Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Tin học văn phòng bao gồm những vấn đề nào mà nhiều người thắc mắc. Để có thể giúp bạn tìm hiểu vấn đề này, chúng tôi xin chia sẻ những nội dung cơ bản của tin học văn phòng.

1. Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng

1.1 Đối với giáo dục

Trong suốt quá trình theo học tại cao đẳng, đại học, ứng dụng của tin học được sinh viên dùng thường xuyên để làm tiểu luận, báo cáo thực tập, khóa luận, thuyết trình,…thể hiện tính chuyên nghiệp ngay khi đang ngồi trên ghế nhà trường. Đây cũng chính là cơ hội để bạn thực hành, rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng trước khi tìm kiếm công việc.

1.2 Đối với công việc

Hiện nay, các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng để có thể hoàn thành công việc văn phòng một cách nhanh chóng và hiệu quả như là: hoạt động giao dịch bằng giấy tờ, văn bản; hoạt động kế toán – kiểm toán; hoạt động quản lý hành chính – nhân sự; việc làm nhân viên hành chính văn phòng,…

Bạn có thể thấy thì hầu hết các vị trí tuyển dụng của các cơ quan và doanh nghiệp đều có yêu cầu việc thành thạo và có chứng chỉ tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mà bạn nên trau dồi ngay từ khi bạn còn ngồi trên ghế nhà trường và nếu các bạn thực sự có ý thức thực hành và tập luyện.

1.3 Với đời sống

Tin học giúp cuộc sống của con người ngày càng trở nên tiện lợi, dễ dàng và thú vị hơn

• Tìm kiếm nguồn tài nguyên mở, phong phú
• Có thể chia sẻ thông tin khắp toàn cầu
• Liên lạc và kết nối với nhiều người, ở nhiều nơi khác nhau
• Xử lý văn bản, thông tin và thuyết trình nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.

2. Tin học văn phòng gồm những gì?

Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

Dưới đây đều là những thành phần cơ bản nhất trong tin học văn phòng, chỉ cần đảm bảo được thành tạo những mục này là bạn đã hoàn toàn đủ tự tin để đi ứng tuyển tại bất cứ công ty nào.

2.1 Gmail

Gmail được ứng dụng dùng để gửi thư trao đổi hoặc dữ liệu giữa một với một hoặc nhiều người. Mỗi thư soạn ra trên gmail đều có thể đính kèm với với một clip hoặc một hình ảnh hay các tệp ở các dạng hiển thị khác. Nhiều người nghĩ gửi thư gmail đơn thuần chỉ là nhập người nhận rồi gửi đi, tuy nhiên đối với tin học văn phòng bạn còn phải sắp xếp thư và gửi thư đúng chuẩn cho mục đích công sở.

2.2 Google Drive

Google Drive là một bộ nhớ để lưu lại hết những tập đã được thao tác sử dụng bằng tài khoản đăng nhập gmail, đặc biệt với những mail có tệp đính kèm nặng, Gmail không đủ sức chứa có thể tự động google drive. Tuy nhiên phổ biến nhất với dân công sở, đó là họ sẽ tạo các folder giống như một ổ cứng máy tính của mình đều phân loại và lưu dữ liệu. Việc này nhằm đảm bảo cho dữ liệu trong Google Drive luôn an toàn kể cả khi máy tính của bạn bị lỗi và tránh gây mất dữ liệu.

2.3 Google Doc

Google Doc là công cụ hỗ trợ hết sức cho công việc văn phòng. Google Doc với giao diện như Word Online để đánh các văn bản và chia sẻ trực tuyến nó với người khác. Ưu điểm của Google Doc đó là cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa trên một bản chỉ cần chủ sở hữu chia sẻ quyền chỉnh sửa.

2.4 Microsoft Office Word

Microsoft Word là một trình xử lý, soạn thảo văn bản thương mại được sử dụng rộng rãi được thiết kế bởi Microsoft. Microsoft Word cung cấp một số tính năng để dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu, bao gồm: Kiểm tra chính tả; in đậm, gạch chân, in nghiêng và gạch ngang; thụt lề, phân đoạn.

2.5 Microsoft Office Excel

Microsoft Excel có tính năng thực hiện các phép tính toán cơ bản, sử dụng các công cụ đồ họa, tạo các bảng trụ. Excel có các tính năng cơ bản giống như tất cả các ứng dụng bảng tính, sử dụng một tập hợp các ô được sắp xếp thành các hàng và cột để sắp xếp và thao tác dữ liệu. Excel cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu để xem các yếu tố khác nhau từ cá quan điểm khác nhau.

3. Một số câu hỏi thường gặp

3.1 Những điều cần lưu ý khi học tin học văn phòng là gì?

• Điều đầu tiên cần lưu ý là: Bạn nên học tin học văn phòng tại các trung tâm tin học có uy tín, có giảng viên có trình độ chuyên môn cao. Bởi vì khi học với những người như vậy bạn mới có thể học được nhiều kiến thức, kỹ năng…
• Bạn cần có khung chương trình học hợp lý sẽ giúp chúng ta có thể dễ dàng tiếp thu và học tập hiệu quả.
• Cần có thời gian học tập hợp lý, đều đặn.

3.2 Cách rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng?

Kỹ năng Word: Đây là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, nó cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video,…

Kỹ năng Excel: Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, tạo lập bởi các dòng, cột, để nhập dữ liệu, công thức tính toán. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có.

Kỹ năng PowerPoint: Đây là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh

Ngoài ra còn có những kỹ năng cơ bản không thể thiếu trong tin học văn phòng: Đánh văn bản bằng 10 ngón tay, sử dụng các phím tắt trên máy tính, Sao lưu dữ liệu,…

3.3 Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là khả năng sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,…

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích chi tiết cho các bạn về “ Kỹ năng tin học văn phòng là gì?” Hy vọng qua bài viết này các bạn đã có thể nắm rõ thông tin về kỹ năng tin học văn phòng. Chúc các bạn sẽ thành thạo các kỹ năng tin học để mở ra cho bản thân mình một tương lai rộng mở với mức thu nhập cao.