Mẫu file Excel quản lý chi phí chuyên nghiệp giúp theo dõi, tổng hợp chi phí công trình xây dựng, cá nhân và doanh nghiệp. Hãy cùng EDUSA theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về cách sử dụng file Excel này nhé.
1. Mẫu file Excel quản lý chi phí
Dưới đây là hình giao diện các phần có trong file mẫu Excel quản lý chi phí doanh nghiệp, công trình, cá nhân
1.1 Danh mục chi phí, bộ phận, công trình
Như bạn thấy trong hình trên, danh mục của file Excel quản lý chi phí gồm 2 phần:
1.1.1 Danh mục chi phí
- Gồm các phần như: Mã chi phí, tên chi phí và ghi chú.
- Chi phí trên thực tế phát sinh rất đa dạng nên việc ta phân loại/ phân nhóm chi phí sẽ giúp báo cáo chi phí ngắn gọn.
- Khi nhà quản trị xem báo cáo chi phí theo từng nhóm sẽ dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh hơn là việc xem một báo cáo rất dài và tỉ mỉ.
1.1.2 Danh mục bộ phận
- Đối với form mẫu file Excel quản lý chi phí thì ta chỉ có 1 danh mục phụ bên cạnh danh mục chi phí.
- Nên ta có thể vận dụng để quản lý theo bộ phận hoặc theo công trình, nhà máy,…
- Trên thực tế, tùy vào yêu cầu thực tế thì ta có thể có nhiều danh mục phụ. Tùy vào mục đích và mong muốn quản trị của ban giám đốc.
- Danh mục này có tác dụng khi ta nhập các khoản chi phí phát sinh ta sẽ phân loại chi phí đó thuộc bộ phận nào, công trình nào…
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
1.2 Nhập dữ liệu chi phí thực tế phát sinh
Mẫu file Excel quản lý chi phí doanh nghiệp hướng tới sự đơn giản và hiểu do đó bạn không cần biết về nghiệp vụ kế toán vẫn quản lý DỄ DÀNG.
Các chỉ tiêu quản lý chi phí gồm có:
- Ngày tháng
- Loại chi phí
- Diễn Giải/ Nội dung chi tiết của chi phí
- Bộ phận phát sinh chi phí/ Công trình/ Nhà máy
- Số tiền
- Và ghi chú (nếu có)
Xem thêm: Mẫu Excel quản lý công nợ mới nhất
1.3 Báo cáo chi phí tổng hợp
Tùy vào nhu cầu sẽ có 2 hay 3, 4, 5… báo cáo con trong báo cáo tổng hợp chi phí. Trong mẫu dựng sẵn này sẽ có 2 báo cáo chi phí con:
- Báo cáo chi phí theo loại chi phí
- Báo cáo chi phí theo bộ phận/ công trình/ nhà máy
1.4 Báo cáo quản trị chi phí doanh nghiệp
Ngoài việc xem theo dạng bảng biểu như ở phần số 3, mẫu file Excel quản lý chi phí còn thể hiện báo cáo dưới dạng biểu đồ.
Tại báo cáo này bạn sẽ nhìn được trực quan:
- Biến động chi phí qua các tháng và mỗi bộ phận 1 đường biểu diễn
- Cơ cấu, tỷ trọng chi phí giữa các bộ phận
- Ở bản full, sẽ có thêm biểu đồ thể hiện cho loại chi phí.
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
2. Cách sử dụng file Excel quản lý chi phí
Sử dụng file Excel quản lý chi phí là một cách hiệu quả để theo dõi và kiểm soát ngân sách cá nhân hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách để sử dụng file Excel để quản lý chi phí:
- Tạo một bảng tính mới: Mở Excel và tạo một bảng tính mới. Đặt tên các cột cho các thông tin quan trọng như ngày, mục đích chi tiêu, loại chi tiêu, số tiền, nguồn tiền,…
- Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu về các chi phí của bạn vào từng hàng trong bảng tính. Điền đầy đủ thông tin như ngày, mục đích chi tiêu, loại chi tiêu và số tiền.
- Tính tổng chi phí: Sử dụng các công thức Excel để tính tổng số tiền chi tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, sử dụng công thức SUM để tổng hợp số tiền trong một tháng.
- Tạo các biểu đồ: Sử dụng các biểu đồ trong Excel để trực quan hóa dữ liệu chi phí của bạn. Ví dụ, tạo biểu đồ cột để so sánh các loại chi tiêu khác nhau hoặc biểu đồ vòng để xem tỷ lệ phần trăm chi phí theo mục đích.
