Excel là một công cụ được ứng dụng phổ biến trong công việc quản lý bởi vì tính tiện dụng và hiệu quả cao trong đa lĩnh vực. Tuy nhiên, trong lĩnh vực quản lý phòng trọ vẫn có nhiều thắc mắc của khách hàng xoay quanh việc dùng file Excel quản lý phòng trọ có hiệu quả không? Đối với các mô hình kinh doanh nhà trọ như ngày nay thì có công cụ nào thay thế được? Cùng EDUSA tìm hiểu chi tiết trong bài viết nhé.
1. Cách sử dụng file Excel quản lý phòng trọ
Sau đây là một số cách sử dụng file Excel quản lý phòng trọ:
- Tạo danh sách khách thuê: Tạo một danh sách khách thuê với các thông tin như tên, số điện thoại, ngày thuê, ngày trả phòng, số tiền cọc, và ghi chú khác (nếu có). Bạn có thể sắp xếp danh sách này theo ngày thuê hoặc tên để dễ dàng truy cập thông tin cần thiết.
- Quản lý việc trả phòng: Tạo một cột để đánh dấu xem khách hàng đã trả phòng hay chưa. Bạn có thể sử dụng công thức IF để tự động cập nhật trạng thái của khách hàng dựa trên ngày trả phòng.
- Tính toán tiền phòng và tiền dịch vụ: Tạo một bảng tính riêng để tính toán tổng số tiền thu được từ khách thuê theo từng tháng. Bạn có thể sử dụng công thức SUMIF để tính toán tổng thu từng người thuê hoặc theo số tháng.
- Lập lịch thanh toán: Sử dụng Excel để theo dõi ngày thanh toán tiền thuê phòng của từng khách hàng. Bạn có thể tạo một bảng lập lịch thanh toán với cột ngày thanh toán và tên khách hàng để dễ dàng kiểm tra ngày thanh toán và tránh những khoản tiền quá hạn.
- Theo dõi các chi phí khác: Sử dụng các sheet hoặc các cột trong file Excel để theo dõi các chi phí khác như tiền điện, tiền nước, tiền vệ sinh và các dịch vụ khác. Bạn có thể sử dụng các công thức cộng trừ để tính toán các chi phí này và hiển thị tổng chi phí trong bảng chính.
- Tạo biểu đồ thống kê: Sử dụng Excel để tạo biểu đồ thống kê về tình hình thuê phòng, số lượng khách hàng và doanh thu theo từng tháng. Biểu đồ này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh phòng trọ và từ đó đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
2. Ưu điểm khi dùng file Excel quản lý phòng trọ
Khi dùng file Excel quản lý phòng trọ các ưu điểm nổi bật sau bạn có thể cân nhắc để sử dụng:
- Không tốn kém chi phí, thuận tiện.
- Dễ dàng sử dụng ngay cả với những người mới bắt đầu.
- Hệ thống công thức đa dạng hỗ trợ chủ nhà dễ dàng sắp xếp, quản lý thông tin, tính toán chi phí tài chính, các khoản thu chi, báo cáo,… dễ dàng
- Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu dựa vào ô tìm kiếm
- Dữ liệu được lưu trữ trên các file riêng giúp bạn thuận tiện theo dõi và quản lý tình hình phòng trọ mọi lúc, mọi nơi.
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
3. Nhược điểm khi dùng file Excel quản lý phòng trọ
Việc sử dụng miễn phí nhưng cũng sẽ có những bất cập mà khi quản lý nhà trọ bằng file Excel mà các chủ nhà trọ thường gặp phải. Những vấn đề bất cập cần phải kể đến như:
- Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết
- Tính bảo mật không cao, dễ dàng bị đánh cắp dữ liệu
- Dữ liệu không đồng bộ, dễ bị phân tán, trùng lặp.
- Đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức tin học văn phòng, nếu không rất khó để lên các chức năng cho bảng
- Trong quá trình sử dụng có thể phát sinh nhiều chi phí như chi phí thời gian, chi phí nâng cấp phần mềm, các sự cố như cúp điện, máy tính hư hỏng, lỗi win, … sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu, thậm chí mất hoàn toàn dữ liệu. Nó cũng không thật sự phù hợp với những phòng có quy mô lớn.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
4. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
5.1 Khóa học Excel Online 100% của EDUSA
- Khóa học bao gồm các bài giảng và đề thi thử qua video hướng dẫn cụ thể của giáo viên. Hơn nữa, bạn sẽ được tham gia group zalo kín và được đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc bất cứ khi nào bạn cần trong quá trình học.
- Để tạo cho học viên quen với các dạng bài cũng như tạo sự tự tin khi đi thi, trung tâm luôn cập nhật thường xuyên các bài tập và đề thi thử sát nhất với đề thi tại IIG đến 99%.
- Với khóa học này, dù bạn có ở đâu đi chăng nữa, bạn cũng có thể sớm rinh chứng chỉ tin học về tay chỉ với một thiết bị điện tử nhỏ. Thời hạn của khóa học sẽ là 3 tháng, phù hợp cho tất cả các học viên để có thể tiếp thu tốt nhất.
5.2 Khóa học Excel Online cùng Giáo viên của EDUSA
- Bạn sợ học chung sẽ khó hiểu, hay lớp học quá đông giáo viên sẽ không sát sao với tình hình học. Thì khóa học Excel Online cùng Giáo viên ra đời để đáp ứng nhu cầu của bạn. Khóa học được thiết kế theo dạng 1:1, nghĩa là 1 học viên – 1 giáo viên nhằm theo sát và hỗ trợ được học viên trong suốt quá trình học.
- Lộ trình khóa học sẽ được vạch ra phù hợp với từng cá nhân, bài học cũng sẽ được biên soạn và thiết kế riêng để học viên có thể hiểu bài tốt nhất mà vẫn không bị chậm kiến thức. Với cam kết 100% học viên chinh phục được chứng chỉ tin học ngay ở lần thi đầu tiên, trung tâm sẽ luôn đổi mới kiến thức và đề thi thử sát với đề thi thật nhất để đảm bảo được chất lượng đầu ra tốt nhất cho học viên.
5.3 Khóa học Excel Offline của EDUSA
- Lớp học được trang bị đầy đủ máy tính, máy lạnh, máy tính riêng, chuột, tai nghe tạo nên không gian học thoải mái, đầy đủ nhất cho học viên. Mỗi học viên sẽ có một chương trình học riêng trên máy tính riêng. Phần mềm ôn luyện siêu xịn để đánh giá năng lực của bạn.
- Chất lượng giáo viên, trợ giảng có bằng cấp và kiến thức chuyên môn cao, tận tình và gần gũi với học viên.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Kết luận
EDUSA hy vọng bài viết này đã đem đến cho các bạn những gợi ý hữu ích nhất trong việc lựa chọn file Excel quản lý phòng trọ phù hợp để áp dụng vào mô hình kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công!
Để lại thông tin cần tư vấn