Cách dùng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa đơn giản

Excel là một trong những công cụ không thể thiếu trong việc quản lý toàn diện kho hàng hóa của các doanh nghiệp. Với khả năng tính toán, phân loại và tổ chức dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả, sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý hàng hóa. Hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm nhé.

1. Lợi ích khi dùng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

• Một trong những lợi ích chính mà Excel mang lại là khả năng quản lý hàng hóa theo mọi phương diện. Từ việc ghi nhận số lượng, giá trị, thông tin sản phẩm, mã hàng, nguồn gốc, đến việc thống kê tồn kho hàng tháng, quý, năm, Excel giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên căn cứ số liệu chính xác và rõ ràng. Điều này giúp tránh hiện tượng mất hàng, hàng tồn kho quá lứa, cũng như đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa luôn đảm bảo và đáp ứng mọi yêu cầu từ khách hàng.
• Hơn nữa, Excel còn cho phép nhân viên quản lý kho tạo ra các báo cáo phân tích tồn kho, doanh thu, lợi nhuận và các chỉ số kinh doanh khác một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin quan trọng, đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả. Ngoài ra, Excel còn tạo thuận lợi trong việc theo dõi tiến độ nhập, xuất hàng, kiểm kê hàng tồn kho và đánh giá hiệu suất làm việc của cán bộ quản lý kho.
• Các công cụ phân tích dữ liệu và tính năng tích hợp trong Excel cũng mang lại nhiều tiện ích cho việc quản lý kho hàng hóa. Việc sắp xếp, lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, xuất và cập nhật dữ liệu từ các nguồn khác nhau, giúp cho việc quản lý này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay

2. Lưu ý khi sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

Khi sử dụng Excel để quản lý toàn diện kho hàng hóa, có một số lưu ý quan trọng sau:

• Thiết kế bảng tính: Xác định các cột dữ liệu cần thiết và đảm bảo rằng mỗi cột đại diện cho một thuộc tính riêng biệt của hàng hóa như tên, mã sản phẩm, số lượng, giá, ngày nhận hàng, ngày xuất hàng,… Hãy chắc chắn rằng các cột có tiêu đề rõ ràng để dễ dàng định vị và sắp xếp dữ liệu.
• Sử dụng công thức tính toán: Excel cung cấp rất nhiều công thức tính toán mạnh mẽ như VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, v.v. Hãy sử dụng công thức này để tự động tính toán dữ liệu trong bảng. Ví dụ: tổng số lượng hàng hóa trong kho, tổng giá trị hàng hóa,…
• Sắp xếp và lọc dữ liệu: Sắp xếp và lọc dữ liệu theo các tiêu chí như tên hàng hóa, ngày nhận hàng, v.v. sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết. Sử dụng chức năng sắp xếp và lọc (Sort và Filter) của Excel để làm điều này.
• Sử dụng bảng tính phụ: Bạn có thể tạo các bảng tính phụ để theo dõi các thông tin cụ thể như hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng,… Điều này giúp bạn quản lý kho hàng hóa một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
• Định dạng dữ liệu: Đảm bảo rằng các cột dữ liệu được định dạng đúng, ví dụ: cột số lượng hàng hóa nên là dữ liệu số, cột ngày tháng nên là dữ liệu ngày tháng. Điều này giúp bạn thực hiện các phép tính và tìm kiếm dễ dàng hơn.
• Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo rằng bạn không mất mất dữ liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cố. Bạn có thể sao lưu dữ liệu bằng cách tạo bản sao lưu của tệp Excel hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Bảo mật dữ liệu: Nếu bạn lưu trữ thông tin nhạy cảm như giá cả hoặc thông tin khách hàng trong bảng Excel của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết lập mật khẩu cho tệp để bảo vệ thông tin đó khỏi truy cập trái phép.
• Đào tạo và hỗ trợ: Nếu bạn không quen thuộc với Excel hoặc muốn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình, hãy xem xét việc tham gia khóa học Excel hoặc tìm kiếm các nguồn tài nguyên trực tuyến để học hỏi và giải đáp thắc mắc của bạn.

Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất

3. Cách sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

Excel là một công cụ rất mạnh mẽ để quản lý và tổ chức thông tin trong một kho hàng hóa. Dưới đây là một số bước cơ bản để sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa:

• Xác định cấu trúc tệp Excel: Trước khi bắt đầu, hãy xác định cấu trúc tệp Excel của bạn. Điều này bao gồm các trường thông tin cần thiết để quản lý kho hàng hóa như mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng tồn kho, thông tin nhà cung cấp, giá nhập, giá bán,…
• Tạo bảng dữ liệu: Tạo một bảng mới trên Excel và dán cấu trúc tệp vào đó. Đảm bảo rằng mỗi cột tương ứng với một trường thông tin trong cấu trúc tệp.
• Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu vào từng hàng của bảng. Hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng và đầy đủ thông tin cho mỗi hàng hóa. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ một nguồn khác vào Excel, chẳng hạn như từ các tệp CSV hoặc từ hệ thống quản lý kho hàng của bạn.
• Sắp xếp và lọc dữ liệu: Sử dụng chức năng sắp xếp và lọc của Excel để tổ chức và tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng. Bằng cách sắp xếp theo một cột cụ thể, bạn có thể xem các hàng hóa theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Sử dụng lọc để lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí như nhà cung cấp, số lượng tồn kho,…
• Tạo tính toán: Sử dụng các công thức tính toán của Excel để tính toán các chỉ số quan trọng cho từng hàng hóa. Ví dụ, bạn có thể tính tổng số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, lợi nhuận,… Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình trạng kho hàng của mình
• Tạo biểu đồ và đồ thị: Sử dụng các công cụ biểu đồ và đồ thị của Excel để trực quan hóa dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các xu hướng và mô hình trong kho hàng hóa của mình. Ví dụ, bạn có thể tạo biểu đồ cột để so sánh số lượng tồn kho của các hàng hóa khác nhau.
• Tạo báo cáo: Sử dụng chức năng báo cáo và in ấn của Excel để tạo báo cáo tổng quan về kho hàng hóa của bạn. Bạn có thể tạo báo cáo theo các tiêu chí như danh mục hàng hóa, số lượng tồn kho, giá trị tồn kho,… Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo của mình để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất

4. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:

• EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
• Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA 

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?

Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.

5.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

5.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

6. Lời kết

Tóm lại, sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa sẽ giúp bạn quản lý đơn giản hơn rất nhiều. Khả năng tính toán, phân loại và tổ chức dữ liệu của Excel giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng, chính xác và hiệu quả. Việc tận dụng và nâng cao kỹ năng sử dụng Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong việc quản lý toàn diện kho hàng hóa. EDUSA chúc bạn thành công!