ là 42 – 2 chữ số đầu tiên trong số 42746 biểu thị ngày 11/1/2017 trong hệ thống Excel.
Để phân xuất một phần xác định trong ngày, sử dụng các hàm DAY, MONTH, hoặc YEAR
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Lời kết
Trên đây là hướng dẫn của EDUSA về cách sử dụng hàm Excel LEFT. Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Chúc bạn học tập hiệu quả!
Để lại thông tin cần tư vấn