Một trong những điểm mạnh nhất của Google tài liệu là khả năng chia sẻ tài liệu, bảng tính và bản trình diễn với những người khác, vì vậy bạn có thể cộng tác việc chỉnh sửa các tài liệu với nhau theo thời gian thực từ bất cứ nơi đâu trong thế giới. Dưới đây là cách chia sẻ Google tài liệu mà bạn cần biết. Hãy cùng EDUSA theo dõi nhé!
1. Các tùy chọn khả năng hiển thị
Điều đầu tiên bạn cần phải biết về việc chia sẻ trong Google Docs là Tùy chọn Khả năng hiển thị, điều mà sẽ kiểm soát những người nào có thể xem tài liệu. Các tài liệu, bảng tính và các bản trình diễn mới của bạn trong Google Drive mặc định là riêng tư, nhưng từ nút Share, bạn có thể chọn để làm cho các tài liệu này có thể xem được bởi các cá nhân cụ thể, bất kỳ ai có một liên kết tới tài liệu, hoặc công khai trên web.
Xem thêm: Cách làm trang tính Excel online trên máy tính
2. Cách chia sẻ Google tài liệu
- Để thấy các thiết lập chia sẻ hiện tại của bạn khi bạn có một tài liệu được mở trong Google tài liệu, đơn giản là di chuyển con trỏ chuột lên nút Share ở góc trên bên phải tài liệu của bạn. Tại đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên chỉ ra các chính sách hiện tại của tài liệu, mặc định nó sẽ là private (riêng tư).
- Di chuyển con trỏ chuột lên nút Share để xem cài đặt hiện tại của bạn.
- Để thay đổi các thiết lập, bấm vào nút Share. Màn hình Share with others (Chia sẻ với mọi người) xuất hiện.
- Từ màn hình Share with others, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu trong Google Docs.
- Nhập tên của những người từ danh bạ hoặc địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu với họ.
- Nhấp vào nút Send, sau khi bạn đã nhập tên hoặc địa chỉ email.
- Tiếp tục thêm tên và địa chỉ email của tất cả mọi người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu với họ. Bạn cũng có thể thêm một lưu ý với các cộng tác viên của bạn trong trường Add a note (thêm một ghi chú).
- Nhấp vào nút Send, ở góc dưới cùng bên trái của màn hình khi bạn đã hoàn thành việc thêm các công tác viên.
Xem thêm: Lỗi hàm Excel không ra kết quả khi dùng hàm COUNTIF
3. Cách bật tùy chọn khả năng hiển thị của liên kết
- Bạn cũng có thể sử dụng màn hình Share with others của Google Docs để bật tùy chọn khả năng hiển thị của liên kết. Nếu tùy chọn hiển thị của liên kết được bật, bất kỳ ai có một liên kết tới tài liệu của bạn đều có thể truy xuất nó.
- Nhấp vào liên kết ở góc trên bên phải để có được một liên kết có thể chia sẻ.
- Để bật tùy chọn Link Sharing (chia sẻ liên kết), hãy nhấp vào biểu tượng liên kết ở góc trên bên phải của màn hình. Xuất hiện một màn hình với một liên kết.
Lưu ý: Điều quan trọng cần phải nhớ là việc kích hoạt liên kết chia sẻ sẽ làm giảm đi khả năng kiểm soát những ai có thể xem tài liệu của bạn. Một trong những người xem tài liệu của bạn có thể chia sẻ liên kết đó với những người khác, và những người đó sẽ có thể truy xuất tài liệu của bạn.
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
4. Sử dụng các tùy chọn Chia sẻ Nâng cao trong Google Docs
- Bạn có thể kiểm soát sâu hơn những người nào có thể xem tài liệu của bạn. Bắt đầu từ màn hình Share with others.
- Sau đó, chọn Advanced. Trong trình đơn Sharing settings, bạn sẽ có thể thay đổi những người nào có thể xem các tài liệu.
- Lưu ý phần Owner settings ở dưới cùng của trang. Các thiết lập này chỉ sẵn có cho người sở hữu tài liệu. Chúng cho phép bạn giới hạn những gì mà các cộng tác viên có thể làm với tài liệu của bạn.
5. Xác định Tùy chọn Chia sẻ của Liên kết
Từ trình đơn Sharing settings, chọn Change để xem các tùy chọn chia sẻ liên kết. Dưới đây là một mô tả cho mỗi tùy chọn:
- Specific People: Để cho phép một người cụ thể xem tài liệu, chọn Save, điều này sẽ dẫn bạn trở lại trình đơn Sharing settings. Nhập địa chỉ email của các cá nhân mà sẽ truy xuất tới tài liệu ở phía dưới cùng của trình đơn, phía dưới Invite people.
