Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Sự thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho có tác động rất lớn tới chi phí và chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để giải quyết bài toán nan giải liên quan tới kho hàng, EDUSA sẽ chia sẻ đến bạn cách sử dụng Excel quản lý kho hàng vô cùng đơn giản. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Cách sử dụng Excel quản lý kho hàng đơn giản hiệu quả
Để sử dụng Excel quản lý kho hàng, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Tạo danh sách hàng hóa: Tạo bảng Excel với các cột như tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, đơn giá, giá trị tổng cộng, ngày nhập hàng, ngày xuất hàng, v.v. Bạn có thể tùy chỉnh các cột tùy theo nhu cầu của bạn.
- Nhập thông tin hàng hóa: Điền thông tin về hàng hóa vào bảng. Mỗi hàng ứng với một mặt hàng trong kho. Hãy chắc chắn rằng bạn nhập đầy đủ thông tin và đúng cấu trúc dữ liệu.
- Tìm kiếm và sắp xếp: Sử dụng tính năng tìm kiếm và sắp xếp của Excel để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp thông tin hàng hóa theo các tiêu chí khác nhau, như tên hàng, mã hàng, ngày nhập hàng, v.v.
- Tính toán tổng giá trị tồn kho: Sử dụng công thức tính toán tổng các giá trị tồn kho trong bảng. Bạn có thể sử dụng công thức SUM hoặc SUMIF (nếu bạn muốn tính toán chỉ cho các mặt hàng cụ thể) để tính toán tổng giá trị tồn kho của bạn.
- Thống kê và báo cáo: Sử dụng các công thức và tính năng thống kê của Excel để tạo các báo cáo về số lượng, giá trị tồn kho, xuất nhập hàng,… Bạn có thể sử dụng các biểu đồ, đồ thị hoặc pivot table để trực quan hóa thông tin.
- Cập nhật dữ liệu: Để quản lý kho hàng hiệu quả, hãy đảm bảo cập nhật thông tin hàng hóa khi có thay đổi, bao gồm số lượng nhập hàng mới, số lượng xuất hàng, thêm mới hàng mới, v.v.
- Sao lưu dữ liệu: Để đảm bảo an toàn dữ liệu, hãy thường xuyên sao lưu bảng Excel của bạn và lưu nó ở nơi an toàn như ổ đĩa cục bộ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.
Lưu ý rằng việc sử dụng Excel quản lý kho hàng có thể mang lại hiệu quả cao, nhưng nếu bạn đang quản lý một kho hàng lớn và phức tạp, bạn có thể muốn xem xét các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để giúp bạn quản lý tốt hơn.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
2. Cần kỹ năng gì để quản lý kho hàng bằng Excel?
Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả bằng Excel, bạn cần trang bị cho mình một vài kỹ năng như sau
2.1 Có kiến thức cơ bản về Excel
Để sử dụng thành thạo Excel cho công việc, bạn cần nắm vững tất cả những kỹ năng cơ bản về Excel. Những công thức tính hàm cơ bản, cách thiết lập dữ liệu, phân chia cột hàng,… trong Excel bạn phải nắm trong lòng bàn tay.
Một số hàm cơ bản trên Excel:
- SUM: Tính tổng số liệu
- AVG: Tính trung bình tổng số liệu
- IF: Hàm điều kiện
- COUNTIF: Hàm đếm số liệu có điều kiện
- HLOOKUP: Hàm tìm giá trị theo hàng
- VLOOKUP: Hàm tìm giá trị theo cột
Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản
2.2 Tinh chỉnh Excel sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh
Với mỗi doanh nghiệp, sẽ có một phương thức quản lý hàng tồn kho khác nhau. Bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ doanh nghiệp của mình, và có những điều chỉnh từ file mẫu sao cho phù hợp nhất.
Một số phương thức xuất nhập kho thường thấy của các doanh nghiệp bao gồm:
- FIFO: Nhập trước xuất trước
- FILO: Nhập trước xuất sau
- LIFO: Nhập sau xuất trước
- JIT: Xác định hàng nhập xuất theo đúng số lượng cần, tại đúng thời điểm.
Xem thêm: Cách tính dư nợ giảm dần trong Excel
3. Rủi ro khi sử dụng Excel quản lý kho hàng
Excel là công cụ miễn phí và dễ sử dụng. Nhưng không vì thế mà không có những rủi ro khi sử dụng nó. Dưới đây là một số rủi ro khi dùng Excel để quản lý kho hàng:
- Dữ liệu thiếu sự bảo mật, có thể bị đánh cắp hoặc mất bất kỳ lúc nào.
- Có thể phải nhập dữ liệu thủ công, dẫn tới việc sai lệch giữa các số liệu khi nhập.
- Thiếu sự kết nối, đồng bộ giữa các số liệu khi quản lý bằng Excel.
- Thiếu những chức năng báo cáo số liệu khi quản lý kho hàng bằng Excel.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
4. Giải pháp hạn chế rủi ro quản lý kho hàng trên Excel
Dưới đây mà một số giải pháp nhằm hạn chế các rủi ro khi sử dụng Excel để quản lý kho hàng:
- Sử dụng những công cụ phần mềm chuyên biệt để thay thế.
- Cẩn trọng và kiểm tra nhiều lần khi nhập số liệu vào Excel.
- Liên kết các số liệu giữa các tab, các sheet trên Excel.
- Sử dụng các biện pháp bảo mật khi quản lý kho hàng trên Excel.
- Sử dụng các công cụ bổ trợ để báo cáo số liệu. Các công cụ này phải có chức năng nhập số liệu từ Excel.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
5. Trung tâm dạy Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?
Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.
6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không?
Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ.
6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?
Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.
7. Lời kết
Sử dụng Excel quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. EDUSA hy vọng bạn đã lựa chọn cho mình phương thức quản lý hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của mình.
Để lại thông tin cần tư vấn