- Phân loại chi phí: Sử dụng tính năng lọc và phân loại trong Excel để nhóm các chi phí theo loại hoặc nguồn tiền. Điều này giúp bạn dễ dàng xem tổng số tiền chi tiêu cho mỗi loại hoặc nguồn.
- Tạo báo cáo tổng hợp: Sử dụng tính năng tổng hợp và tạo báo cáo trong Excel để tạo ra báo cáo chi phí tổng hợp. Bạn có thể tạo báo cáo hàng tháng, hàng năm hoặc theo bất kỳ khoảng thời gian nào mà bạn muốn.
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng các công thức Excel để tính toán tỷ lệ tiến độ của mục tiêu chi tiêu so với kế hoạch ban đầu. Bạn có thể so sánh tiến độ từng mục tiêu để kiểm soát ngân sách và điều chỉnh nếu cần.
- Sao lưu và lưu trữ: Để tránh mất dữ liệu, hãy đảm bảo sao lưu và lưu trữ các file Excel quản lý chi phí của bạn. Bạn có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc máy chủ cá nhân để lưu trữ dữ liệu an toàn.
- Cập nhật định kỳ: Cập nhật file Excel quản lý chi phí của bạn định kỳ, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng. Điều này đảm bảo rằng bạn có thông tin chi tiêu mới nhất và có thể theo dõi ngân sách một cách chính xác.
- Phân chia công việc: Nếu bạn quản lý chi phí cho một nhóm hoặc doanh nghiệp, bạn có thể phân chia công việc và chia sẻ file Excel để mọi người có thể cập nhật chi phí của mình. Bạn có thể sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu của Excel hoặc lưu trữ file trên một dịch vụ chia sẻ tệp tin để dễ dàng truy cập và cập nhật.
Xem thêm: Những mẫu Excel quản lý công việc hữu dụng nhất
3. Lưu ý khi sử dụng Excel quản lý chi phí
- Bạn nên sử dụng Microsoft Excel 2010 trở lên
- Có thể dùng trên Google sheet, lưu ý rằng một số phần sẽ không dùng được trên google sheet như các nút điều hướng.
- Có thể sử dụng trên cả Hệ điều hành Windows và MacOS (máy tính của apple)
- Mẫu File excel quản lý chi phí miễn phí nhập được liên tục 120 bản ghi. Khi hết dữ liệu thì bạn có thể thanh toán phí bản quyền để sử dụng
Xem thêm: File Excel quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần biết
4. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA
Nếu bạn đang tìm cho mình địa điểm học Excel đảm bảo bạn thi là sẽ đạt nhưng vẫn đang băn khoăn chưa biết chọn đâu uy tín thì EDUSA là lựa chọn tuyệt vời dành cho bạn. Hiện nay trung tâm có khóa học và thi tin học Excel cam kết đậu ngay từ lần thi đầu tiên, hoàn 100% lệ phí học và thi khi thi không đạt chứng chỉ. Khi đăng ký khóa học, học viên sẽ được hưởng trải nghiệm các dịch vụ và lợi ích sau:
- EDUSA cam kết giúp các học viên đạt chứng chỉ ngay từ lần thi đầu tiên.
- Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
- Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ
- Lộ trình học Excel rõ ràng, chi tiết giúp các bạn học viên nắm vững kiến thức sau mỗi buổi học.
- Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
- Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
- Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.
Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA
Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Chứng chỉ tin học có giá trị trong bao lâu?
Chứng chỉ tin học có giá trị vĩnh viễn và không bị hết hạn.
5.2 Tôi có thể đăng ký thi Excel ở đâu?
Bạn có thể đăng ký thi Excel tại các trung tâm đào tạo hoặc các trường đại học, cao đẳng có chương trình đào tạo chứng chỉ này. Hoặc bạn có thể đăng ký tại trung tâm EDUSA để có được chứng chỉ với kết quả tốt nhất nhé.
5.3 Tôi có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel?
Có, bạn có thể thi lại nếu không đạt được chứng chỉ tin học Excel. Khi bạn học tại EDUSA thi sẽ được cung cấp các buổi học và thi lại “miễn phí” nếu bạn thi không đạt.
6. Kết luận
Trên đây là các thành phần có trong mẫu Excel quản lý chi phí cũng như cách sử dụng file Excel này. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu dụng cho bạn. Nếu bạn có thắc mắc gì thì bạn có thể liên hệ với EDUSA để được tư vấn thêm nhé.
Để lại thông tin cần tư vấn