- Anyone With the Link: Để cho một nhóm những người cụ thể có thể truy xuất, chọn Anyone with the link từ các tùy chọn khả năng Hiển thị. Chọn Save để trở về trình đơn Sharing settings. Từ trình đơn Sharing settings, bạn có thể tô đậm liên kết đến tài liệu và chia sẻ qua email, mạng xã hội hoặc tin nhắn.
- Public on the Web: Bạn muốn biết cách làm thế nào để chia sẻ Google Doc công khai trên web? Nó rất dễ trong Google Docs. Để cho phép bất kỳ ai có thể truy xuất hoặc nhúng một tài liệu Google Docs trên một trang web, chon Public on the web từ các tùy chọn Khả năng hiển thị. Chọn Save để trở về trình đơn Sharing settings. Từ trình đơn Sharing settings, bạn có thể chọn liên kết đến tài liệu và chia sẻ thông qua mạng xã hội để cho phép bất cứ ai truy cập vào tài liệu của bạn.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất
6. Tùy chọn cộng tác viên
Để xem các tùy chọn Cộng tác viên, hãy nhấp vào nút Share ở phía trên bên phải của tài liệu. Nhấp vào Advanced. Trong trình đơn Share settings, mời các cá nhân cụ thể hoặc nhóm bằng cách sử dụng địa chỉ email hoặc gửi email liên hệ với nhóm.
Trong khi nhập các địa chỉ này, các tùy chọn Cộng tác viên sẽ hiện lên. Nếu bạn nhấp vào mũi tên đi xuống nằm kế bên biểu tượng bút chì ở cạnh mỗi cái tên. Ở đây, bạn có thể chọn từ các tùy chọn sau: Can edit, can comment, hoặc can view.
Một khi bạn bấm vào mũi tên bên cạnh bút chì, bạn có thể thay đổi tùy chọn cộng tác viên từ trình đơn thả xuống. Dưới đây là một mô tả về mỗi tùy chọn:
- Can Edit: Tuỳ chọn Cộng tác viên này cho phép các cá nhân khác chỉnh sửa tài liệu. Các Cộng tác viên có thể làm việc trong một tài liệu cùng một lúc theo thời gian thực, do đó, không cần phải gửi email thay đổi lại.
- Can Comment: Với tùy chọn cộng tác viên này, một cá nhân mà được chia sẻ tài liệu Google Docs, sẽ có thể xem tài liệu và bình luận ý kiến, nhưng sẽ không thể thay đổi các tài liệu trong bất kỳ trường hợp nào. Tùy chọn này rất hữu ích khi tìm kiếm thông tin phản hồi về một dự án, nhưng không muốn bất kỳ thông tin nào được thay đổi.
- Can View: Để cho phép những người khác chỉ có thể xem một tài liệu, chọn tùy chọn Can view. Tùy chọn này thì đặc biệt hữu ích để phân phối một mẫu template mà cần phải được sử dụng bởi những người khác. Bằng cách thiết lập tùy chọn Cộng tác viên thành Can view, cộng tác viên sẽ buộc phải tạo một bản sao của tài liệu để thực hiện thay đổi, do đó đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi các mẫu một cách trực tiếp.
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu
7. Khi nào chia sẻ các tài liệu của bạn trong Google tài liệu?
Google tài liệu đơn giản hoá việc chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, bảng tính và bản trình diễn, và có một số cách để bạn có thể để sử dụng. Bây giờ thì bạn biết cách để chia sẻ các tài liệu trong Google tài liệu, và có thể kiểm soát một số cài đặt hữu ích, đã đến lúc để sử dụng nó.
Có thể bạn không cần người khác giúp bạn chỉnh sửa mọi tài liệu mà bạn tạo, tuy nhiên việc chia sẻ tài liệu trong Google Docs có thể thực sự hữu ích. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng rất phù hợp khi mà bạn có thể phải tìm cách để cộng tác và chia sẻ tài liệu trong Google tài liệu:
- Lưu giữ các ghi chú của buổi họp nhóm trong một tài liệu cộng tác
- Các ý tưởng cho một dự án sắp tới như là trong một nhóm
- Tạo một thực đơn cho bữa ăn tối của bạn, và mời khách thêm những gì họ dự định mang tới
- Cho phép bạn bè nhận xét về một bài phát biểu mà bạn đang viết cho đám cưới của một người bạn tốt nhất của mình
- Chỉ định các phần của một dự án cho các cá nhân khác nhau, nhưng phải để cho tất cả mọi người báo cáo những phát hiện của họ trên cùng một tài liệu
- Chia sẻ danh sách hàng hóa với người phân phối của bạn, hoặc danh sách công việc nhà với các đứa con hoặc bạn cùng phòng của bạn
Xem thêm: Cách dùng công thức Excel hàm ROUND dễ hiểu nhất
8. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.
Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.
Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
9. Câu hỏi thường gặp
9.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?
100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.
9.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
9.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?
Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.
10. Lời kết
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách chia sẻ Google tài liệu hiệu quả nhất. Nếu như bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn