Excel vốn là một phần mềm văn phòng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong lĩnh vực sản xuất, Excel có thể được sử dụng để quản lý kho vật tư. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng EDUSA tham khảo các mẫu file Excel quản lý vật tư miễn phí cũng như cách lập file này chi tiết nhé.
1. Mẫu file Excel quản lý vật tư miễn phí
Một file Excel quản lý vật tư có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc kiểm kê, quản lý các mặt hàng tồn kho. Tùy theo đặc tính của mỗi loại hàng hóa mà người quản lý có thể quản lý theo lô date, series/imei hoặc thành phần. Dưới đây là một số mẫu Excel mà doanh nghiệp có thể tham khảo tải về sử dụng để thực hiện quản lý kho một cách thuận tiện và dễ dàng nhất.
Để sở hữu file Excel quản lý vật tư này, bạn có thể tham gia khóa học Excel tại trung tâm EDUSA để được sở hữu những file Excel đáng giá này nhé.
2. Hướng dẫn tạo lập file Excel quản lý vật tư chi tiết
2.1 Bước 1: Lập danh mục hàng hóa, vật tư
Danh mục hàng hóa, vật tư chính là database dữ liệu để nhập hàng trong file Excel. Quá trình nhập dữ liệu cần được thực hiện cẩn thận để tổng hợp báo cáo chính xác, nhanh chóng. Các thông tin về vật tư thường bao gồm số thứ tự (STT), tên vật tư, mã vật tư, đơn vị. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác, tùy thuộc yêu cầu cụ thể.
Doanh nghiệp cần định dạng bảng biểu sao cho khoa học và đẹp mắt, đảm bảo quá trình tra cứu tổng hợp được dễ dàng. Sau đây là 3 lưu ý khi định dạng bảng biểu:
- Dòng tiêu đề thường được bôi đậm để làm nổi bật.
- Phần kẻ bên ngoài bảng thường sử dụng nét liền trong khi các đường kẻ ở giữa có thể dùng nét đứt và màu xám để tổng thể hài hòa hơn.
- Cố định các dòng tiêu đề.
2.2 Bước 2: Thiết lập sheet nhập – xuất
Trong sheet nhập – xuất thường bao gồm các thông tin: Ngày tháng, số chứng từ, mã vật tư, ĐVT, diễn giải, số lượng bán, tài khoản (nếu có), đơn giá, thành tiền. Khi nhập xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm tự động theo mã hàng đã nhập để tiết kiệm thời gian. Hàm IF và Vlookup cũng có thể kết hợp để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho các dòng trống của bên nhập xuất. Hàm IF sẽ giúp file trông sạch sẽ và gọn hàng hơn, không còn xuất hiện các lỗi #NA.
Công thức: =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0)
Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng
2.3 Bước 3: Báo cáo nhập – xuất – tồn
Đây là báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số tồn đầu và cuối; lượng nhập/xuất trong kỳ theo cụ thể từng mã vật tư. Báo cáo bao gồm các thông tin: Mã vật tư, tên vật tư, số lượng thành tiền, số lượng, tồn đầu nhập trong kỳ và số tồn cuối kỳ. Báo cáo được tạo tự động từ dữ liệu bảng nhập xuất. Tại cột thành tiền, số lượng nhập và xuất trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng hàng Sumif để tổng hợp dữ liệu từ bảng nhập xuất tồn.
Hàm Sumif là hàm tính tổng với điều kiện cho trước, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vật tư bằng Excel. Hàm Sumif sẽ giúp tính được tổng số lượng nhập xuất của mã hàng từ danh sách nhiều lần nhập xuất khác nhau.
Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)
3. Công thức thường sử dụng trong mẫu file Excel quản lý vật tư
Để tạo ra một file quản lý kho vật tư bằng Excel dễ dàng và chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo một số công thức phổ biến dưới đây:
| Tên hàm | Công thức tính | Ý nghĩa của hàm |
| Hàm SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Hàm tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên |
| Hàm SUMIF | =SUM(A2:A9,”>10″) | Hàm tính tổng dữ liệu có điều kiện |
| Hàm SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Hàm tính tổng giá trị của hàng hóa |
| Hàm CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Hàm kết hợp nội dung của các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Hàm tính giá trị trung bình từ ô dữ liệu A2 đến A20 |
| Hàm COUNT | =COUNT(B1:B10) | Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,”>9″) | Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện giá trị >9 |
4. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel
Mặc dù Excel là một công cụ rất phổ biến nhưng việc sử dụng file quản lý kho vật tư bằng Excel còn tồn tại khá nhiều hạn chế dưới đây:
- Khả năng bảo mật không cao: Một trong những rủi ro lớn nhất khi quản lý kho vật tư bằng Excel là tính bảo mật thấp, rủi ro về độ an toàn cho dữ liệu. Mọi dữ liệu nhập vào đều được lưu trên một thiết bị. Trường hợp xảy ra mất điện đột ngột hay máy tính bị hư hỏng, virus có thể dẫn tới công việc bị gián đoạn, tệ hơn là mất hoàn toàn dữ liệu.
- Thiếu tình đồng bộ: Việc lưu trữ bằng Excel có thể dẫn tới tình trạng khó truy xuất khi cần thực hiện các báo cáo tài chính tháng, báo cáo cuối năm. Trong nhiều trường hợp lượng dữ liệu quá lớn, doanh nghiệp phải rà soát chứng từ, dữ liệu, sổ sách từ đầu. Điều này rất mất thời gian và đôi khi dẫn tới chính trạng thiếu hoặc mất dữ liệu.
- Yêu cầu chuyên môn cao: Đối với những ai chưa có kinh nghiệm làm việc với file Excel, việc nắm bắt được và thao tác hàm sẽ khá khó khăn. Khi phải thực hiện quản lý các nghiệp vụ phức tạp với số lượng vật tư lớn, người quản lý phải có nghiệp vụ chuyên môn cao.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
6. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Lời kết
Như vậy, bài viết trên EDUSA đã gợi ý một số mẫu file Excel quản lý vật tư. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả các file Excel này. Nếu như bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn