File Excel quản lý chi phí dự án mà bạn nên biết

Trong quá trình quản lý dự án, việc theo dõi và kiểm soát chi phí dự án là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Để giúp cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn, có thể sử dụng một file Excel quản lý chi phí dự án. Để hiểu rõ hơn, các bạn hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. File Excel quản lý chi phí dự án là gì?

File Excel quản lý chi phí dự án cung cấp một giao diện đơn giản nhưng mạnh mẽ để theo dõi các khoản chi tiêu của dự án. Nó giúp bạn ghi nhận dễ dàng các thông tin liên quan đến chi phí như ngày, mô tả, số lượng, đơn giá và tổng cộng. Bạn cũng có thể phân loại các mục chi tiêu theo loại, như vật tư, nhân công, tiền thuê,…

Với file Excel quản lý chi phí dự án này, bạn có thể xem toàn bộ chi phí dự án một cách rõ ràng và chi tiết. Bạn có thể tạo các biểu đồ thống kê để hiển thị các xu hướng chi tiêu và so sánh với ngân sách dự án. Điều này giúp bạn nhận ra những khu vực có sự sai lệch và đưa ra các biện pháp nhanh chóng để điều chỉnh và kiểm soát chi phí.

Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay

2. Lợi ích khi dùng file Excel quản lý chi phí dự án

• Một trong những lợi ích quan trọng của việc sử dụng file Excel quản lý chi phí dự án là tính linh hoạt. Bạn có thể thích nghi và tùy chỉnh file theo các yêu cầu cụ thể của dự án. Bạn có thể thêm, xóa hoặc điều chỉnh các cột và hàng dữ liệu một cách dễ dàng. 
• Đồng thời, file Excel quản lý chi phí dự án cũng cho phép bạn nhập các công thức tính toán tự động, tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc tính toán các tổng số và tỷ lệ phần trăm.
• Trong tổ chức dự án, việc chia sẻ thông tin chi phí là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan. Vì vậy, file Excel quản lý chi phí dự án cho phép bạn dễ dàng chia sẻ file với các thành viên trong nhóm dự án. Bạn có thể chia sẻ chỉ đọc hoặc cho phép chỉnh sửa linh hoạt, tùy thuộc vào phân chia quyền hạn.

Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản

3. Cách dùng file Excel quản lý chi phí dự án

Để sử dụng file Excel để quản lý chi phí dự án, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Mở file Excel và tạo một bảng mới của dự án của bạn.
• Tạo các cột để lưu trữ thông tin liên quan đến chi phí, chẳng hạn như ngày, mô tả, loại chi phí, số tiền,… Bạn cũng có thể thêm các cột khác theo nhu cầu của dự án của bạn.
• Nhập thông tin chi phí vào các hàng tương ứng trong bảng. Hãy đảm bảo rằng bạn nhập thông tin chính xác và đầy đủ.
• Sử dụng các công thức tính toán tổng số tiền chi phí tổng cộng, tổng tiền đã chi, tổng tiền còn lại và bất kỳ mục tiêu tổng quát nào khác mà bạn muốn theo dõi. Bạn có thể sử dụng các công thức như SUM, COUNT, IF,… để tính toán các số liệu này tự động.
• Tạo đồ thị hoặc biểu đồ để minh họa trực quan cho các số liệu chi phí. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về phân bố và xu hướng chi phí trong dự án.
• Cập nhật thường xuyên các thông tin liên quan đến chi phí trong bảng. Theo dõi và ghi nhận các khoản chi phí mới, cập nhật số tiền đã chi và còn lại,… Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình chi phí của dự án.
• Lưu file Excel của bạn và thực hiện sao lưu định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ và an toàn.

Lưu ý rằng việc sử dụng file Excel quản lý chi phí dự án chỉ là một trong nhiều cách tiếp cận khác nhau. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp hoặc các công cụ trực tuyến khác để quản lý chi phí dự án nếu cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất

4. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
• Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

5. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA

Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:

• Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.

• Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất. 
• Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Tôi cần chuẩn bị gì trước khi học Excel?

Excel không quá khó như bạn nghĩ, bởi nó đều có những công thức và cách làm cụ thể mà bạn chỉ cần áp dụng là thành công. Với Excel bạn chỉ cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và một tinh thần học tập chăm chỉ, say mê.

6.2 Trong khóa học Excel này có bài tập thực hành không? 

Để thành thạo Excel, bạn bắt buộc phải thực hành nhiều lần. Vì vậy, khóa học cung cấp cho người học hệ thống ví dụ và bài tập đa dạng, đầy đủ. Sau khi kết thúc khóa học, giảng viên sẽ hướng dẫn học viên giải các bài tập một cách chi tiết và cặn kẽ. 

6.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

7. Lời kết

Tóm lại, việc sử dụng file Excel quản lý chi phí dự án mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho nhà quản lý dự án. Nó giúp theo dõi chi phí một cách chính xác, linh hoạt và minh bạch. Bạn có thể dễ dàng phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định sau đó. EDUSA chúc bạn thành công!