File Excel quản lý bảo trì mà bạn cần biết

Quản lý thiết bị bằng Excel đang là chủ đề được rất nhiều bạn đọc tìm kiếm. Vậy nên hôm nay EDUSA xin giới thiệu đến các bạn thông tin về file Excel quản lý bảo trì cho thiết bị máy móc tài sản và phương tiện thông qua bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi nhé.

1. File Excel quản lý bảo trì là gì?

Đây là một tệp Excel được thiết kế để ghi lại thông tin về việc bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị và tài sản của doanh nghiệp. File Excel quản lý bảo trì thường bao gồm các tab và các cột dữ liệu như tên thiết bị, ngày bảo trì, ngày bảo dưỡng tiếp theo, mô tả công việc, tình trạng của thiết bị, chi phí và người thực hiện,…

2. Cách sử dụng file Excel quản lý bảo trì

Để sử dụng file Excel quản lý bảo trì, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Tạo một file Excel mới: Mở Excel và tạo một bảng tính mới.
• Xác định các trường thông tin cần thiết: Xác định các trường thông tin cần thiết để quản lý bảo trì, chẳng hạn như tên thiết bị, mã thiết bị, ngày bảo trì gần nhất, ngày tiếp theo cần bảo trì, trạng thái bảo trì, công việc cần thực hiện, người thực hiện, ghi chú, vv. Tùy theo yêu cầu cụ thể của công ty hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể tùy chỉnh các trường thông tin này.
• Tạo tiêu đề cho các cột: Sử dụng hàng đầu tiên của bảng tính để tạo tiêu đề cho các cột thông tin. Gợi ý một số tiêu đề phổ biến bao gồm: Tên thiết bị, Mã thiết bị, Ngày bảo trì gần nhất, Ngày tiếp theo cần bảo trì, Trạng thái bảo trì, Công việc cần thực hiện, Người thực hiện, Ghi chú,…
• Nhập dữ liệu: Bắt đầu nhập dữ liệu cho từng thiết bị vào các hàng của bảng tính. Hãy chắc chắn nhập đủ thông tin cho mỗi thiết bị.
• Tạo bộ lọc: Sử dụng chức năng bộ lọc của Excel để dễ dàng tìm kiếm, xem và sắp xếp các thông tin bảo trì. Bạn có thể tạo các bộ lọc dựa trên trạng thái bảo trì, ngày bảo trì gần nhất hoặc bất kỳ trường thông tin nào khác mà bạn muốn tìm kiếm.
• Cập nhật thông tin: Khi có thông tin mới về bảo trì, bạn chỉ cần cập nhật các ô tương ứng trong bảng tính.
• Tạo biểu đồ và báo cáo: Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu bảo trì, bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để tạo biểu đồ và báo cáo. Ví dụ: bạn có thể tạo biểu đồ để theo dõi ngày bảo trì gần nhất của từng thiết bị trong thời gian.
• Lưu và sao lưu dữ liệu: Đảm bảo rằng bạn lưu và sao lưu dữ liệu của mình thường xuyên để đảm bảo an toàn và tránh mất dữ liệu.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý sửa chữa cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Bỏ túi ngay những mẫu file Excel quản lý máy móc thiết bị cần biết nhất

Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất     

3. Ưu điểm khi dùng file Excel quản lý bảo trì

Một công cụ được doanh nghiệp sử dụng bao lâu nay về cơ bản vẫn có những thuận tiện nhất định. Điểm danh lại những ưu điểm của Excel có thể kể tới như: 

3.1 Tính quen thuộc 

• Quản lý thiết bị bằng Excel có lẽ là một phần khá quen thuộc của nhiều doanh nghiệp
• Excel là công cụ gần như là quá quen thuộc với các nhân viên doanh nghiệp, đặc biệt kế toán. Việc sử dụng Excel không mất quá nhiều thời gian để học bởi đó là nghiệp vụ quen thuộc. 
• Tuy nhiên, không có quá nhiều đơn vị sử dụng Excel một cách thành thạo, đặc biệt là đối với đội ngũ kỹ thuật. Chính vì vậy mà có rất nhiều đơn vị vẫn phải in thành giấy tờ, sổ sách để bên kỹ thuật thực hiện các phương án bảo trì một cách dễ dàng hơn. 

3.2 Tính phổ cập 

Excel phân phối rộng rãi, không mất phí sử dụng và được cài đặt sẵn trên máy tính. Điều này giúp người dùng tiết kiệm được thời gian làm quen, cài đặt hay sử dụng. Đồng thời, phần mềm này cũng có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo và sử dụng độc lập, không phụ thuộc vào các phần mềm khác. 

Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất

4. Nhược điểm khi dùng file Excel quản lý bảo trì

4.1 Càng dùng càng gặp bất tiện 

Tuy nhiên, tính phổ cập và quen thuộc của Excel không thực sự là ưu điểm của tất cả các lĩnh vực, ngành nghề. Đặc biệt như đối với đội ngũ kỹ thuật, sửa chữa và bảo trì, đặc trưng công việc tiếp cận máy móc, thiết bị nhiều hơn sử dụng máy tính thì việc tiếp cận các thao tác của Excel cũng là một thách thức không nhỏ. 

4.2 Không có khả năng kiểm soát dữ liệu lớn 

Hơn thế, Excel chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, cơ sở dữ liệu không lớn và có khả năng quản lý được. Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản, thiết bị, công việc quản lý thiết bị bằng Excel lại trở nên bị động và gây ra nhiều khó khăn đối với người dùng.

Doanh nghiệp thường xuyên gặp rắc rối với giấy tờ, bảng tính chất đống

Xem thêm: Bảng Excel quản lý kho đơn giản và dễ sử dụng

4.3 Tính bảo mật thấp 

Một khi chỉnh sửa trên bảng tính Excel, người sử dụng có thể xóa hoặc điều chỉnh file và gần như không thể lấy lại được dữ liệu cũ. Điều này chứng minh tính bảo mật của việc quản lý thiết bị bằng Excel là khá thấp. 

4.4 Khả năng tổng hợp thấp 

Các thông tin lưu trữ riêng lẻ, khi làm báo cáo hay cần phân tích vấn đề thì gặp cực kỳ nhiều bất tiện, mất thời gian và gần như phải thống kê và gõ tay thủ công. Đối với số lượng tài sản lớn và có thời gian sử dụng dài, chỉ riêng việc thống kê nhật ký vận hành hay lịch sử của các chiến lược bảo trì cũng trở thành “nỗi ác mộng” của đội ngũ kỹ thuật nếu phải làm bằng tay. 

Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết

5. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
• Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?

Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.

6.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7. Kết luận

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách sử dụng file Excel quản lý bảo trì. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.