Một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý vận hành xe ô tô và máy móc công nghiệp là việc cung cấp và theo dõi lượng xăng dầu được sử dụng. Để hỗ trợ trong công việc này, file Excel quản lý xăng dầu sẽ là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tổ chức và kiểm soát tiêu thụ nhiên liệu một cách dễ dàng. Hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về file Excel này nhé.
1. Mẫu file Excel quản lý xăng dầu
1.1 Báo cáo bán hàng theo ca
Phần này yêu cầu các thông tin cần như sau:
- Danh sách tổng số máy trạm hoạt động tham gia bán hàng
- Ngày/tháng/năm phát sinh làm việc
- Danh sách mặt hàng được bán
- Chỉ số thông tin đầu ca được giao ban luân chuyển từ ca trước có phát sinh
- Danh sách nhân viên bàn giao và nhân viên nhận ca chính
- Chỉ số thông tin cuối ca được chốt để bàn giao cho ca sau.
Bảng doanh thu bán tổng hợp kết quả bán hàng của ca trực đó làm việc như thế nào được hiển thị qua các thông tin sau:
- Danh mục mặt hàng
- Tổng hợp lượng hàng bán ra
- Đơn giá bán hàng
- Khai báo số lượng thu tiền ngay
- Số tiền thu ngay thu về
- Khai báo số lượng bán thu tiền sau
- Số tiền còn nợ cần phải thu
- Khai báo số lượng bán chiết khấu tiền ngay
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý đơn hàng mới nhất hiện nay
Số tiền nộp lại sau ca trực của nhân viên bán hàng yêu cầu:
- Mệnh giá tiền từ thấp đến cao nhất/ tờ tiền
- Số lượng của từng tờ tiền
- Tổng tiền của mệnh giá nhân với số lượng tờ tiền
- Xác nhận của người bàn giao nhận tiền, và người quản lý có trách nhiệm giám sát tại cửa hàng đó
1.2 Báo cáo lượng xuất theo máy
Phần mục này cho biết với mỗi ngày lượng bán xuất ra tại các chốt đã được đánh dấu theo số máy là bao nhiêu.
Báo cáo lượng xuất theo máy cần theo dõi các chỉ tiêu sau:
- Danh sách tổng số máy cần quản lý
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Danh sách các mặt hàng được bán tại các máy
- Theo dõi tổng lượng xuất bán của từng ngày/từng máy.
Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất
1.3 Báo cáo bán hàng chi tiết
Phần báo cáo chi tiết bán hàng sẽ hiển thị nội dung tổng số lượng bán ra đã thu được bao nhiêu tiền hàng, số còn lại thì quy về công nợ phải thu khách hàng, và quản lý bán hàng theo chiết khấu đối với buôn sỉ- khách phân phối.
Cơ cấu của báo cáo chi tiết bán hàng cần các thông tin sau:
- Danh sách từng loại hàng hóa
- Lượng tiền thu về tiền ngay
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Lượng tiền còn nợ đọng thu tiền sau
- Tổng lượng xuất bán hàng được theo dõi của từng ngày
- Lượng bán có chiết khấu (nếu có)
Xem thêm: Tổng hợp file Excel quản lý bán hàng đơn giản
1.4 Báo cáo nộp tiền mặt bán hàng
Mục đích của phần báo cáo tiền mặt bán hàng giúp ta theo dõi được khoản tiền bán thực tế số tiền thu về và số tiền báo từ máy báo. Chênh lệch đâu còn điều chỉnh, kiểm soát.
Trên báo cáo yêu cầu các thông tin liên quan sau:
- Tên các loại sản phẩm xăng dầu….
- Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch bán hàng
- Báo cáo tổng lượng bán thu tiền ngay
- Báo cáo lượng bán chiết khấu
- So sánh tổng tiền bán được hàng và tổng số tiền mặt nộp quỹ thực tế
- Tính chênh lệch cần phải thu về.
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng Excel quản lý thu chi đơn giản nhất
2. Lưu ý khi dùng file Excel quản lý xăng dầu
Ai cũng biết, kinh doanh xăng dầu là ngành đem lại lợi nhuận rất cao, nhưng không phải ai cũng làm được. Việc quản lý kho bán hàng xăng dầu không phải điều dễ dàng, không chỉ quản lý về hàng hóa mà còn phải quản lý nhân viên,…
Dưới đây là một vài lưu ý trong quản lý kho cửa hàng xăng dầu để việc kinh doanh hiệu quả hơn.
2.1 Quản lý kho hàng hóa
Cũng như những ngành nghề kinh doanh khác, việc quản lý thông tin hàng hóa là quan trọng. Bạn cần biết được mình có bao nhiêu trụ bơm xăng dầu, có những loại hàng nào, số lượng ở mỗi trụ là bao nhiêu.
