Hướng dẫn cách lập file Excel quản lý văn bản hiệu quả

Văn thư lưu trữ là công việc vô cùng quan trọng tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giúp đảm bảo được thông tin cho công tác quản lý, là căn cứ của các hoạt động trong tương lai. Tìm hiểu ngay cách lập file Excel quản lý văn bản qua bài viết dưới đây của EDUSA nhé.

1. Phân loại các văn bản cần lưu trữ

• Văn bản nội bộ: Đây là các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ được sử dụng trong phạm vi trong một công ty, doanh nghiệp, cơ quan. Thường thấy là các thông báo, quyết định, quy định, kế hoạch công việc, tổng kết báo cáo thường kỳ,… được chuyển giao từ cấp trên xuống tới cấp dưới hoặc tới từng phòng ban. Các văn bản này chỉ có giá trị nội bộ, các thông tin sẽ được áp dụng trong phạm vi doanh nghiệp. 
• Văn bản đến: Là các văn bản được gửi tới từ ngoài doanh nghiệp, có thể là thông báo từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, các văn bản điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp từ các cơ quan chính quyền, hoặc từ các đối tượng liên quan như báo chí, khách hàng hay cộng đồng. 
• Văn bản đi: Là các văn bản do các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan gửi cho các đối tượng bên ngoài. Do đó, việc lập các file quản lý văn bản bằng excel sẽ giải quyết được mọi vấn đề trong công tác lưu trữ văn thư cũ. Việc tìm kiếm các văn bản trên excel vô cùng dễ dàng, cũng không hề tốn diện tích, lại còn có thể dễ dàng chia sẻ cho các cá nhân cần thiết. 

Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết

Xem thêm: Chi tiết về cách quản lý văn bản bằng Excel

2. Lập file Excel quản lý văn bản như thế nào cho hiệu quả?

2.1 Tạo quy trình quản lý văn bản

• Khi có một văn bản được gửi tới doanh nghiệp, bộ phận văn thư cần phải thêm văn bản vào thư mục văn bản đến. Văn bản ở trạng thái chưa xử lý. 
• Các nội dung của văn bản bao gồm: thời gian nhận, phân loại của văn bản, số lượng văn bản, ngày ký văn bản, người (nơi) gửi, người ký văn bản, nội dung văn bản và ai là người thực hiện xử lý văn bản. 
• Khi đó, người thực hiện công tác văn thư cần phải giao văn bản đó cho bộ phận thực hiện xử lý văn bản. 
• Trong quá trình đó, nhân viên văn thư cần phải theo dõi về tiến độ xử lý của các bộ phận có trách nhiệm.
• Tiếp theo, bộ phận xử lý sẽ gửi kết quả về cho người quản lý văn thư để thực hiện lưu trữ theo quy định. Văn bản ở trạng thái đã xử lý. 

Tham khảo thêm: Tổng hợp cách tạo lập file quản lý công văn đi đến bằng Excel

2.2 Phân loại văn bản 

• Để văn bản được lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm trong tương lai thì người thực hiện công tác văn thư cần phải thống kê và phân loại văn bản và sắp xếp vào các danh mục khác nhau. 
• Trong quá trình thực hiện thống kê và phân loại cần đảm bảo được các yếu tố sau: không được bỏ sót bất kỳ văn bản nào, tên các danh mục là tổng quát nội dung của các văn bản nhưng cần phải phân biệt rõ ràng được các danh mục. Đồng thời, các danh mục đó cần phải dễ hiểu, để bất kỳ nhân viên nào xem cũng có thể hiểu và tìm kiếm dễ dàng. 

Có 3 cách phân loại  điển hình như sau: 

• Phân loại theo loại văn bản: báo cáo, thông báo, quyết định, công văn, nghị quyết,…
• Phân loại theo phòng ban: phòng marketing, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng phát triển,…
• Phân loại theo trạng thái văn bản: đã xử lý, chưa xử lý, đang chờ xử lý, lưu trữ. 

