Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với một số công thức Excel cơ bản là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Trong bài viết này, hãy cùng EDUSA tìm hiểu về một số công thức Excel cơ bản phổ biến mà bạn cần biết. Cùng theo dõi nhé!
1. Một số công thức Excel cơ bản – Hàm đếm và hàm tính tổng
1.1 Hàm đếm COUNT
Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT.
Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các giá trị là số. Số ở đây bao gồm số âm, tỷ lệ phần trăm, ngày, giờ, phân số và công thức trả về số. Các ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.
Cú pháp: COUNT (value1, [value2], …)
Cú pháp hàm COUNT có các đối số sau:
- value1: Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.
- value2, …: Tùy chọn. Lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.
Lưu ý: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ số mới được tính.
Những giá trị được tính bao gồm:
- Các đối số là số, ngày tháng hoặc đại diện văn bản của số (ví dụ: một số được đặt trong dấu ngoặc kép, chẳng hạn như “1”) được tính.
- Những giá trị logic và biểu diễn văn bản của các số mà bạn nhập trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được tính.
- Các đối số là giá trị lỗi hoặc văn bản không thể dịch thành số sẽ không được tính.
- Nếu đối số là một mảng hoặc tham chiếu, thì chỉ các số trong mảng hoặc tham chiếu đó mới được tính. Các ô trống, giá trị logic, văn bản hoặc giá trị lỗi trong mảng hoặc tham chiếu không được tính.
1.2 Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
Hàm COUNTIF của Microsoft Excel đếm số ô trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí nhất định.
Hàm COUNTIF là một hàm tích hợp trong Excel được phân loại là hàm thống kê. Nó có thể được sử dụng như một hàm trang tính (WS) trong Excel. Là một hàm trang tính, hàm COUNTIF có thể được nhập như một phần của công thức trong một ô của trang tính.
Nếu bạn muốn áp dụng nhiều tiêu chí, hãy thử sử dụng hàm COUNTIFS.
Cú pháp cho hàm COUNTIF trong Microsoft Excel là: COUNTIF( range, criteria )
Tham số hoặc đối số
- range: Phạm vi ô mà bạn muốn đếm dựa trên tiêu chí.
- criteria: Tiêu chí được sử dụng để xác định ô nào cần đếm.
Xem thêm: Cách định dạng trang tính Excel chi tiết nhất
1.3 Hàm tính tổng SUM
Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác, hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.
Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.
Cú pháp của hàm SUM: SUM( number1, number2,…)
Hàm chấp nhận các đối số sau:
- Number1: Đây là giá trị số đầu tiên được thêm vào.
- Number2: Đây là giá trị số thứ hai được thêm vào.
- Đối số “number1” là bắt buộc trong khi các số tiếp theo (“number2”, “number3”, v.v…) là tùy chọn.
Các quy tắc điều chỉnh việc sử dụng hàm được liệt kê như sau:
- Các đối số được cung cấp có thể là số, mảng, tham chiếu ô, hằng số, phạm vi và kết quả của những hàm hoặc công thức khác.
- Trong khi cung cấp một dải ô, chỉ dải ô đầu tiên (cell1:cell2) là bắt buộc.
- Đầu ra là số và đại diện cho tổng các giá trị được cung cấp.
- Các đối số được cung cấp có thể lên tới tổng số 255.
Lưu ý: Hàm SUM Excel trả về giá trị “#VALUE!” lỗi nếu tiêu chí được cung cấp là một chuỗi văn bản dài hơn 255 ký tự. Phạm vi ô được cung cấp phải khớp với kích thước của nguồn.
1.4 Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE
Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Hàm AVERAGE có thể xử lý tới 255 đối số riêng lẻ, có thể bao gồm số, tham chiếu ô, phạm vi, mảng và hằng số.
Cú pháp của hàm AVERAGE là: = AVERAGE (number1, [number2],…)
Trong đó:
- number1 – Một số hoặc tham chiếu ô đề cập đến các giá trị số.
- number2 – [tùy chọn] Một số hoặc tham chiếu ô đề cập đến các giá trị số.
Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của các số được cung cấp dưới dạng đối số. Để tính giá trị trung bình, Excel tính tổng tất cả các giá trị số và chia cho số giá trị số.
Nếu các giá trị được cung cấp cho AVERAGE có lỗi, thì AVERAGE trả về lỗi. Bạn có thể sử dụng hàm AGGREGATE để bỏ qua lỗi.
Xem thêm: Cách làm trang tính Excel online trên máy tính
1.5 Hàm MIN, MAX
Để tìm giá trị thấp nhất (số nhỏ nhất) trong một tập hợp các giá trị, hãy sử dụng hàm MIN.
Hàm MIN có các đối số sau trong cú pháp của nó:
- number 1 – bắt buộc
- number 2 đến number 255 – tùy chọn
number1, [number2], … là chuỗi giá trị từ đó bạn muốn nhận giá trị nhỏ nhất. Number1 là bắt buộc trong khi [number2] và các mục sau đó là tùy chọn.
Đối với mỗi đối số, bạn có thể nhập số, tên, mảng hoặc tham chiếu trang tính nơi lưu trữ số.
Nếu đối số là một tham chiếu hoặc mảng, thì mọi ô trống, giá trị logic (true hoặc false) hay giá trị văn bản đều bị bỏ qua khi tính toán giá trị tối thiểu.
