Ngày nay, mẫu Excel quản lý tiến độ công việc ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với cách quản lý công việc trên giấy. Hãy cùng EDUSA tìm hiểu rõ hơn về mẫu Excel quản lý tiến độ công việc trong bài viết dưới đây nhé!
1. Bảng theo dõi tiến độ công việc là gì?
Bảng theo dõi tiến độ công việc là một phương pháp quản lý sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình thực hiện công việc dưới dạng số liệu và bảng tính. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ kiểm soát được quá trình hoàn thiện công việc của nhân viên, góp phần thực hiện bảng đánh giá và triển khai các phương án đốc thúc nếu công việc bị chậm trễ.
2. Lợi ích của việc dùng mẫu Excel quản lý tiến độ công việc
Excel là một công cụ tuyệt vời trong việc hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề khó khăn khi theo dõi tiến độ công việc. Việc sử dụng mẫu Excel quản lý tiến độ công việc để quản lý tiến độ công việc sẽ đem lại những lợi ích vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:
- Giám sát tiến độ công việc: Một bảng quản lý Excel cần có các thông tin như: Công việc đến thời điểm bây giờ đã thực hiện như thế nào; Thời gian thực hiện có đúng với mục tiêu đặt ra hay không… Bên cạnh đó, tất cả các thông tin này cần phải được ghi lại một cách chính xác và chi tiết. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát quá trình làm việc của các thành viên hiệu quả nhất.
- Phân công công việc hợp lý: Phương pháp quản lý tiến độ công việc bằng Excel sẽ giúp bạn dễ dàng phân công công việc và đảm bảo được thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên một cách hiệu quả. Không những thế, bạn còn có thể phân bố thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đưa ra các phương án dự trù nhằm giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
- Đánh giá tiến độ công việc: Dựa vào dữ liệu và thông tin trong quá trình làm việc trên bảng thông tin Excel, bạn sẽ có thể nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn sẽ biết được danh sách những người chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành hoặc đang bị vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất và nắm được tiến độ công việc.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
3. Một số mẫu Excel quản lý tiến độ công việc
Dưới đây là một số mẫu file quản lý công việc bằng Excel mà mọi người có thể tham khảo:
- Todolist: To-do list template là một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu quản lý này sẽ cung cấp danh sách thông tin các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
- Quản lý thời gian: Mẫu quản lý Timeline template của Excel sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quát về mốc thời gian thực hiện chuỗi công việc trong dự án. Qua một bảng tính Excel, không chỉ có trưởng nhóm mà các bên liên quan cũng đều có thể nắm bắt được dự án. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.
- Biểu đồ Gantt: Việc sử dụng biểu đồ Gantt trong Excel mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích trong việc quản lý tiến độ hoàn thành công việc. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính giúp bạn đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án. Nhờ đó, bạn sẽ có thể theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian một cách dễ dàng.
- Theo dõi dự án: File quản lý công việc bằng Excel này sẽ giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc, sau đó đưa ra các đánh giá hiệu quả. Không chỉ thế, mẫu bảng tính theo dõi dự án còn có tính năng giám sát các dự án đang được triển khai theo đúng cột mốc thời gian đặt ra. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi chi phí thực hiện dự án để đảm bảo ngân sách thông qua công cụ này.
- Theo dõi KPI: Thông qua mẫu Excel quản lý công việc qua KPI, bạn sẽ dễ dàng thực hiện đo lường được hiệu suất của một dự án nhằm bảo đảm được đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong hạng mục.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
4. Hướng dẫn dùng mẫu Excel quản lý tiến độ công việc hiệu quả
Để có thể quản lý công việc dễ dàng hơn với Excel, bạn hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:
- Phác thảo mẫu quản lý công việc: Việc phác thảo mẫu quản lý công việc trước khi tạo bảng trên Excel sẽ giúp hạn chế sai sót và thiếu thông tin. Một file Excel quản lý tiến độ công việc phải gồm những thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần phải thực hiện, ngày tháng bàn giao công việc, ngày giờ phải hoàn thành và số ngày phải thực hiện.
- Tạo bảng tính Excel cho từng công việc cụ thể: Để xếp lịch làm việc bằng Excel thông qua bảng tính thì đầu tiên là bạn phải thiết lập xong các dự án mà nhóm đang trong quá trình thực hiện. Sau đó, bạn hãy tạo một trang tính mới trong bảng tính Excel để có thể ghi lại khối lượng công việc của nhóm.
- Lập bảng danh sách cho từng người phụ trách: Bạn hãy sử dụng Excel và lập bảng để ghi lại tất cả tên của các thành viên trong nhóm và đồng thời ghi tất cả thông tin của mọi người. Nếu có nhiều thành viên trong nhóm thì bạn có thể tô màu tên của mọi người để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và tìm kiếm.
- Đưa ra tiêu đề nội dung công việc: Bạn hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang thực hiện và bố trí ở dưới tên người thực hiện. Bạn cũng có thể đồng thời nhập nhiều công việc dưới tên của người được giao thực hiện công việc.
- Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc: Thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc của thành viên trong nhóm sẽ giúp nhóm của bạn không bị phân tán về mặt thể chất. Ngoài ra, bạn nên chia nhỏ các công việc ở mỗi một cột mốc để dễ dàng quản lý. Bạn có thể thiết lập thời gian hoàn thành các cột mốc công việc theo các yếu tố như ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ngày hạn của công việc…
- Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên: Thực hiện quan sát tiến độ công việc của từng thành viên sẽ giúp bạn xác định ai là người sẵn sàng tham gia thực hiện nhiều dự án, ai đang làm tốt với dự án được giao và những ai đang gặp khó khăn. Từ đó, bạn sẽ giải quyết được các vấn đề khó khăn và giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
5. Những lưu ý khi sử dụng mẫu Excel quản lý tiến độ công việc
Để theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng, bạn hãy chuẩn bị chi tiết các nội dung liên quan đến nhiệm vụ như:
- Công việc cần thực hiện
- Thời gian thực hiện
- Những người phụ trách đảm nhận nhiệm vụ
Nếu chuẩn bị các nội dung này càng chi tiết thì bạn càng có thể theo sát tiến độ công việc đã đặt ra.
Bạn phải lưu ý đưa đầy đủ những thông tin về tên dự án, những việc đang làm hoặc đang cần xử lý vào bảng theo dõi. Bên cạnh đó, bạn cũng phải cung cấp một cách chi tiết về người đảm nhận vào tất cả nội dung trên. Đồng thời, việc đưa ra những lời đánh giá cũng rất cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
6. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Mẫu Excel quản lý tiến độ công việc và những thông tin mà EDUSA đã tổng hợp hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
