Đối với người quản lý kho, việc quản lý kho rất khó khăn do số lượng hàng tồn kho lớn. Đồng thời phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như tập kết nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu, quản lý lượng hàng hóa nhập xuất… chứa nhiều thông tin phức tạp. Sử dụng file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả nhất. Các bạn hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.
1. Tại sao nên dùng file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng?
Bạn băn khoăn không biết quản lý vật tư bằng file Excel có thực sự giúp bạn quản lý kho hiệu quả? Chúng ta hãy xem những lợi ích của việc sử dụng Excel để quản lý tài liệu của bạn.
- Trong Excel, bạn có thể: Không giống như phần mềm có sẵn, nó bị giới hạn bởi các tính năng do các công ty/chuyên gia phần mềm tạo ra.
- Nếu bạn có thể tạo một file quản lý bán hàng và tồn kho đơn giản bằng Excel thì sẽ không tốn bất kỳ chi phí nào. Excel là một công cụ hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. Sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel để tính toán tổng doanh thu. Lợi nhuận gộp và sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán chạy nhất.
- Bạn có thể làm việc trực tiếp với cơ sở dữ liệu để thay đổi các giao dịch xuất nhập khẩu, thông tin sản phẩm và khách hàng, v.v. Hoặc bạn có thể tạo báo cáo bất cứ khi nào bạn muốn.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
2. Quy trình lập file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
2.1 Tạo cơ sở dữ liệu về thành phần và sản phẩm
Đây là nơi bắt đầu nếu bạn muốn sử dụng Excel để tạo file quản lý vật tư. Cơ sở dữ liệu vật tư, cơ sở dữ liệu lấy dữ liệu cho các sheet nhập xuất, báo cáo tổng hợp,… Báo cáo đảm bảo chính xác và nhanh chóng. Danh sách hàng hóa và phụ kiện thường có các cột chứa thông tin như số đơn đặt hàng, mã vật liệu, ký hiệu vật liệu và đơn vị. Các thông tin trong tài liệu này được bổ sung theo yêu cầu quản lý của từng công ty.
2.2 Tạo sheet nhập/xuất
Vào phiếu nhập xuất nhập các thông tin sau: số chứng từ, ngày nhập xuất, tài khoản (nếu có). Mô tả, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng bán, đơn giá, tổng thành tiền.
Bạn nhập các cột thông tin tương ứng dựa trên phiếu nhập hàng và giao dịch kho hàng nhà hàng của bạn. Chúng ta đã tạo danh sách sản phẩm với đầy đủ thông tin sản phẩm như mã, tên, đơn vị và nhóm. Tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách chỉ cần chọn/nhập số bài viết khi nhập và xuất. Các thông tin còn lại sẽ được chức năng Vlookup tự động tra cứu theo mã hàng mà bạn đã nhập.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2.3 Tạo bảng báo cáo xuất – nhập – tồn
Đây là báo cáo cung cấp thông tin tồn kho đầu, cuối kỳ và số lượng nhập/xuất trong kỳ mà từng mã nguyên vật liệu được khai báo. Gồm các cột: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, tổng cộng. Đây là báo cáo tự động và dữ liệu đến từ bảng tính nhập/xuất.
- Cột Vật tư: Bạn phải copy mã tiêu hao vào (Lưu ý: mỗi mã tiêu hao chỉ được copy 1 lần, không được trùng lặp).
- Tên và Đơn vị Vật liệu: Dữ liệu trong cột này được nhập vào trang Danh sách Vật liệu. Tìm dữ liệu của bạn nhanh chóng và dễ dàng với tính năng Vlookup.
- Số lượng: Số lượng đầu vào kỳ và đầu ra kỳ để lấy dữ liệu tổng từ danh sách đầu vào và đầu ra bằng hàm Sumif.
- Hàm tính tổng: Là hàm quan trọng nhất trong file quản lý vật tư trên Excel. Nó giúp tính tổng có điều kiện. Điều này giúp tính toán tổng nhập/xuất khóa sản phẩm từ các danh sách nhập/xuất khác nhau.
- Cột Hàng tồn kho: Bạn nên nhớ công thức sau:
- Tồn kho = Đầu vào – Doanh số
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
3. Hạn chế khi dùng file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
- Không an toàn: Vì đây là phần mềm ngoại tuyến, dữ liệu kém an toàn hơn và tất cả dữ liệu được lưu trữ trên một máy tính. Hơn nữa, nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc bạn mắc lỗi trong khi làm việc, tất cả dữ liệu của bạn có thể bị mất.
- Chức năng của Excel phức tạp: Đến mức người dùng cần phải hiểu nó để tận dụng tối đa chức năng của nó. Đây là một hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào. Đặc biệt là những công ty có số lượng ít hơn, đều có nhân viên giỏi. Việc sử dụng Excel để quản lý xuất nhập sản phẩm đòi hỏi nhân viên phải tự nhập số liệu vào file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót và lẫn lộn, đặc biệt nếu số lượng sản phẩm quá lớn.
- Không thể cập nhật thông tin kịp thời: File Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng đơn giản nhưng không hỗ trợ cập nhật dữ liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi hàng hóa thay đổi trong kho, nhân viên kho cần kiểm tra kho để lấy đúng số lượng. Điều này có thể được báo cáo cho các bộ phận khác.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.
Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.
Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:
- Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Tạm kết
Trên đây là bài viết hướng dẫn tạo file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng mà EDUSA muốn chia sẻ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
Để lại thông tin cần tư vấn