Lưu ý: Nếu phạm vi không chứa bất kỳ giá trị số nào, công thức MIN sẽ trả về số không
2. Một số công thức Excel cơ bản – Hàm LOGIC
2.1 Hàm IF
Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”). Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF lồng nhau.
Lưu ý khi sử dụng:
- Hàm IF được sử dụng để chạy một bài kiểm tra logic và phản ứng khác nhau tùy thuộc vào việc kết quả là TRUE hay FALSE.
- Đối số đầu tiên, điều kiện, là một biểu thức trả về TRUE hoặc FALSE. Cả giá trị đúng và giá trị sai đều là tùy chọn, nhưng ít nhất một trong số chúng phải được cung cấp.
- Kết quả từ IF có thể là một giá trị, một tham chiếu ô hoặc thậm chí là một công thức khác.
2.2 Hàm AND
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),”giá trị đúng”,”giá trị sai)
Xem thêm: Học Excel văn phòng nâng cao hiệu quả làm việc của bạn
2.3 Hàm OR
Hàm Excel OR trả về TRUE nếu bất kỳ đối số đã cho nào được đánh giá là TRUE và trả về FALSE nếu tất cả các đối số được cung cấp bị đánh giá là FALSE. Ví dụ, để kiểm tra A1 cho “x” hoặc “y”, hãy sử dụng =OR(A1=”x”,A1=”y”). Hàm OR có thể được sử dụng làm phép thử logic bên trong hàm IF để tránh các IF lồng nhau và có thể được kết hợp với hàm AND.
Ngược lại với AND, OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Cú pháp: =OR(logical1, [logical2], …)
Trong đó:
- logic1 – Điều kiện đầu tiên hoặc giá trị logic để đánh giá.
- logic2 – [tùy chọn] Điều kiện thứ hai hoặc giá trị logic để đánh giá.
3. Một số công thức Excel cơ bản – Hàm ngày tháng
3.1 Hàm YEAR, MONTH, DAY
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng “/” hoặc “-“. Để điền thời gian, sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.
Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).
3.2 Hàm DATE
Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm.
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9).
Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản
4. Một số công thức Excel cơ bản – Hàm chuỗi văn bản
- Hàm LEFT: Để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT. Công thức =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)
- Hàm RIGHT: Dùng hàm RIGHT khi cần lấy những ký tự từ phía bên phải của chuỗi. Công thức =RIGHT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)
- Hàm MID: Dùng để lấy các ký tự bắt đầu từ đâu (tính từ trái sang). Công thức =MID(ô chứa chuỗi cần lấy, vị trí lấy, số ký tự cần lấy). Trong ví dụ này ta lấy 3 ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ 5.
- Hàm LEN: Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN. Công thức =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm).
- Hàm FIND: Dùng để tìm vị trí của một chuỗi con trong chuỗi. Công thức =FIND(“chuỗi con”, ô chứa chuỗi). Trong ví dụ này ta tìm vị trí của chuỗi con “am” trong chuỗi “example text”, và nó ở vị trí thứ 3.
- Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản: Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác bạn sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,”văn bản ban đầu”,”văn bản thay thế”)’
Xem thêm: Top 5 sách học Excel tốt nhất hiện nay
5. Một số công thức Excel cơ bản – Hàm tra cứu
5.1 Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Cú pháp =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về)
Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLOOKUP xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối.
5.2 Hàm CHOOSE
CHOOSE là một trong những hàm Excel trông có vẻ không hữu ích, nhưng khi kết hợp với các hàm khác sẽ mang lại một số lợi ích tuyệt vời. Ở cấp độ cơ bản nhất, bạn sử dụng hàm CHOOSE để lấy một giá trị từ danh sách bằng cách chỉ định vị trí của giá trị đó.
Hàm CHOOSE trả về giá trị từ danh sách bạn chỉ định, dựa trên vị trí được yêu cầu.
Cú pháp cho hàm CHOOSE trong Microsoft Excel là: CHOOSE( position, value1, [value2, … value_n] )
Tham số hoặc đối số:
- position: Số vị trí trong danh sách các giá trị cần trả về. Nó phải là một số từ 1 đến 29.
- value1, value2, … value_n: Danh sách lên đến 29 giá trị. Giá trị có thể là bất kỳ giá trị nào sau đây: số, tham chiếu ô, tên đã xác định, công thức/hàm hoặc giá trị văn bản.
Kết quả trả về:
Hàm CHOOSE trả về bất kỳ kiểu dữ liệu nào như chuỗi, số, ngày, v.v…
- Nếu vị trí nhỏ hơn 1, hàm CHOOSE sẽ trả về lỗi #VALUE!.
- Nếu vị trí lớn hơn số lượng giá trị trong danh sách, hàm CHOOSE sẽ trả về lỗi #VALUE!.
Lưu ý: Nếu vị trí là một phân số (không phải là một giá trị nguyên), nó sẽ được chuyển đổi thành một số nguyên bằng cách loại bỏ thành phần phân số của số đó.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
6. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học Excel gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
7. Câu hỏi thường gặp
7.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
7.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
8. Kết luận
Trên đây là một số công thức Excel cơ bản mà bạn cần nắm rõ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn trong công việc. Nếu như bạn đang tìm một khóa học Excel chất lượng thì bạn có thể tham khảo các khóa học MOS Excel tại EDUSA nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn