Excel là một trong những công cụ hiệu quả, trực quan mà bạn có thể dùng để quản lý kho hàng. Tuy nhiên việc thiết kế một file Excel quản lý chuyên nghiệp cần rất nhiều thời gian mà không phải chủ shop, doanh nghiệp nào cũng có đủ kiên nhẫn. Vì vậy, EDUSA sẽ chia sẻ với bạn cách sử dụng phần mềm Excel quản lý kho vô cùng đơn giản quan bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Cách sử dụng phần mềm Excel quản lý kho
Có nhiều cách để sử dụng phần mềm Excel quản lý kho. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Excel quản lý kho:
- Xây dựng bảng dữ liệu kho: Tạo một bảng trong Excel để ghi lại thông tin về các mặt hàng trong kho bao gồm tên mặt hàng, mã hàng, số lượng tồn kho, giá cả và các thông tin khác liên quan.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu: Sử dụng các tính năng của Excel để sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng, dễ dàng tìm kiếm thông tin về mặt hàng, loại bỏ các mục không cần thiết và tăng tính sắp xếp của kho hàng.
- Tính toán tồn kho: Sử dụng các công thức tính toán trong Excel để tự động tính toán số lượng tồn kho dựa trên nhập và xuất hàng. Ví dụ, có thể sử dụng công thức SUMIF hoặc COUNTIF để tính tổng số lượng nhập và xuất hàng.
- Tạo biểu đồ thống kê: Sử dụng tính năng tạo biểu đồ của Excel để thể hiện thông tin thống kê về kho hàng. Các biểu đồ giúp bạn xem tổng quan về tình trạng tồn kho, sự phân bố của các mặt hàng và xu hướng nhập/xuất hàng.
- Theo dõi thay đổi trong kho: Theo dõi việc thay đổi trong kho bằng cách sử dụng các tính năng của Excel như bảng tính điều khiển và định dạng điều khiển. Các tính năng này cho phép bạn ghi lại thông tin về các thay đổi và ngày thay đổi, giúp bạn theo dõi và quản lý kho hàng dễ dàng hơn.
- Tạo báo cáo kho: Sử dụng tính năng tạo báo cáo của Excel để tạo các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm về tồn kho, nhập và xuất hàng. Báo cáo này giúp bạn theo dõi hiệu suất kho hàng và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
- Tự động hóa các tác vụ: Sử dụng tính năng tự động hóa của Excel như macro và công thức để tự động hóa các tác vụ trong quá trình quản lý kho hàng. Ví dụ, bạn có thể tạo macro để tự động nhập dữ liệu từ phiếu xuất kho hoặc xuất báo cáo tồn kho hàng tháng.
Lưu ý rằng cách sử dụng phần mềm Excel quản lý kho có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn. Hãy tùy chỉnh phần mềm theo cách phù hợp nhất với công việc của bạn.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
2. Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Excel quản lý kho
Việc sử dụng phần mềm Excel quản lý kho miễn phí khá quen thuộc với các chủ shop nhỏ, doanh nghiệp tầm trung. Có thể nói, so với ngày xưa việc quản lý bằng Excel hiệu quả hơn rất nhiều so với việc ghi chép bằng sổ giấy. Những lợi ích mà Excel mang lại cho chủ shop như:
- Miễn phí và dễ sử dụng: là một phần mềm của Microsoft không khó để có thể tải và sử dụng Excel trên Window. Đồng thời giao diện của Excel cũng rất đẹp và trực quan để theo dõi tình trạng hàng trong kho.
- Excel có hệ thống các hàm với khả năng tính toán xử lý rất mạnh nếu bạn biết tận dụng, kết hợp các hàm này.
- Việc chỉnh sửa, cập nhật số liệu trong Excel cũng khá đơn giản và tiện lợi.
- Hiện nay, Excel còn có thể phân quyền truy cập, quyền xem và quyền chỉnh sửa đối với nhiều user khác nhau.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
3. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Excel quản lý kho
Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, đối với các doanh nghiệp lớn, việc dùng Excel để quản lý đôi khi gặp nhiều hạn chế, khó khăn như:
- Vì là phần mềm phục vụ mục đích cá nhân nên Excel không thể xử lý lượng số liệu quá khổng lồ từ các kho có quy mô lớn.
- Mặc dù được cập nhật thường xuyên, tuy nhiên khả năng bảo mật của Excel so với các phần mềm quản lý khác là khá tệ, chỉ thích hợp dùng cho mục đích cá nhân.
- Khó quản lý và đồng bộ khi bạn sử dụng nhiều file Excel khác nhau cho những mục đích khác nhau.
- Để tận dụng được hết sức mạnh của Excel đòi hỏi người dùng phải mất nhiều thời gian nghiên cứu, sử dụng, kết hợp các hàm thuần thục
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA
- Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
- Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
- Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ tin học về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.
5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA
- Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
- Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ tin học ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.
5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA
- Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
- Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Kết luận
Trên đây là cách sử dụng phần mềm Excel quản lý kho đơn giản nhất mà EDUSA chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn. Chúc bạn thành công!
Để lại thông tin cần tư vấn