Bạn cũng cần biết sức chứa tối đa của mỗi trụ là bao nhiêu. Từ đó thiết lập mức độ tồn kho tối ưu.
Trên phần mềm cần thể hiện được giá nhập và giá bán lẻ là bao nhiêu. Từ đó có thể tính toán được lợi nhuận của mỗi mặt hàng cũng như của cả cửa hàng nói chung.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
2.2 Quản lý nhập và xuất kho
Công suất nhập và xuất kho sẽ phụ thuộc vào công suất của bơm. Tùy vào công nghệ bạn đang có, bạn có thể dự đoán được 1 ngày có thể nhập và xuất kho tối đa được bao nhiêu.
Ngoài ra, dữ liệu nhập và xuất kho thực tế cũng cần được quản lý chặt chẽ bởi phần mềm. Thông tin sẽ bao gồm số lượng, nhân viên phụ trách, thời gian tiến hành,… Toàn bộ hoạt động tại kho cần phải được ghi nhận lại bởi hệ thống camera. Khi cần thiết, bạn có thể dễ dàng trích xuất để kiểm tra lại.
2.3 Quản lý checklist kiểm tra an toàn kho mỗi ngày
Xăng dầu là mặt hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro về an toàn cháy nổ và an toàn môi trường. Vì vậy nếu quản lý không tốt, rất dễ xảy ra sự cố. Thậm chí là thảm họa làm thiệt hại về con người, tài sản và môi trường sống.
Do vậy, mỗi ngày bạn cần tuân thủ theo quy định kiểm tra an toàn tại kho. Đảm bảo mọi thứ đều đã được kiểm tra đầy đủ và chính xác.
Ngoài ra, các quy định về an toàn phải được niêm yết rõ ràng để mọi người cùng thực hiện. Đặc biệt là các quy định trong quá trình nhập và xuất xăng dầu. Hãy đảm bảo rằng luôn có người giám sát khi nhập đổ xăng dầu. Kiên quyết để mọi thứ được thực hiện an toàn và đúng quy định.
Diễn tập Phòng cháy chữa cháy theo quy định để sẵn sàng ứng phó khi sự cố thật xảy ra.
Xem thêm: Cách khóa trang tính Excel không chỉ chỉnh sửa, sao chép
2.4 Quản lý nhân viên
Phỏng vấn và lựa chọn những người có tổ chức làm việc cẩn thận và có tâm trong công việc. Bởi công việc này hỏi đòi hỏi tính an toàn và tự giác rất cao. Một người thiếu cẩn thận sẽ hoàn toàn không phù hợp.
Thông tin làm việc của nhân viên trong các ca trực cần được ghi nhận đầy đủ. Để bạn có thể kịp thời can thiệp khi phát hiện có nhân viên làm việc chưa đúng quy định.
3. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.
Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
- Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
4. Các khóa học Excel chất lượng tại EDUSA
Tại EDUSA, chúng tôi cung cấp đa dạng các khóa học luyện thi Excel phục vụ tối đa nhu cầu của người học. Một số khóa luyện thi Excel tại trung tâm:
- Khóa học Excel 100% Online tại EDUSA: Một khóa học 100% online dành cho các bạn có khả năng tự học và chủ động trong ôn luyện thi chứng chỉ. Khóa học này cung cấp cho bạn đầy đủ các kiến thức về Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn sử dụng thành thạo công cụ này khi tham gia khóa luyện thi Excel. Từ đó, giúp các bạn làm quen và không bỡ ngỡ khi thi chính thức.
- Khóa học Excel Online kèm GV tại EDUSA: Đây là một khóa học online kèm GV giúp cho các bạn học sinh, sinh viên hay những bạn đi làm đang cần chứng chỉ tin học cơ bản nhanh nhất. Khóa học này tạo điều kiện cho học viên linh hoạt thời gian học phù hợp. Các bài giảng sẽ được biên soạn, thiết kế theo một lộ trình cụ thể để đảm bảo các học viên có thể hiểu được những kiến thức cơ bản và thi một cách tốt nhất.
- Khóa học Excel Offline tại EDUSA: Các lớp học tại EDUSA luôn được trang bị cơ sở vật chất hiện đại tạo một không gian thoải mái cho học viên khi đến với trung tâm. Và đội ngũ GV có chuyên môn cao, luôn vui vẻ, nhiệt tình giải thích những thắc mắc của học viên. Lộ trình học cụ thể, thời gian học chỉ trong vòng 6 buổi nhưng sẽ mang lại cho bạn đầy đủ kiến thức khi tham gia khóa luyện thi Excel offline của trung tâm.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Kết luận
Như vậy là EDUSA đã liệt kê ra những điểm cần chú ý nhất trong việc dùng file Excel quản lý xăng dầu tại cửa hàng. Chúc cho công việc kinh doanh của bạn ngày càng phát triển và bền vững.