Xem thêm: File Excel quản lý xuất nhập tồn kho chi tiết nhất

2.3 Tạo file Excel quản lý văn bản 

Mỗi một danh mục trong phân loại, người quản lý văn thư sẽ cần thực hiện tạo các sheet khác nhau trong một file excel để tiện trong quá trình quản lý. Khi có một vấn đề phát sinh như thêm văn bản, thay đổi trạng thái văn bản thì người quản lý có thể chỉnh sửa theo đúng sheet quản lý đó. 

Cách thức thực hiện: 

• Chọn data – data validation để tạo dữ liệu (loại văn bản, trạng thái, cá nhân hay bộ phận xử lý, ngày tháng nhận,….). Thông qua chức năng này, các bạn sẽ hạn chế được các sai sót trong quá trình nhập dữ liệu thủ công, kéo theo việc quản lý và tìm kiếm văn bản bị sai. 
• Chọn home – conditional formatting để theo dõi trạng thái văn thư. Nó sẽ thông báo cho người dùng những văn thư đang chờ xử lý để người quản lý văn thư có thể thực hiện được việc đốc thúc các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm xử lý nhanh chóng. 

2.4 Tạo mã cho từng loại văn bản

Hiểu đơn giản về việc tạo mã cho từng loại văn bản là bạn đặt cho mỗi văn bản đó một “biệt danh”. Ví dụ như thông báo về việc điều chỉnh thời gian làm việc, thông báo thay đổi nhân sự trong công ty. Mỗi một bản thông báo, các bạn sẽ đặt một tên khác nhau nhưng vẫn cần đảm bảo theo một công thức chung. 

Ví dụ, doanh nghiệp phân loại văn bản theo phòng ban thì có thể đặt mã dạng AABBCC-DD

Trong đó: 

• AA là loại văn bản (NĐ là nghị định, TB là thông báo, QD là quyết định)
• BB là tháng (văn bản được thực hiện trong thời gian nào)
• CC là số thứ tự
• DD là phòng ban thực hiện

Nếu văn bản đó là một thông báo, được thực hiện vào tháng 10, là thông báo thứ 1 trong tháng của phòng biên tập thì mã văn bản sẽ là TB1001-BT. 

Người quản lý văn thư có thể sử dụng các hàm trong excel để hỗ trợ cho việc xây dựng công thức tự động trong việc tạo mã cho mỗi văn bản: 

• Hàm countif: đếm số lượng văn bản trong một sheet
• Hàm Vlookup: tra cứu văn bản
• Và một số các hàm excel khác để định dạng mã. 

Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất   

3. Trung tâm đào tạo các khóa học Excel uy tín – EDUSA

EDUSA là một trong những đơn vị luyện thi các chứng chỉ tin học chất lượng và uy tín nhất hiện nay. Trở thành học viên của EDUSA bạn sẽ được đào tạo và giảng dạy mọi kiến thức để có thể thi đậu chứng chỉ 100%.

Toàn bộ các giáo trình, video bài giảng đều được chọn lọc và biên soạn kỹ càng đảm bảo tính độc nhất và sát với đề thi thật. Hơn hết, bạn sẽ được trải nghiệm cảm giác như thi thật để giúp bạn làm quen với cấu trúc đề và áp lực về thời gian. Từ đó, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi đi thi chính thức.

Một số ưu điểm của trung tâm EDUSA:

• Cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
• Lộ trình học Excel cụ thể, chi tiết giúp học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA 

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA 

4. Câu hỏi thường gặp

4.1 Thi không đạt Excel, EDUSA có những chính sách gì?

Đối với khóa Online 100%: học viên được tham gia group giải đáp thắc mắc cùng GV, trường hợp thi không đạt học viên được học lại hoàn toàn miễn phí. (Yêu cầu cung cấp CCCD phù hợp với ngày thi). Khóa Online 1 kèm 1 cùng GV- Offline tại lớp: Học viên được hưởng chính sách học và thi lại hoàn toàn miễn phí cam kết bằng văn bản ký trực tiếp tại lớp hoặc qua mail cụ thể.

4.2 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

4.3 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

5. Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về file Excel quản lý văn bản. Mong rằng, bài viết đã giúp các bạn tìm kiếm được những thông tin hữu ích cho bản thân. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.